多様な働き方を実現する手段としてや、コロナ禍を導入きっかけとして、テレワークの注目が高まり、導入をする企業も増えました。
しかし、これまでのオフィス勤務と大きく異なるテレワークを実施する中で、様々な課題に直面してしまう場合やうまく導入や運用ができないこともあるようです。
テレワーク課題をまとめて確認するとともに、解決策についても確認していきましょう。
テレワークの課題まとめ：企業側の課題
まず、テレワークを導入する企業側にはどのような課題が生じるのでしょうか。
企業側のテレワークの課題をまとめて確認していきましょう。
セキュリティ対策が難しい
テレワークでは、社内の情報を社外に持ち出す場面が多くなります。
その分、情報漏洩やウィルス感染のリスクの可能性が高まるのは、大きな課題といえるでしょう。
従業員がセキュリティ対策が十分されていないパソコンやスマートフォンをテレワークに利用していれば、その端末を起点に社内にウィルスが広まる可能性も出てきます。
さらに会社側が用意したデバイスやUSBメモリを丸ごと紛失してしまうリスクも想定されます。
また、しっかりとセキュリティ対策や管理をしていなければ内部不正が起こりやすい状態になってしまう可能性も否定はできません。
テレワークの環境整備にコストがかかる
従来出社してこなしていた業務をテレワークに移行するには、環境整備をしなくてはなりません。
例えばテレワークに必要なデバイスを購入したり、安全なネット環境を導入したりすることになるでしょう。
社内の資料を遠隔地から共有するためのペーパーレス化作業も必要になるなど、環境整備には、コストがかかります。
コロナ禍により、いきなりテレワークを導入せざるを得なかった企業にとっては、経費をどこから捻出すればよいのか悩ましいところでしょう。
また、これまで保有していた環境の維持コストを考え直す、縮小や廃棄の必要性も含めて見直しが必要になる場合もあります。
勤怠管理がしにくい
テレワークでは、従業員の仕事をしている姿を目で確認するのが難しいです。
従業員が本当に仕事をしているのかどうかを判別するには、タイムカードとは別の勤怠管理方法を模索しなくてはなりません。
これは従業員がさぼらないようにするというだけでなく、隠れた長時間労働を発見するためにも重要です。
また、テレワーク中に、私用で出かけたり、家事や育児をする時間を取る人もいます。
企業としては、そのような「中抜け」時間をどのように扱うのかという方針を示す必要があります。
進捗管理が難しい
出社勤務の場合、上司は目の前の部下に声をかけるだけで仕事の進捗状況を確認できます。
部下の方でも仕事の進め方で不安な面があれば、上司に報告し、その場でアドバイスをもらうことが可能です。
朝礼や定期的な会議で、部署をまたいだ全体の進捗状況を確認しあうこともできました。
しかし、テレワークではコミュニケーションの機会が限られてきます。
メールなどの連絡手段は、受け取り手が確認し返信するまでにタイムラグがありテレワークに向いている方法ではありません。
進捗状況の共有やコミュニケーションを円滑に行えるテレワークに適した手段を用意する必要があるでしょう。
人事評価がしづらい
テレワーク中、上司は部下が仕事に当たる姿を直接見ることはできません。
そのため、勤務態度や仕事の成果を出したプロセスといった点を人事評価に反映しづらくなります。
特に数字や成果物で評価できない仕事は、人事評価が難しくなるでしょう。
新しく人事評価基準を作る場合にも、出社時とテレワーク時の人事評価をどう分けるべきかという点も課題となってきます。
データや資料の受け渡しがしづらい
テレワーク下では、出社時に比べて社内でのデータや資料の受け渡しがしづらくなります。
気軽に手渡しするというわけにはいきませんから、基本的にインターネットを通してデータや資料を共有することになるでしょう。
しかし、ツールを通してのデータ共有には慣れていないという従業員もいるかもしれません。
誰でも使いやすく、かつ安全性の高い共有ツールを探す必要があります。
出社を余儀なくされる業務フローがある
準備不足の状態でテレワークを導入すると、一部に出社しなくてはならないような業務フローが残ってしまう場合があります。
コロナ禍でテレワークが広がった際、書類の承認手続きにハンコがいるからという理由だけで出社を余儀なくされるという理不尽さが話題となりました。
このように従来の業務フローを使い続けていると、どこかで出社が必要になりテレワークの意味がなくなる可能性があります。
業務によってはテレワークを導入しづらい
仕事の種類によって、テレワークがしやすい業務、しにくい業務というものがあります。
例えば情報通信や事務作業はテレワークしやすいですが、福祉や郵送などの仕事はその場に人がいなければ成り立たないでしょう。
同じ企業内でも、仕事内容によってテレワークに移行しづらい部署や業務内容のものがある場合は、慎重に検討する必要性や体制の整え方なども考えなければいけません。
労災にかかわる課題が生じる
企業はテレワーク中の従業員に対しても、労災の補償責任を負います。
例えばテレワークの中で椅子に座ろうとして転倒したケースは、業務中の災害として労災認定の対象になる場合があります。
一方で、私的行為が原因での災害は労災認定されません。
しかし、テレワーク中はどこまでが勤務中や通勤中の事故なのかという判断が難しくなります。
また、テレワーク中の従業員が正しく内容を理解しておらず、労災を申請しないケースも考えられます。
企業側としては従業員が労災について誤解しないように周知していく必要性や相談しやすい環境づくりが求められるでしょう。
テレワークの課題まとめ：従業員側の課題
テレワークを導入する企業だけではなく、実際にテレワークで従事する従業員も課題に直面することがあります。
従業員側のテレワーク課題をまとめて確認していきましょう。
セキュリティ対策が難しい
従業員個人で安全な通信回路を確保したり、ウィルス対策をするのは難しいものです。
ITスキルや知識が高くない従業員の場合は特に、どのようなセキュリティ対策をすべきか分からず困ってしまうことがあるでしょう。
会社が用意したマニュアルなどがあっても、設定を自分で行うなどが難しい従業員もいるかもしれません。
自分で知識を習得することも必要ですが、従業員だけの課題とは言えず会社としてのバックアップの有無が大きく作用するでしょう。
従業員の自宅IT環境格差
テレワークに必要なIT環境が自宅に整っていない従業員もいます。
例えばパソコンを持っていなかったり、自宅に通信回線を引いていなかったりするパターンが考えられます。
すべてを従業員の自費で賄うのは負担になるので、業務に必要な最低限の機器や環境の提供は会社主体で行うようにする必要があるでしょう。
長時間労働になりやすい
テレワークの場合オン・オフの区別がつけづらいため、いつまでも仕事をしてしまうという問題点があります。
仮に勤務時間外に仕事をしたとしてもタイムカードを押したり出社しているわけではないので、時間外労働申請がしにくいと感じている人もいるでしょう。
テレワークによって、仕事とプライベートの境目が無くなってしまうのは、大きな問題です。
コミュニケーションがとりにくい
テレワーク下では、コミュニケーションが取りにくいことが課題となります。
メールやチャットでのやり取りでは、顔色や声色などで相手の調子を測ることができません。
その分ちょっとした注意の言葉を叱責と受け取ってしまったり、そっけなさを感じてしまったりとメンタルに影響しやすい部分もあります。
また、メッセージの確認忘れや、送信先のミスが生じる可能性もあり、業務に支障をきたしてしまうこともあるでしょう。
生産性が低下しやすい場合がある
テレワークでの平均的な生産性は、出社時に比べて低いという調査結果がいくつか上がっています。
会社に行けば、仕事をしている同僚や上司、部下の姿を見て「自分もやらなくては」という気持ちを持ちやすくなります。
しかし、テレワークでは、仕事仲間の姿は見えません。
また、周りの目や上司の目がないので、サボろうと思えばサボれる場合もあるでしょう。
これまでと環境や取り組み方が変わることで慣れるまではうまく適応できない場合もあるかもしれません。
健康状態が悪くなることがある
テレワークでは、生活リズムが崩れて健康状態が悪くなる可能性があります。
家にいるため運動不足になったり、座ってパソコンを見続けていることから肩こりや腰痛に悩まされたりするかもしれません。
また、慣れない環境に対する不安からメンタル面が不安定になるリスクもあります。
出社する従業員との格差や不満が生じる場合がある
一部の従業員は出社して仕事をしているケースでは、テレワークしている従業員との不公平感を生じさせる可能性があります。
また、テレワークしている側が出社している従業員に対し、申し訳なさや気まずさを感じてしまうといった課題も生じます。
社内での不満が高まったり、人間関係に不和が生じないようにテレワークと出社を両方取り入れている会社は考えて運用していく必要があるでしょう。
テレワーク課題の解決策
企業側、従業員側、双方に生じるテレワークの課題ですが、解決できることも多いです。
また、テレワーク課題を解消することでこれまでより多様で柔軟性の高い、効率的な働き方を実現している企業も少なくはありません。
テレワーク課題の解決策にはどのようなものがあるかを見ていきましょう。
ペーパーレス化の促進
仕事に必要な資料のペーパーレス化を促進することは、テレワークの課題解決につながります。
例えば、ペーパーレス化を行いデータをセキュリティ機能の充実したオンラインストレージ上に保存すると以下のようなメリットが得られます。
- セキュリティ対策ができる
- データ共有が楽になる
- 月額制のサービスなら初期コストを抑えつつテレワークに移行できる
これらはテレワークをしていない場合でも、書類等の管理や共有の効率化の実現に役立つので行うと効果を実感できる部分でしょう。
Web会議ツールやチャットツールの導入
コミュニケーションを円滑にするためには、Web会議ツールやチャットツールを導入しましょう。
顔の見えるWeb会議ツールなら、メッセージだけでなく顔色や声色を伝えることもできます。
また、意識的にコミュニケーションツールを使えば、雑談しやすい環境を作ることも可能です。
例えば気軽に連絡が取れるような雑談用のチャンネルをチャットツールで用意することで、業務に関する質問なども遠慮なくできる環境づくりにつながる場合もあります。
業務フローの見直し
押印が必要な承認プロセスなど出社を余儀なくされる業務フローがある場合は、業務フロー全体をデジタル化できないか見直しましょう。
例えば、ワークフローシステムを導入するという解決策があります。
ワークフローシステムでは申請や承認プロセスを電子化できるので、テレワークでの業務にも適合しやすいです。
セキュリティ対策ツールの活用
テレワークのセキュリティ課題を解決するためには、様々なセキュリティ対策ツールを活用することが大事です。
ウィルス対策ソフトやファイアウォールでの対策は従業員側でも行いやすいです。
また、以下のようなセキュリティ対策ツールの導入も検討していきましょう。
- 仮想的な社内ネットワークを構築できるVPN
- 不正アクセスや情報漏えいを防ぐセキュアブラウザ
- 社内ネットワークに安全に接続できるVDI
外部からの攻撃はもちろん、内部不正の抑止やミスの原因が特定できるようなツールを利用することでセキュリティ強度が高まるでしょう。
プロジェクト管理ツールの使用
プロジェクトの進捗状況は、各従業員がバラバラに連絡を取り合っている状態では把握しづらくなります。
そのような場合は、プロジェクト管理ツールを使用してみましょう。
プロジェクト管理ツールには、タスク管理機能やスケジュール機能を備えており、プロジェクトの進行状況を一括管理できます。
また、進捗やタスク状況が分かりやすくなれば評価をする際の参考にもできるでしょう。
テレワーク向けの就業規則・ルールの見直し
テレワークの勤怠管理、人事評価の問題は、就業規則やルールの見直しをして解決を図ります。
勤務時間は、パソコンの使用時間を記録するなど客観的な根拠をもって判断できるようにすると良いでしょう。
また、中抜けは、短時間であれば容認したり、時間単位の有給にしたり、休憩時間として終業時間を繰り下げるなどの方法で対処可能です。
テレワーク向けの人事評価を作って、評価しやすい仕組みを作ることもできます。
ただし終業時間の繰り下げや、人事評価を変更する際は就業規則への記載が必要になる点に注意しましょう。
長期労働を抑制する取り組み
長期労働の課題を解決するためには、企業側での配慮が必要になります。
例えば、終業時間後や休日にメールを送らない、システムへのアクセスを制限する、テレワーク時は時間外労働を禁止するなどの方法が考えられます。
定期的なストレスチェックや就業状況の把握なども行うとより効果的でしょう。
テレワーク環境整備の支援を行う
従業員側のテレワーク環境格差解決には、企業側での支援が重要になります。
例えば、パソコンや通信環境を整えるためのテレワーク手当を支給するという試みが考えられます。
他にもテレワークの方法をまとめたマニュアルを整備したり、どのような室内環境を整えたらよいかというアドバイスを行ったりすることも大事です。
生産性を高める環境を整える
テレワークによって生産性が落ちるのは、環境が整っていないことが原因かもしれません。
「コロナ危機下の在宅勤務の生産性：就労者へのサーベイによる分析」では、テレワークをコロナ禍以前から導入していた企業では、そうでない企業よりも相対的に生産性が高いという調査結果がでています。
生産性の課題については、環境を整えて従業員がテレワークに慣れるまで待つこと、テレワークにおいて生産性が高くなる仕事内容を洗い出すことなどが解決策につながるでしょう。
運動習慣の促進をする
テレワークは通勤時間が削減できるため、本来なら疲労がたまりにくく、効率的な運動をする時間も取りやすいはずです。
従業員が運動習慣を身に着ければ、健康を保ちやすい環境を作ることも可能になるでしょう。
企業側で従業員の運動習慣促進に向けた取り組みを行うのも効果的です。
適度な運動は健康だけでなく、生産性の向上にも寄与するので、就業時間中に軽い運動を推奨する、15分～30分程度は運動や休息の時間として自由に行っていいなどのルールを設けるといいかもしれません。
テレワークの課題解決策にオンラインストレージ
テレワークの課題を解決する方法のひとつに、オンラインストレージによるデータ共有の効率化やペーパーレス化があります。
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