マイクロソフトを利用している企業は、デフォルトでエクセルを利用していることもあり、今でもエクセルを多用している企業も少なくありません。
しかし、エクセルはデータを増やせば増やすほど重くなってしまったり、扱うデータによっては適切ではないなどのデメリットもあるため、エクセル管理をやめたいと考えることもあるでしょう。
エクセル管理をやめたいと感じる理由、エクセルによる問題や注意事項、エクセル以外で管理する場合はどのような方法で管理するべきか確認していきましょう。
エクセル管理をやめたいと感じる理由
エクセルは便利なツールではありますが、場合によってはエクセル管理をやめたいと感じてしまうこともあるでしょう。
どのような場合に、エクセル管理をやめたいと感じるのか、見ていきましょう。
データ量が増えすぎている
エクセルは容量に限界があるため、データが増えすぎるとすべて管理するのは難しくなります。
次のデータを管理するためには新しいファイルを作成しなければならず、管理するのに多くのファイルを要してしまい大変です。
データが多く複雑になってしまう場合は、エクセル管理をやめて別の方法で管理したほうが良いでしょう。
編集の効率が悪い
エクセルは誰かが使用していると、編集することができません。
編集するために待機時間が発生することもあり、作業効率の悪さを感じてしまうこともあります。
そのため、多くのユーザーが使う場合は、エクセル管理は向いていないと言えるでしょう。
細かいユーザー管理ができない
エクセルでは、細かいユーザーの管理ができません。
誰がどこまで管理できるのかを管理したい場合は、エクセルは不向きです。
管理する内容が重要な内容の場合、情報が漏洩してしまうリスクもあるため、機密内容を記入することは控えるなど、ルールを徹底する必要があります。
エクセル自体が重くなった
エクセルはデータの容量が多いと、ファイルの動作が遅くなることがあります。
たくさんのデータを編集することが可能ですが、データの量に比例してファイルが重くなるため、非常に使いにくいです。
ファイルを開くのに数分待ち続ける必要もあり、作業効率も悪くなるでしょう。
ほかのツールを連携するのが難しい
エクセルはエクセル単体で独立しているため、ほかのツールと連携させるのが難しいです。
ほかのツールでまとめたデータを、自動的にエクセルに反映させることもできません。
そのため、使用しているツールが多いほどおこなうべき作業が増え、作業効率は悪くなります。
管理できる人が限られている
エクセルは簡単な計算以外にも、複雑な計算もできます。
たとえば、VLOOKUP関数などは、エクセルに詳しい人であれば使いこなすことができますが、エクセルに詳しくない人は活用できません。
仮に、管理していた人が会社をやめてしまった場合、どうやって管理していたのか誰も分からない状態に陥ることもあります。
エクセルは使いこなせる人がいれば便利なツールですが、すべての人が使いこなせるわけではありません。
完璧に管理できる人が限られてしまう点が、不便なところと言えます。
改ざんされる可能性もある
エクセルは保護機能もついていますが、保護機能は簡単に外すことができます。
そのため、知らぬ間に改ざんされる可能性もあり、安全に管理することは困難です。
また、改ざんだけでなく操作ミスでエクセルファイルが壊れてしまうこともあるでしょう。
重要な情報をエクセルで管理する場合は、誰も改ざんできないような管理方法を考えなければなりません。
たとえば、保護のためのパスワードは一部の人だけが知っている状態にするなど、ルールを決める必要があるでしょう。
エクセル管理をやめた方がいい状態
現時点で、エクセル管理をしている企業は多くありますが、エクセル管理から脱却するべきか悩んでいる企業も多いでしょう。
どのような状態のとき、エクセル管理をやめるべきなのか説明します。
複数のシートで管理している
エクセルのファイル内に、複数のシートが存在する場合は、エクセル管理はやめたほうが無難です。
シートが増えれば増えるほど、エクセルファイルは重くなります。
また、どのシートにどの情報が入っていたのかも分かりにくくなるため、管理するのも難しくなります。
複数のシートで管理している場合は、別の管理方法を検討しましょう。
VBAやマクロを使いこなせる人がいない
VBAやマクロは、エクセル内の自動化ツールを作成することができる技術で、使いこなせれば作業効率も大幅に上がります。
しかし、VBAやマクロを完璧に使いこなせる人がいなくなった場合、誰も管理できないツールとなってしまい大変です。
仮にトラブルが起きてしまった場合、管理できる人がいないことで、解決することが難しくなります。
特定の人しか使いこなせないファイルがある場合は、トラブルを避けるためにもエクセル管理をやめたほうが良いでしょう。
エクセルが重い
エクセルはデータが多いと、すぐに重くなり動作が遅くなります。
ファイルを開く時間も長くなり、作業効率も下がるでしょう。
少しでも重いと感じた場合は、エクセル管理をやめるべきタイミングです。
作業効率が悪くなる前に、別の方法で管理する方法を検討してください。
エクセル管理をやめたいならまずすべきこと
エクセル管理をやめる場合は、まず確認すべきことがあります。
エクセルから別の方法で管理する前に、何を確認すべきなのか説明します。
全てエクセル管理をやめるべきなのか確認する
エクセル管理をしていたものが多数存在していた場合、どの内容をやめるべきなのか確認しましょう。
「エクセル管理をしていたほうがやりやすかった」と感じることもあるため、しっかりと確認していくことが大切です。
まずは、帳簿やタイムスケジュールなど、どうしてもデータが重くなり作業効率が下がっていると感じているものを優先的に、エクセル管理からの脱却を目指してください。
脱エクセルするためのツールがあるか確認する
脱エクセル管理をするために、エクセルにかわるツールがあるのか確認してください。
さらに、使用したいツールがエクセルよりも使いやすいのか確認することも大切です。
エクセル管理よりも優れているかどうか確認し、移行するようにしましょう。
たとえば、以下の点を確認することを忘れずにおこなってください。
- データの容量はどれくらいか
- 重くなることはないか
- ほかのツールと連携できるか
これまでエクセルでやってこれたという思いもあるでしょうが、エクセルより効率的なツールがあれば試してみる価値はあるでしょう。
脱エクセル管理にオンラインストレージを活用しよう
エクセルはデータや使用人数が増えれば増えるほど使いにくくなるツールであったり、エクセル管理で無理がある状態になっていることもあり、エクセル管理をやめたほうが良い場合もあるのは事実です。
エクセル管理を脱却したい場合は他のツールを検討し、エクセル管理から脱却したあとのシミュレーションも考えてください。
また、共有する場合はエクセル単体だけではなくオンラインストレージを活用してデータを保管すると、情報漏洩も防げます。
エクセルだけでなく、さまざまなデータやファイルの共有や保管を安全かつ効率的に行いたいと考えているのであれば、無料から使えるオンラインストレージ・セキュアSAMBAをご検討ください。
