書類電子化やテレワーク導入、業務効率化などにあたって、企業での導入が増えているオンラインストレージですが、オンラインストレージの選び方を考えなければ自社に適したものを利用することはできません。
ビジネス利用でのオンラインストレージの選び方やサービスの比較ポイント、選定する際に社内でおこなうべきことを紹介します。
ビジネス利用の場合はオンラインストレージの選び方は重要
ビジネスでオンラインストレージを利用する場合、サービスを選ぶ作業はとても重要なものです。
なぜなら、自社での利用方法に適していないサービスを選んでしまった場合や、社内での連携がうまくいかずスムーズに導入できなかった場合、オンラインストレージを利用する社員全員の業務効率に影響するからです。
また、あるサービスを導入したものの、契約して利用を始めてから自社に適さないとわかった場合、再びサービスを選定したりデータを移行したりすることに時間がかかることも大きな負担となります。
オンラインストレージ導入の失敗を防ぎ、業務効率化などのメリットを享受するために、適切なオンラインストレージの選び方を理解しておく必要があるでしょう。
オンラインストレージの選び方：社内でおこなうこと
自社に適したオンラインストレージの選び方には、詳細なサービス選定の前や後に社内でおこなうべきことがあります。
オンラインストレージの選び方のポイントとして社内でおこなうべきことを確認していきましょう。
利用の目的を明確にする
自社に適したサービスを選んで、オンラインストレージ導入による期待通りの効果を得るためには、オンラインストレージ導入の目的を明確にしておく必要があります。
オンラインストレージ導入によって実現したい状態や、最優先する条件などを明らかにすることで、具体的なサービスの選定に入っても方向性がブレることなく進められるでしょう。
現場や関連部署と連携する
オンラインストレージに求める条件や仕様を明らかにする上で、実際に利用をする現場の社員や関連部署と連携することが大切です。
導入や管理をおこなう情報システムの担当者だけでなく、頻繁に利用することになる現場の社員や部署の視点からの意見を取り入れることで、自社に適したサービスの選定やスムーズな導入に役立つでしょう。
また、オンラインストレージを取引先や協力会社など社外の相手との情報共有に利用する場合は、社外の相手との連携も必要となるでしょう。
トライアルで実際の使用感をチェックする
サービスの選定が進み、導入したいオンラインストレージがある程度決まったら、契約の前にトライアルを実施し実際の使用感を確認しましょう。
トライアルをおこなうことで、データ転送速度や操作性が本当に求める基準に達しているのかや、オプションでつけるべき機能、導入の際に社員へのフォローが必要なポイントなどが明らかになります。
オンラインストレージを利用する現場の視点からだけでなく、管理者視点から権限やアカウントなどの管理がしやすいかどうかもチェックするとよいでしょう。
利用範囲やルールの設定する
いくら良いオンラインストレージサービスを選べたとしても、利用する側が適切に使わなければ効果を感じられないだけでなく、リスクも発生させてしまいます。
利用する際の範囲や利用にあたって社内のルールを整備するなど、適切かつ安全に利用できる社内体制を構築するようにしましょう。
また、一度決めたルールであっても実際に運用すると不備があることもあるので、定期的にルールの見直しや社内アンケートをとるなどより良い利用ができるように改善することも重要です。
オンラインストレージの選び方：サービスの比較ポイント
オンラインストレージのサービスを選ぶ際に比較すべきポイントも重要です。
どのようなポイントがオンラインストレージの選び方では重要なのかを確認していきましょう。
データ容量
自社の業務に必要なデータ容量を確保できることは、オンラインストレージを選ぶ上で必要最低条件となります。
容量の大きい資料や動画などを多く扱う企業では、1TBを超えるオンラインストレージが必要になることもあるでしょう。
オンラインストレージにはデータ容量で金額が決まるタイプと、ユーザー数ごとに課金となるタイプがあり、どちらの場合でもプランの選定やオプションの追加によって大容量のデータ保存に対応できます。
しかし、コストを抑えるためにはあらかじめ自社での利用に必要なデータ容量を明らかにし、より安価で大容量に対応できるものや柔軟にオプションの追加や削減をおこなえるものを選ぶとよいでしょう。
データ転送速度
オンラインストレージにデータをアップロードするときとダウンロードするときの転送速度は、特に容量の大きなデータを多く扱う企業にとって業務効率に直結する重要なポイントです。
データ転送速度は利用しているデバイスや回線にも依存しますが、サービスによって速度はさまざまで、有料版でもあまり早くないものもあるようです。
スムーズなデータ保管や共有をおこなうために、トライアルで実際の速度を確認してみましょう。
対応デバイス
外出中などのPCがない場面での利用も想定している場合は、タブレットやスマートフォンで利用できるかどうかも確認しておきましょう。
アプリをダウンロードする必要があるものやブラウザで利用できるものがあり、モバイル端末で利用する際にはPCと比較して機能が制限される場合もあります。
操作性の良さ
操作性のよさは、業務効率や社内でのオンラインスト―レージ導入がスムーズに進むかどうかなどに影響します。
直感的に理解できるわかりやすい画面か、利用したい機能に少ないクリック数でたどりつけるか、データ共有や出力が簡単にできるかなど、さまざまなポイントをトライアルで確認してみましょう。
セキュリティ内容
ビジネス利用を想定した法人向けオンラインストレージは、SSL暗号化通信、グローバルIPアドレスによるアクセス制限、パスワードポリシー設定、ログ取得などのさまざまなセキュリティ機能を備えています。
サービスによって備えている機能が異なるため、自社での利用に必要な機能があるかどうか、また標準搭載なのかオプションで追加料金が必要なのかを確認しましょう。
データ復旧のしやすさ
オンラインストレージは同時に複数の人がアクセスし、編集やデータの移動をおこなうため、フォルダからファイルが消えていたり、上書きされてしまったりという状況が起こり得ます。
しかし、データの復旧がどの程度可能か、復旧作業にかかる時間がどのくらいかは、サービスによって異なります。
社員や管理担当者の負担を減らしたい場合は、ファイルごとに数世代分のデータが自動でバックアップされる機能がついたオンラインストレージを選ぶとよいでしょう。
データセンターの所在地
インターネットを介してオンラインストレージに保存したデータは、サービス事業者が契約しているデータセンターのサーバーに保存されます。
海外のデータセンターを利用しているサービスもあるため、重要なデータの保存は国内に限定したいなどの希望がある場合は、データセンターの所在地を確認しましょう。
データセンターは堅牢なセキュリティを保っていますが、地震や火災などの災害の影響を100％受けないとは言い切れません。
サービス事業者が利用しているデータセンターの安全性について確認したり、自社とは異なる地方にあるデータセンターを利用しているサービスを選んで万が一の際に同時に影響を受けるという事態を防止することで、災害対策にもなるでしょう。
費用やプラン
オンラインストレージの料金設定はサービスによって異なり、ユーザー数またはデータ容量により決まります。
社員数が少ない企業ではユーザー数課金の方が安価で利用できますが、社員が多い企業や事業拡大中の企業では、ユーザー数課金よりもデータ量課金の方が適しているでしょう。
サポート内容
ITサービスの活用に不安がある場合や、オンラインストレージの導入や運用の負担を減らしたい企業では、サポートが充実しているかどうかも重要なポイントとなります。
サポート内容や問い合わせ方法、窓口の対応時間などは事前にしっかり確認しておきましょう。
拡張性
オンラインストレージの導入後に、業務の状況によって機能や容量の追加が必要になることもあります。
契約時には必要でなくても、将来的に必要になったときにどの程度対応ができるのか、費用はどのくらいかかるのかなどのポイントを、サービスごとに確認しておきましょう。
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オンラインストレージを導入する際は、データ容量や転送速度、セキュリティ機能や操作性など、多くのポイントを比較し自社に適したサービスを選ぶ必要があります。
サービス選定の際に迷わないよう、あらかじめ導入の目的を明確にし、現場や関連部署と連携して進めていきましょう。
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