IT化やテレワークが広まるにつれ、ファイル共有の効率化や安全性を求める企業が増えています。
これまで利用されていたメール添付でのファイル共有やUSBメモリなどを使用したファイル共有に代わる手段として注目を集めているのが、オンラインストレージです。
ファイル共有にオンラインストレージが適している理由はどこにあるのか、オンラインストレージを活用したファイル共有のやり方を確認していきましょう。
ファイル共有にオンラインストレージの利用が増えている
ビジネスシーンでのファイル共有にオンラインストレージを利用する企業が増えています。
従来はファイル共有といえばメールにファイルを添付して送ることが一般的でしたが、添付ファイルの容量に限りがあること、またセキュリティ面でさまざまなリスクがあることから、メールでのファイル共有を禁止する企業も出てきています。
パスワード付きZipファイルを添付したメールとパスワードを記載したメールを送る方法であるPPAP廃止の流れが広まったことも、オンラインストレージでのファイル共有が増えた理由のひとつです。
また、テレワークの普及により、オフィスではない場所や離れた地域にいてもスムーズにファイル共有ができること、共有だけでなくファイルの保管や複数人での編集も効率的におこなう必要性が出てきたことから、オンラインストレージの導入が加速しました。
さらにメールと比較して情報漏えいやウイルス感染のリスクが少なく、ファイルの保管や編集もできるオンラインストレージは、ビジネスシーンにおけるファイル共有手段の主流となっています。
ファイル共有にオンラインストレージが適している理由
オンラインストレージは、ビジネスシーンのファイル共有に適したさまざまな機能を備えています。
ファイル共有にオンラインストレージが適している理由を見ていきましょう。
場所や端末を選ばない
オンラインストレージは、PCやスマートフォンなどの端末があること、インターネットに接続できること、パスワード認証や端末認証など設定された何らかの認証を通過することで利用ができます。
そのため、外出中や移動中などのPCを持っていない場面でも、スマートフォンやタブレットがあれば場所を問わず利用が可能です。
複数人や組織での共有が可能
オンラインストレージでのファイル共有は、オンラインストレージにファイルをアップロードし、その保管場所やファイル単体のURLを相手に知らせることで共有をおこないます。
URLとアクセス権限さえあれば複数の人が同時に閲覧したり編集したりすることが可能なため、社内や部署内での共有や、テレワークなどで離れた場所にいる複数人での共有もスムーズにできます。
紛失のリスクがない
以前はUSBメモリやディスクなどの記録媒体にファイルを保存して共有する方法も多くみられましたが、これらには媒体そのものを紛失したり破損したりするリスクがありました。
オンラインストレージの場合は、インターネット上のデータ保管場所からファイルを削除しない限りデータを失くす恐れがないため、紛失による情報漏えいを防ぐことができます。
保管やバックアップが同時にできる
オンラインストレージで共有する際はファイルをストレージ上にアップロードするため、そのまま保管しておくこともできます。
ファイル転送サービスとは異なり期限がないこと、サービスによっては自動でファイルのバックアップがされるため誤って削除や上書きをしてしまった場合でも復元が容易なことがメリットです。
セキュリティ対策がされている
ビジネス利用を想定した本人向けオンラインストレージは、不正アクセスや情報漏えいを防ぐために、さまざまなセキュリティ対策が施されています。
サービスによっても異なりますが、通信とファイルの暗号化、権限設定によるダウンロードや編集の防止、グローバルIPアドレスや端末認証によるアクセス制限などの多彩な機能を備えているため、状況に応じたセキュリティ対策が可能です。
データやアカウントの一元管理が可能
ファイル共有に利用できるオンラインストレージを会社で導入していない場合、社外の相手とのファイル共有に社員が自己判断でファイル転送サービスや無料オンラインストレージを利用し、会社が把握や管理をできないシャドーITとなっていることもあるでしょう。
また、PCのローカルに保存しているもの、社内ファイルサーバーに保存しているもの、個人で利用しているオンラインストレージに保存しているものと、データの保存場所がバラバラで所在がわからなくなる可能性もあります。
オンラインストレージを導入し全社員にアカウントを付与することで、データやアカウントの一元管理が可能になり、シャドーITの防止策としても役立ちます。
コストが抑えられる
社内でのファイル共有が主な目的で、社外の相手とのファイル共有をする場面が少ない場合、社内ネットワークを利用して使うNAS（Network Attached Storage）を導入するという方法もあるでしょう。
しかし、この場合は自社で機器の購入や設置、システムの構築をおこなうため、IT人材や設置場所の確保と高額の導入費用が必要となります。
その点オンラインストレージは、ユーザー数またはデータ容量で設定される月額制料金が主流となっており、コストを抑えることができます。
オンラインストレージでのファイル共有のやり方
オンラインストレージを利用したことがない方の中には、オンラインストレージを利用したファイル共有のイメージがつきにくいという方もいるでしょう。
オンラインストレージでのファイル共有の主なやり方を見ていきましょう。
ファイルのURLをメールやチャットで送る
同じ部署や会社の社員同士など、もともとアカウントや該当フォルダへのアクセス権限を持っている相手と共有する場合は、ファイルやフォルダのURLをメールやチャットで相手に知らせるだけで、ファイル共有が可能です。
URLを知らされた相手は、自身のアカウントでURLにアクセスし、ファイルを閲覧したり編集したりすることができます。
特定のフォルダのみアクセス権限を付与する
社外や他部署の相手など、特定のファイルは共有したいが、ストレージ内のすべてのデータにアクセスはしてほしくない場面では、共有用のフォルダを作り、そのフォルダにのみアクセスができるよう権限を設定することが可能です。
相手のアカウントと共有用フォルダを用意したうえで、フォルダのURLをあらかじめ共有しておく方法と、その都度アップロードしたファイルのURLを送る方法があります。
特定のファイルのみアクセスやダウンロードを可能にする
オンラインストレージのアカウントを持たない相手と一時的にファイルを共有したい場合は、アクセスを一時的に可能にするURLを発行したり、ファイルの設定で「URLを知る人ならだれでも閲覧可能」とすることで、特定のファイルのみ共有することも可能です。
ただし、万が一URLが流出した場合、望まない相手にファイルを閲覧される可能性もあるため、アカウントを発行する方が安全に利用ができるでしょう。
編集されたくない場合は閲覧のみ/ダウンロード不可など設定
共有の相手にファイルの内容を確認してもらいたいものの、データの正確性を確保したり流出を防いだりするために、上書きやダウンロードはされたくないという場合もあるでしょう。
オンラインストレージはアカウント管理者やファイルの作成者によって、「閲覧のみ可」「ダウンロード不可」などの設定をすることが可能です。
ファイル共有にはオンラインストレージのセキュアSAMBA
オンラインストレージは、利用するのに場所や端末を選ばないこと、複数人や組織での共有が可能なこと、さまざまなセキュリティ対策が施されていることなどから、安全かつ効率的なファイル共有の手段として多くの企業に選ばれています。
社内ファイルサーバーに代わるデータの保管場所としても利用できること、テレワーク中や外出中の社員の業務を円滑にすることなどから、オンラインストレージは今後ますます利用が広がっていくでしょう。
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