ペーパーレス化やデジタル化が進み、電子化された資料も増えてきています。
さまざまな形態の資料が増えることで、資料の保存方法に頭を悩ませている企業も多いかもしれません。
資料には外部に漏れてはいけない機密情報が含まれているものもあり、資料の保存には注意する必要があります。
資料保存が重要である理由を確認し、最適な資料の保存方法について考えましょう。
資料の保存が重要視される理由
資料の保存が重要視されるのは、どういった理由があるのでしょうか。
資料保存の方法を確認する前に、資料保存の重要性を確認していきましょう。
業務の効率をあげるため
資料を最適な方法で保存しなければ、業務の効率が下がります。
どの資料がどこにおかれてあるのか、認識されていなければ探す手間がかかり、業務が滞ってしまうでしょう。
しかし、資料の保存方法が決まっており、あるべき場所にしっかりと管理された資料があれば探す手間もかかりません。
また、必要なときに必要な資料をどれだけ素早く取り出せるのかも、業務を進める上で大切なことです。
そのため、資料は最適な方法で保存し管理されるべきであり、保存方法をすべての従業員に周知させるべきと言えます。
紛失のリスクを低下させるため
資料の保存をしていなければ、大切な資料が紛失するリスクが高まります。
資料のなかには保存期間が決まっているものや、紛失させてはならない資料もあるため、紛失しないために保存することが大切です。
再度発行できる資料であれば問題ないですが、重要な資料の中には再度発行することができないものもあります。
たとえば、直筆のものや領収書など、一度紛失してしまうと取り返しがつかないものもあるため、資料の保存は徹底しておこなう必要があります。
また、資料が乱雑におかれていると、間違えて捨ててしまうこともあります。
最適な保存方法がされていない資料は、ゴミと間違えることもあるでしょう。
ゴミと間違えないためにも、資料は資料として保存するべきです。
資料保存方法を見直す必要がある場面
資料保存の重要性を確認しましたが、どのような状態になれば資料保存の見直しが企業などで必要になるのでしょうか。
資料保存方法の見直しが必要になるのは、どのようなときなのか確認しましょう。
資料の数が増えたとき
資料の数が増えたときに、資料を最適な方法で保存するようにしましょう。
数が少ない場合は、紛失したり間違えて捨ててしまうリスクも少ないです。
しかし、資料の数が膨大になった場合は、迅速に保存方法を考えるべきでしょう。
資料の数が増えれば増えるほど、保存を徹底しなければなりません。
また、保存するための作業にも時間がかかります。
手がつけられないほど増える前に、あらかじめ保存方法を検討するようにしてください。
資料を探す時間が増えたとき
資料の場所が分からなくなり探す時間が増えてしまった場合は、資料の保存方法を考えるべきです。
資料を探す時間は業務の効率を下げるものであり、非常に無駄な時間とも言えます。
資料の場所が分からなくなり、探す時間が増えはじめたら、速やかに資料の保存を考えましょう。
資料保存方法：アナログでの保存
アナログな方法で資料を保存する場合、どのような方法があるのか確認しましょう。
ファイルでまとめる
ファイルや箱などで資料を保存しましょう。
このとき、中身を確認せずともどの資料があるのか分かるように、ファイリングすることが大切です。
ファイルは簡単に確認することができますが、箱に保存する場合は簡単に確認することはできません。
頻繁に確認するものと、年に数回しか確認しないものに分別して、保存するようにしてください。
金庫などに保存する
外部に漏れてはいけない大切な資料は、金庫などに保存しましょう。
電子資料であればパスワードをつけることができますが、アナログの場合は物理的に鍵をかけなければ管理することができません。
機密情報が含まれる大切な資料は、盗み出されないよう鍵がつけられる金庫などに保存し、保護するようにしてください。
資料保存方法：デジタルでの保存
近年、ペーパーレス化が進んでいるためデジタルで資料を保存することが増えました。
デジタルで資料を保存する場合は、どのような保存方法があるのか確認しましょう。
Excelなどでまとめる
Excelは簡単にデータをまとめることができるツールのため、資料の保存場所をメモする代わりにも利用できます。
Excelは、ビジネスツールの一つであり、多くの人が使いこなすことができるメリットもあるため、簡単に資料の保存ツールとして運用することができるでしょう。
しかし、Excelはデータが増えると重くなるデメリットもあるため、画像などの添付はせずに、資料の保管場所をメモするだけにとどめることが大切です。
オンラインストレージに保存する
オンラインストレージに資料を保存すれば、保存する場所に困りません。
アナログの場合、物理的に保管する場所がふさがってしまうため、資料が増えれば増えるほど社内の場所が小さくなる恐れがあります。
一方、オンラインストレージはインターネット上に資料を保存するため、物理的な場所に困ることはありません。
また、オンラインストレージであれば外部に漏れ出る心配もなく、大切な資料も安全に保管することが可能です。
しかし、オンラインストレージを利用する場合は資料をPDFなどに電子化する必要があります。
すべての資料が紙で保存されていた場合、利用する準備に時間がかかる場合もあるでしょう。
全て電子化する
すべての資料を電子化してしまえば、物理的に保管せずに済みます。
電子化すればパソコンのなかに保管できるため、箱やファイル、金庫の準備をしなくてもよいです。
オンラインストレージを利用せずとも、パソコン上で保管することもできるため、必要なときにすぐに確認することができるでしょう。
電子化してしまえばいくらでも保存できる方法があるため、アナログの資料を電子化してしまうことも、資料の最適な保存方法の一つと言えます。
文書管理システムを利用する
文書管理システムとは、電子化した資料を保存、運用、廃棄までの流れをすべて一括でおこなうことができるシステムのことです。
近年、デジタル化が進められているため、文書管理システムは多くの企業で利用されているシステムと言えます。
電子化さえしてしまえば、すべて一括で管理ができるため、必要なときに必要な資料だけを確認することもでき、業務の効率もあがるでしょう。
電子帳簿なども増えてきていることから、今後ますます増える機会は増えていきます。
いまのうちに電子化できるものを電子化し、文書管理システムに慣れていくことも大切です。
資料の保存で注意すべきこと
資料を保存する場合、注意すべき点もあります。
どのような点に注意して資料の保存をするべきか、確認しましょう。
業務の流れが変わる場合もある
資料を保存することで、業務の流れが変わることもあるでしょう。
たとえば、紙媒体で保存していた資料が電子化された場合、業務になじむまで時間がかかることもあります。
しかし、業務の流れが変わることよりも資料を保存することのほうが重要です。
業務の流れが変わる事で最初のうちは大変な思いをすることもありますが、慣れてしまえば業務効率も上がります。
確認しにくくなる可能性もある
紙でしか保存できない大切な資料を、金庫などに保存した場合、すぐに確認することができなくなります。
しかし、最適な保存方法をとっているため、すぐに確認できないからとデスクの上に放置してはいけません。
どうしても確認しにくくなる場合もありますが、もっとも重要なことは資料を最適に保存することです。
仮に金庫や箱から確認するのが面倒な場合は、金庫や箱を側においたり、PDF化したものをパソコンに保管するなど、確認しやすい方法をとるようにしてください。
資料保存のルールの徹底
資料の保存をする場合は、従業員にルールを徹底させることが大切です。
従業員のうち一人でもルールを破ってしまえば、最適な方法で資料の保存ができなくなります。
たとえば、資料の保存ルールを列記したものをつくり、全員に周知することも大切です。
資料には保存期間がある
資料には、以下のように保存期間が決められている資料もあります。
- 総務に関するものは2～5年
- 経理に関するものは7年
- 会社法に関するものは10年
そのほかにも、定款や登記関係の書類は永久保存と決められており、保存期間内に捨てたり紛失することがあってはいけません。
また、保存期間が定められていない資料は、会社内で保存期間を決める必要があります。
そのため、大抵の資料には保存期間が定められており、勝手に捨てられることがないように保存方法を徹底しなければなりません。
資料の保存方法を決める際は、保存期間を守るためのルールも決めるようにしましょう。
すべて電子化するわけにはいかない
すべて電子化して、オンラインストレージや文書管理システムで保存すれば問題ないだろうと考えている人もいるでしょう。
しかし、すべての資料を電子化するわけにはいきません。
アナログで保管しなければならないものや、直筆のものは紙媒体で保存する必要がある場合もあるかもしれません。
そのため、まずはどの資料を電子化するべきかを考え、電子化するようにしましょう。
紙媒体で保存するものと電子化して保存するものを区別し、電子化するものだけを電子化して保存すれば問題ありません。
最初からすべてを電子化する考えだと、システム導入にかかるコストだけではなく、従業員が慣れるための時間も必要になるため、気を付けましょう。
コスト面への配慮
電子化をすることで、システムを利用することになります。
利用するシステムは会社によって費用が異なるため、しっかりと見比べる必要があるでしょう。
また、予算額がどれくらいあるのかを確認することも大切です。
予算内におさまるようなシステムを見つけ、できるかぎりコストを抑えられるように検討してください。
資料の保存にセキュアSAMBA
資料を保存する場合は、電子化できるものを電子化し、オンラインストレージで保存することがおすすめです。
文書管理システムの場合は、資料によってシステムを変える必要がありますが、オンラインストレージであれば、すべての電子化された資料を一元管理することができます。
オンラインストレージは、第三者が盗み見ることができない強固なセキュリティ対策がされており、大切な資料を保存するのに最適です。
無料から使えるセキュアSAMBAは国産のオンラインストレージであるため安心でき、使いやすいシンプルな操作性が魅力です。
大切な資料を保存するためには、安全でありだれもが使いやすい操作性が大切と言えます。
セキュアSAMBAであれば、大切な資料も簡単に保管することができるため、ぜひ検討してみてください。
