企業間でファイル転送をおこなう際、資料の容量が大きすぎるとメールに添付できません。
メールに添付できないサイズのファイルを企業間で共有する際は、ファイル転送サービスなどの別の方法を利用している場合もあるでしょう。
しかし、ファイル転送サービスは誰でも利用可能ですが、企業間でファイル転送サービスを利用するのはリスクが高い方法といえます。
ファイル転送サービスの特徴と考えられるリスク、企業でファイル転送をする場合に、ファイル転送サービス以外の適切な共有方法について解説します。
ファイル転送サービスの特徴
まずはファイル転送サービスとはどのようなものなのか確認しましょう。
特徴を理解して、企業間でファイル転送サービスを利用するという選択肢を考え直してみましょう。
有料と無料のサービスがある
ファイル転送サービスには、有料と無料のものがあります。
多くの場合、個人で使う場合は無料版を、企業が使う場合は有料の法人向けを利用することが多いです。
ファイル転送サービスは、ファイルをアップロードしたURLを共有するもののため、別途何かを用意する必要もなく、簡単に利用することができます。
メールで送付することができる
ファイル転送サービスは、ファイルをアップロードしたURLを共有するもののため、メールにURLなどを記入して送信するだけで、共有することができます。
メールにファイルを添付する必要がないため、メールサーバーに負荷を掛けずに共有することが可能です。
簡単に共有することができますが、仮にメールの宛先を間違えてしまった場合は、情報漏洩に繋がります。
メールでの共有が簡単であるメリットがある一方、ヒューマンエラーを起こせば簡単に流出してしまうリスクもあるため、使用する際はルールなどを徹底させる必要があるでしょう。
他社のサーバ上に管理される
ファイル転送サービスは、他社のサーバーにファイルをアップロードすることになるため、自社管理ではなくなります。
そのため、情報漏洩するリスクは非常に高いことを認識して、利用しなければなりません。
また、ログや履歴などの管理もできず、他社に大切なファイルを預けることになります。
企業間でファイル転送サービスを利用する場合は、利用しているサービスの信頼度が高いことを取引相手に周知させる必要もあり、手間がかかることもあるでしょう。
企業間でファイル転送サービスを利用するリスク
企業間でファイル転送サービスを利用する場合、どのようなリスクがあるのでしょうか。
リスクの内容から違う方法でファイル転送や共有を行う必要性を考えてみてください。
自社で管理できない
ファイル転送サービスは自社製品ではなく、他社のものです。
そのため、すべて自社で管理できるわけではなく、情報が勝手に漏洩してしまう恐れもあります。
また、自社管理ではないということで、責任の所在も不明になります。
信用できるファイル転送サービスなのかどうか、見極める必要があるでしょう。
情報漏洩の可能性がぬぐえない
自社管理できるものではないため、いつ情報漏洩するかわかりません。
また、ファイル転送サービスはメールでのやり取りが発生するため、なりすましや第三者に盗み見られる可能性もぬぐえないです。
フィル転送サービスはパスワードがついているわけではなく、アップロードされたファイルの場所を教えるもののため、一度他者に見られてしまえば、漏洩を防ぐことはできません。
そのため、慎重に使う必要があり、メールによる情報漏洩の危険度についても、把握する必要があります。
セキュリティレベルが低い
ファイル転送サービスは、セキュリティレベルが低いためいつ第三者に盗み見られるかわかりません。
また、パスワードをつけられないサービスも多く、誰でも簡単に確認できてしまう点も、ファイル転送サービスのデメリットです。
機密情報が含まれているファイルは、セキュリティレベルを上げて保護する必要があるため、ファイル転送サービスを使うことはおすすめできません。
保存履歴やログなども確認できない
ファイル転送サービスは自社のサービスではないため、保存履歴やログの確認ができません。
たとえば、誰がファイルをアップロードし、誰がファイルをダウンロードしたのかなど、使用してるユーザーの確認ができないため、ファイルの保護が不可能になります。
保存履歴やログが確認できないと、ファイルの保護が出来ません。
そのため、セキュリティレベルが低く、情報漏洩などのリスクが高まる恐れがあり、慎重に利用するべきです。
権限設定をつけられない
ファイルを確認できるユーザーの権限の設定ができないため、URLがばれてしまえば、誰でも確認することができます。
メールの宛先を間違えてしまえば、第三者にばれやすく、簡単に情報漏洩できるサービスとも言えるため、ファイル転送サービスを使うのはリスクが非常に高いです。
企業間のファイル転送は法人向けサービスを利用すべき理由
ファイル転送サービスはリスクの高いサービスであるため、企業間で使用する際は、法人向けの有料サービスを使用しましょう。
なぜ法人向けサービスを利用するべきなのかを確認していきましょう。
通信データの暗号化がされている
法人向けサービスは、有料のサービスです。
有料ではありますが、企業が使うサービスのため、通信データの暗号化をおこない、セキュリティレベルを引き上げている特徴があります。
ファイル転送サービスは、他社にファイルを預ける仕組みになっていますが、通信データの暗号化ができれば、ファイルの保護ができ安心です。
情報漏洩を防ぐためにも、法人向けのサービスを利用するようにしましょう。
権限設定が可能である
法人向けサービスを使えば、権限の設定も可能になります。
ユーザーの権限がつけられれば、第三者が盗み見る可能性を下げることができ、セキュリティレベルを上げることが可能です。
ファイル転送サービスで一番のデメリットは、第三者に盗み見られる確率が高いことです。
そのため、権限を設定することで情報漏洩のリスクを下げ、セキュリティレベルを上げるようにしましょう。
認証機能が利用できる
法人向けサービスのなかには、認証機能が利用できるものもあります。
パスワードが設定できれば、情報が漏洩する確率を下げることができるため便利です。
認証機能の中には、二段階で認証を設定するものもあり、転送サービスによってセキュリティレベルの強固さは異なります。
認証機能が使えるものは、情報漏洩をしないための対策がされていると言えるため、利用を検討してみましょう。
会社の信頼度が上がる
ファイル転送サービスは、無料で使えるものが多くあります。
しかし、無料で使えるものではなく有料の法人向けサービスを使うということは、セキュリティリスクを下げて、情報漏洩しないための対策をしているとみなされるでしょう。
セキュリティレベルを上げるために、費用をかけることも惜しまないと取引先に見てもらえるため、会社の信頼度も上がります。
費用をかけることでセキュリティ面を強固にすることも大切ですが、最も重要なのは会社としての信頼です。
取引先に信頼してもらうためにも、法人向けのサービスを利用しましょう。
企業間のファイル転送はオンラインストレージのが良い理由
企業間でファイルのやり取りをおこなう場合、ファイル転送サービスよりもオンラインストレージを利用したほうがよいです。
企業間でのファイル転送や共有にオンラインストレージを利用するべき理由について、確認しましょう。
一元管理が可能
オンラインストレージであれば、一元管理が可能です。
ファイル転送サービスのようにメールでのやり取りが発生しません。
また、オンラインストレージであれば、誰が使っているのかの管理もできるため、安全にファイルの保護ができます。
セキュリティレベルが高い
オンラインストレージは、ユーザーの権限設定や、第三者の侵入を防ぐだけではなく、使用履歴の確認やファイルの暗号化もできます。
セキュリティレベルを高めてファイルの共有ができるため、安心して利用が可能です。
また、ファイル転送サービスはファイルをインストールしなければならず、インストールの経路からウイルスに感染するなどの恐れもあります。
しかし、オンラインストレージであれば、ウイルスの感染の心配もなく、その場で確認することが可能です。
セキュリティレベルが高く、情報が漏洩する心配もせずに共有ができるため、オンラインストレージはおすすめです。
自社で管理できる
オンラインストレージであれば、自社で管理することができます。
法人向けのサービスを利用しても、ファイル転送サービスは他社の管理下にあるため、完全に安心することは難しいです。
しかし、オンラインストレージを利用すればすべて自社で管理することができるため、安心して利用することができます。
自社での管理であれば責任の所在もはっきりするため、管理もしやすいです。
管理しやすくなることで自社でのルールを作ることもでき、従業員全員が扱いやすくなるメリットもあります。
企業間のファイル転送にセキュアSAMBA
企業間でファイルを共有する場合、ファイル転送サービスは簡単に利用できるため便利です。
しかし、他社のサーバーにファイルを預けることになるため、情報漏洩のリスクは高く、セキュリティレベルを上げることは難しいでしょう。
一方、オンラインストレージであれば自社で全てを管理することができ、情報漏洩を極限まで抑えることができます。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAは、セキュリティが強固で操作性もシンプルなため、簡単かつ安全に利用できます。
企業間でのファイルのやり取りは、信頼性を高めなければなりません。
企業間でファイル転送や共有に無料から使えるセキュアSAMBAを利用することで信頼度を高め、安心してやり取りができるようにしましょう。
