メールからの情報漏洩は、日常的に起こりやすい情報漏洩のリスクです。
メールは便利なツールですが、宛先を間違えるだけで情報漏洩に繋がり、外部からの攻撃だけがリスクとはいえません。
メールによる情報漏洩で大きな問題に発展しないためにも、事前にリスクと対策をしっかりと把握することが大切です。
メールによる情報漏洩の原因やメールの情報漏洩対策について確認しましょう。
メールから情報漏洩したときの影響
メールから情報漏洩をした場合、会社や事業にはどのような影響があるのでしょうか。
日常的に使用しているメールですが、情報漏洩が起きやすく影響があることを理解しておきましょう。
会社の信頼度の低下
情報漏洩は、会社の信頼度を下げてしまい、事業の売上低下にも繋がってしまいます。
情報のなかには、顧客情報や取引に関する機密情報も含まれており、情報が漏洩すると大切な情報を雑に扱っていると見なされてしまうでしょう。
会社の信頼度は、売上に直接繋がります。
企業間での誤送信が発生し、仮に情報が漏洩していなかったとしても「情報漏洩しかねない管理システムだ」と考えられてしまい、会社の信用度が下がるでしょう。
ブランドイメージを悪化させないためにも、情報が漏洩しないように気を付けるべきです。
損害賠償の請求
情報漏洩をしたことで、取引相手に大きな損害をもたらした場合、損害賠償の請求がされる場合もあります。
情報漏洩が発生すると売上が下がってしまうため、事業の存続ができなくなる可能性も高いです。
また、顧客情報を漏洩してしまった場合は、弁護士を通して訴えられることもあります。
情報は大切に扱うべきもののため、漏洩しないように適切な方法で保護しましょう。
最悪な場合営業停止
情報漏洩が原因で、会社の信用をなくし営業停止に陥ることもあります。
また、売上が低下してしまえば、会社を存続することができなくなるため、倒産するしかないでしょう。
たった一度の情報漏洩が原因で、多くの従業員が路頭に迷うことになってしまいます。
情報漏洩は、謝れば済むものではなく多くの人に迷惑がかかるため、流出しないように徹底するべきです。
メールで情報漏洩する原因
メールで情報漏洩する原因は、どのようなものがあるのでしょうか。
攻撃だけでなく人為的ミスや利用者の行為によってもメールからの情報漏洩は起きてしまいます。
宛先を間違える
単純に宛先を間違えてメールを送り、情報が漏洩してしまうこともあります。
重要なファイルが添付されておらず、メールの文面も挨拶程度であれば大きな問題には発生しませんが、仮に重要なファイルが添付されていた場合は、大問題です。
取引先からの信頼を失うだけでなく、会社の信頼度も下げてしまうでしょう。
宛先のミスはとても単純なミスのため、メール利用の身近であり最大のリスクといえるかもしれません。
CcやBccの使い方を間違える
Ccに入っている宛先は、送られた人全員にアドレスを見られてしまいます。
一方、Bccは隠れているため、見られることはありません。
そのため、顧客全員へ一斉送信するメールにBccを使うこともあるでしょう。
このときに、Bccにいれるべき宛先をCcにいれて送信してしまうと、顧客情報の漏洩に繋がります。
メールの宛先機能は便利なものが多いですが、正しい使い方を知らないで使っていると、大きな事故に発展するため注意が必要です。
添付ファイルを間違える
添付ファイルを間違えて送付した場合、大きな問題となってしまいます。
仮にA社に送るはずだったファイルをB社に送ってしまうと、自分たちの会社だけではなくA社の情報も漏洩したことになるため、気を付けましょう。
添付ファイルを間違えないためには、ファイル名にはっきりと内容を書くなど、間違えないための工夫が必要です。
また、送信する前の最終確認も、誤送信を防止するために重要なことと言えます。
ウイルスつきの悪意あるメールを受信
ウイルスが付着しているメールを受信し、放置していると情報漏洩に繋がってしまいます。
悪意あるメールは放置するのではなく、迅速に削除してください。
仮に放置していると、パソコンの中を勝手に見られたり、なりすましメールを勝手に送信されることもあります。
メールの受信箱の中身を定期的に整理整頓することで、情報漏洩を未然に防ぐようにしましょう。
管理ルールの無視や不正行為
会社によっては、送信時にルールをつくっているところもあります。
ルールは、毎日のように続くと当たり前になってしまい、無視してしまうこともあるでしょう。
しかし、情報漏洩をしないためのルールであっても、失念していたり、意図的に無視してしまうことも起きる可能性があります。
また、悪意のある意図をもって会社のメールから情報をどこかに送るという不正行為をする社員も絶対にいないとは言えません。
当たり前であるルールをしっかり守るように徹底することや不正行為ができないような体制づくりも、情報漏洩を未然に防ぐうえで大切なことです。
メールの情報漏洩の対策方法
メールによる情報漏洩には、どのような対策方法があるのでしょうか。
メールの情報漏洩対策方法を事前に知っておくことで、重大な事故を未然に防ぐことにつながるでしょう。
添付ファイルは暗号化する
添付するファイルは、暗号化するように徹底しましょう。
暗号化することで、仮に誤送信をしても、ファイルの中身をみられることはありません。
誤送信することを防ぐべきですが、仮に誤送信してしまった後もまだ収拾がつくように、二重の対策が大切です。
メール送信時の最終確認をおこなう
メールを送信する際に、最終確認をおこないましょう。
- 宛先は間違えていないか
- Bccにいれるべき人がCcに入っていないか
- 添付ファイルは間違えていないか
- メール文面の内容は宛先の人へ向けた内容で間違いないか
最終確認でこれらの項目を確認するだけでミスを未然に防げる可能性が高まります。
セキュリティソフトの導入
セキュリティソフトを導入することで、ウイルスがついているメールを放置したとしても、自動的に対策することが可能です。
メールの受信箱に放置したままのメールは、危険なメールの場合もあるため、常日頃から確認する必要があります。
しかし、受信箱の中身を確認する時間がなく、結局放置したままの人は多いでしょう。
セキュリティソフトを導入することで、悪意あるメールを自動で振り分ければ、受信箱の中身や受信したメールについて気にすることもありません。
自分自身がなりすましメールの踏み台にならないためにも、セキュリティソフトの導入を検討しましょう。
誤送信防止機能ソフトを有効にする
メールアプリによっては、誤送信防止機能がついていることもあります。
機能がある場合は、設定をオンにして利用しましょう。
ほかにも、送信ボタンをクリック後、すぐには送信されず送信ボックスに入ったままになる猶予時間を与える機能もあります。
送信してしまうと、こちら側からできることは限られてしまうため、送信前に一度足をとめて確認ができる機能は、積極的に利用するとよいでしょう。
メールを使わない
そもそも、メールを使わずにやり取りすることも検討するべきです。
たとえば、チャットツールをつかえば、宛先を間違える心配もなくメッセージのやり取りができます。
また、ファイルのやり取りが発生する場合は、メールに添付するのではなくオンラインストレージを利用するのもよいでしょう。
オンラインストレージを使えば、第三者に盗み見られる心配もなく、ファイルを添付することができます。
メールはウイルス感染の心配もありますが、チャットツールやオンラインストレージはウイルスの心配もありません。
メールからの情報漏えいリスクを減らすためにも、扱う内容によってはメール以外での方法も検討することも大切です。
システムだけではなく個人の意識も改革
システムに頼るだけではなく、個人の意識改革もおこなうようにしましょう。
メールによる情報漏洩のほとんどが、誤送信です。
システムを導入することでヒューマンエラーを起こさないこともできますが、最も大切なことはエラーを起こさないために常に意識を持つことでしょう。
そのため、従業員にはメール誤送信による情報漏洩の影響の大きさや、絶対に起こさないためのルールなどを徹底させる必要があります。
システムに頼ったとしても、個人の意識が弱いままであれば、間違ったまま送信されることもあります。
最終確認できるようにシステムを導入しても、そのシステムをスルーしてしまえば意味はありません。
まずは、従業員の意識改革ができるように、定期的に研修などをおこない、意識を変えることを意識してください。
メールの情報漏洩対策にセキュアSAMBA
メールによる情報漏洩の多くは誤送信が原因となり起きています。
メールの誤送信により、添付していたファイルが流出することを防ぐためには、メールにファイルを添付させないことも検討するべきでしょう。
メールに添付する方法以外に、ファイルを共有する場合はオンラインストレージがあります。
オンラインストレージであれば、メールよりも安全かつ効率的にファイルのやり取りができるため、情報漏洩のリスクも下がるでしょう。
国産のオンラインストレージのセキュアSAMBAは、セキュリティへの信頼度が高いため情報漏洩を未然に防ぐこともできます。
また、操作性も複雑ではないため、人為的なミスも少なくなるでしょう。
メールによる情報漏洩は定期的に起きています。
情報漏洩を防ぐためにも、無料から使えるセキュアSAMBAを利用してメールからのリスクを軽減しましょう。
