取引先とファイルやデータを共有する場合、メール添付をして送るというのは使用頻度が高い方法でしょう。
しかし、メールへの添付は情報漏洩のリスクや業務効率を考えて、使用を禁止している企業も増えています。
メール添付からオンラインストレージを利用したファイルやデータの共有方法への移行が進んでいます。
添付ファイルを安全に送る方法やオンラインストレージを活用した方法について確認していきましょう。
添付ファイルを安全に送る方法が重要な理由
添付ファイルを安全に送る方法が求められる理由は何なのでしょうか。
これまで当たり前に行われてきたメール添付ではなく、添付ファイルを安全に送る方法が重要視されている理由を見ていきましょう。
情報漏洩につながるから
添付ファイルを安全に送ることができなければ、情報漏洩につながる可能性が高くなります。
たとえば、メールを使用して添付ファイルを共有する場合、以下の理由から情報が漏洩することがあります。
- メールの宛先を間違える
- 第三者にメールが見られてしまう
- 違うファイルを添付してしまう
人がおこなう作業には、ミスはつきものですし、いくら見直しをしていても、防ぐことができない場合もあります。
また、メールは送信してしまえば取り消すことが難しいですし、送ったファイルへのアクセスや扱いもこちらでコントロールすることが難しいです。
情報漏洩を防止するためには、ミスが起きた際に取り返しのつかないツールの使用を控えたり、ミスが起きにくい方法を利用することが求められます。
ウイルスに感染する恐れがあるから
添付ファイルを安全に送らなければ、添付ファイルを受け取った端末がウイルスに感染することもあります。
ファイルを送る方法は、メール以外にも転送サービスを使う方法がありますが、他社のサービスを安易に使うことはリスクがある行為でもあります。
また、ファイル転送サービスを使うことで、知らない間にウイルスに感染してしまうこともあります。
メールはEmotetなどのウイルスが活動するツールでもあり、気づかぬうちに受信者へ攻撃している場合も考えられます。
添付ファイルを送る方法によって、無意識に攻撃をしていることやリスクを増大させている可能性もあるので、安全な方法が求められるのです。
添付ファイルを安全に送る方法
添付ファイルを安全に送る方法はあるのでしょうか。
ただ単に添付するよりも安全性が高まる方法を確認していきましょう。
パスワードつきZipファイルを送る
もっとも使用頻度の高い添付ファイルを送る方法が、パスワードつきのファイルを添付する方法です。
パスワードをつければ、宛先を間違えた場合でもファイルの中身を見られる可能性は低減します。
しかし、メールにパスワードつきのZipファイルを添付する方法は、PPAPといわれており、セキュリティリスクが高いと考えられ使用を禁止する企業も増えています。
PPAPの場合は、ファイルを送信したあとに、パスワードについて知らせるメールを送信します。
このパスワードをメールで送るという行為自体がセキュリティの意味をなしていません。
安全にパスワードつきのファイルを送るのであれば、パスワードは事前に打合せをしておいたり、別の方法で伝える必要があります。
このときにパスワード自体やパスワードを伝える方法を安全性が高いものを使用することも意識しておく必要があるでしょう。
添付ファイルを暗号化する
添付ファイルの暗号化には、ファイルにパスワードをつける以外に、添付するメール自体も暗号化する方法があります。
メールを暗号化するためのソフトも存在しており、導入すれば自動でメールが暗号化されます。
送信時に暗号化されるため、通信中に盗み見られる心配もなく、安心してメールを送信することが可能です。
そのため、機密情報の多いメール内容や、添付ファイルを送る機会が多い場合は、暗号化ソフトの導入も検討してください。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスは、他社のサーバーにファイルをアップロードし、アップロードした先のURLをメールで送付するサービスです。
無料のファイル転送サービスであれば、流出する危険も高いですが、有料の法人専用のサービスであれば安心できます。
有料であれば、パスワードや使用権限をつけることもでき、安心してファイルを預けることが可能です。
しかし、自社ではなく他社のサーバーを使っているため、完全に安心できるわけではありません。
使い方やルールを決めたり、優良なファイル転送サービスを利用するようにしましょう。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージを利用してファイルを送付する方法が、最も安全です。
オンラインストレージであれば、ファイルが見れる人を限定することができ、ウイルスに感染する恐れもありません。
また、自社での管理になるため、他社サーバーを気にする必要もなく、自分たちの運用ができます。
オンラインストレージは近年利用しているユーザーも増えており、多くのサービスが展開されています。
PPAPをやめてクラウドに移行しているのは、会社だけではなく政府も同じです。
そのため、安心できると考えている人も多くいるため、オンラインストレージを使うことで信頼度を上げることもできます。
とくに法人向けのオンラインストレージサービスを利用することでより安全性を高めることができるでしょう。
メール以外で送信する
メールは、第三者に見られる可能性とウイルスに感染する可能性が非常に高いです。
そのため、メールを利用せずにファイルを送る方法もよいでしょう。
たとえば、メールであれば送った後にメール内容の編集やファイルの削除などはできませんが、チャットツールであれば可能です。
間違えて送ってしまった内容を迅速に編集することができるため、メール以外の方法としてチャットなどを利用して共有する方法もよいでしょう。
添付より安全にファイルを送るならオンラインストレージ
安全にファイルを送る場合は、オンラインストレージがおすすめです。
なぜ、添付より安全にファイルを送るならオンラインストレージがおすすめな理由を見ていきましょう。
通信も暗号化されるため情報漏洩対策が可能
オンラインストレージは、通信が暗号化されるため、第三者に盗み見られる心配がありません。
また、ファイルにパスワードをつける必要もなく、そのままファイルを保管することができます。
メールなどは、通信内容が悪意ある人間に見られるリスクもあるため、完璧に安心できるわけではありませんでした。
しかし、オンラインストレージであれば、通信自体が自動的に暗号化されるため、安心してファイルのやり取りが可能になります。
権限設定が可能
オンラインストレージは権限設定ができるため、使用できる人を限定することができます。
権限設定がついていないと、誰でも内容の確認ができてしまうため危険です。
しかし、オンラインストレージのサービスによっては、フォルダごとに使用権限をつけることもでき、誰がファイルを見れるのか確認もできます。
権限設定があれば、安心してさまざまなファイルの保管ができるため、取引先も安心して使うことができるでしょう。
ファイルの容量を気にしなくても済む
オンラインストレージ自体の容量が大きく設定されているため、ファイルをZip化せずともそのまま保管することができます。
メールなどでファイルを共有する場合は、ファイルの容量を小さくする必要がありますが、オンラインストレージでは小さくする必要がありません。
しかし、ファイルを保管しすぎると当然ながらオンラインストレージの容量も圧迫されます。
保管するファイルの数が増えた場合は、オンラインストレージの容量を増やしていけば、保管するファイルを増加させられるため便利です。
ファイルを安全に共有したいならセキュアSAMBA
ファイルを共有する際、メールなどのツールは盗み見られるリスクもあり安全ではありません。
ファイルにパスワードをつけていても、パスワード解析ソフトを使えば簡単に中身の確認ができてしまいます。
そのため、ファイルを安全に共有する場合は、できる限りオンラインストレージを利用するべきです。
オンラインストレージであれば、通信内容が暗号化され、使用できるユーザーも限定することができます。
セキュアSAMBAはセキュリティに定評のあるシンプルな操作性が特徴の国産オンラインストレージです。
無料から使えるセキュアSAMBAを利用して添付ファイルを安全に送る方法に対する最適解として検討してみてはいかがでしょうか。
