情報漏洩やミスが起きないように安全にデータを送る方法で行うことはとても大切です。
データを安全に送れなかった場合、情報漏洩だけではなく大きな影響を及ぼすこともあります。
そのため、安全にデータを送る方法だけではなく、なぜ安全にデータを送る方法が求められるのかも確認していきましょう。
安全にデータを送る方法で大切なポイント
安全にデータを送る方法を考える場合、大切なポイントはどのようなものなのでしょうか。
安全にデータを送る方法の大事なポイントを見ていきましょう。
第三者に見られないこと
安全にデータを送るとき、大切なのは第三者に見られないことです。
データは、送信者と受信者の二者間のみでやり取りをおこなうべきであり、ほかの人に見られてはいけません。
そのため、誰も侵入できないよう防御策がとれるシステムであれば、安心してデータを送りあうことができます。
データを見る人が限定できること
データが誰でも閲覧できてしまう状態は、情報漏洩が起きやすくなってしまいます。
どの企業も、信用できる人にだけデータを見てほしいはずです。
また、従業員のなかでもデータが見れる人と見れない人を区別したいと考えている人もいるでしょう。
そのため、データが確認できる人を限定できるシステムを使えば、情報が漏洩する心配もありません。
データが閲覧できる人を、業務に関係している従業員だけに絞れば、漏洩する原因も狭めることができます。
ウイルスが付着しないこと
ウイルス感染により、情報が漏洩することは多々あります。
ウイルスは、あらゆる場所で感染するリスクがあるため、信頼できないサービスを使うことは控えたほうがよいでしょう。
たとえば、転送サービスなどは他社のサーバーを利用して送付するもののため、ウイルスが付着していることに気づかない場合もあります。
ウイルスに感染してしまうと、添付したデータが盗み見られるだけではなく、感染した端末を踏み台にほかの媒体にもウイルスを伝染させる可能性が高いです。
被害が大きくなり、データ以外にもパソコン上に保存していたファイルが盗み見られてしまい、顧客情報も漏れるかもしれません。
そのため、ウイルスに感染するリスクの少ない方法で、データを送ることが大切です。
安全にデータを送る方法が求められる理由
安全にデータを送らなけばならない理由は何なのでしょうか。
安全にデータを送る方法が求められる理由について確認していきましょう。
情報漏洩のリスクがあるから
データが安全に送れないと、情報が漏洩してしまい企業の市場価値が下がる恐れがあります。
情報漏洩は、イメージが下がるだけではなく事業の存続も危険になり、最悪な場合倒産する可能性もあるためできる限り防止するべきです。
たとえば、機密情報が含まれているデータを、間違った相手に送るだけで情報漏洩となります。
些細なことで情報漏洩となり、実質的な被害がなくともブランドイメージを下げてしまうため、データは安全に送りましょう。
会社の信頼が下がるから
データを安全に送らなかったことで、会社の信頼度が下がります。
会社の信頼度が下がることは、事業を進められなくなるだけではなく従業員の仕事も失う可能性があるため、できる限り避けたいものです。
しかし、仮に情報が漏洩してしまった場合、会社の信頼度は下がってしまいます。
データを安全に送ることは、取引先からの信頼を得るために重要なことです。
会社の信頼度を維持、もしくは上げるためにも、安全にデータを送ることを大切にしてください。
第三者によるサイバー攻撃の対象となるから
データを安全に送れていない場合、情報セキュリティに関して脆弱であると判断され、第三者からのサイバー攻撃を受けることになります。
サイバー攻撃の対象となると、データが盗み見られるだけではなく、パソコン本体も攻撃対象となり、機密情報や個人情報すべてが漏洩してしまいます。
サイバー攻撃の対象となることは、自分だけではなく取引先や自社の従業員など、ほかの人にも被害が及ぶ可能性が高いです。
セキュリティを強固にしていることを、悪意ある第三者への証明ができるように、安全にデータを送ることを心がけましょう。
安全にデータを送る方法とは言えない方法
安全だと思い込み、今まで使用されていた従来の方法も多くあります。
しかし、これまで当たり前のように使っていた方法のなかでも、安全ではなかったことが方法もあることが分かってきました。
これまで安全と考えられていて実際に使っているもののなかに、安全にデータを送る方法と言えない方法がないか確認してみましょう。
PPAP方式の利用
PPAPとは、データを送る際にパスワードつきのZipファイルを送信し、送信後にパスワードを別のメールで送る方法です。
PPAPが定着している企業も多いですが、公的機関もPPAPの廃止を推奨しているようにセキュリティに問題がある方法です。
しかし、PPAP法がデータの共有方法として広まってしまい、セキュリティ対策がなされていないにもかかわらず、いまだに使っている企業は多いです。
PPAPは、以下の点においてセキュリティに脆弱な部分があります。
- 宛先を間違えた場合、盗み見られてしまう
- パスワードが簡単に見破られてしまう
- メールが盗聴される可能性もある
- マルウェアに感染することもある
PPAPを使っている企業は多いですが、セキュリティ対策には不十分であることを理解して、PPAPの代替方法を迅速に用意しましょう。
USBメモリの使用
USBメモリにデータを保管し、送付する方法もあります。
しかし、USBメモリはデータを削除しただけではUSBメモリ内からデータが削除されるわけではありません。
また、USBメモリのデータは簡単に復元されてしまう可能性も高いです。
仮に廃棄した場合、情報漏洩の可能性もあるため注意が必要です。
さらに、USBメモリは精密機器のため、慎重に扱う必要があり、USBメモリが壊れた場合、データの復元は不可能です。
USBメモリはデータを渡すという点では簡易ですが、安全に送れるわけではないため不向きと言えるでしょう。
データやファイルの郵送
CD-Rなどのディスクにデータを保存し、郵送で送る方法もあります。
しかし、郵送は紛失の恐れもあるため、必ず安全に送れる保証はありません。
また、郵送の際に傷がつくおそれもあり、傷がついたことでデータの確認ができない可能性もあるでしょう。
たとえ厳重に梱包し、追跡機能をつけていたとしても郵送は安全に送れるわけではないことも理解しておきましょう。
安全にデータを送る方法：パスワードを設定する
安全にデータを送る方法を考えた場合、どのような方法をとるべきでしょうか。
パスワードを設定する場合の、安全な送信方法について説明します。
ファイルを暗号化
ファイルにパスワードをつけて、暗号化して安全に送ります。
暗号化には、パスワード以外にソフトウェアの機能によって暗号化ができる場合もあり、1つのファイルだけを保護したい場合は、暗号化を使うのもよいでしょう。
しかし、ファイルの暗号化は機密性が高いとは言い切れません。
パスワードの共有をする際に、必ずセキュリティ性についても考えながら共有するようにしましょう。
圧縮して暗号化
ファイルを圧縮し、パスワードをつけて送信する方法です。
多くのファイルを格納したフォルダを圧縮すれば、一つのZipファイルになります。
Zipファイルにはパスワードを設定することができるため、ソフトウェアを利用せずとも保護することが可能です。
しかし、パスワードを共有する際はメールで送信することもあり、セキュリティレベルが下がる場合もあります。
パスワードを伝える際は、メールではなく違う方法で共有するなど、パスワードがばれないように対処することも大切です。
また、パスワード自体も推測されないような安全性の高いパスワードの使用が重要です。
安全にデータを送る方法：メール以外を使用する
パスワードをつける以外にも、安全にデータを送る方法はあるのでしょうか。
よくデータの送信に使われるメール以外の方法で安全にデータを送る方法として考えられるものを見ていきましょう。
ファイル転送サービスの利用
ファイル転送サービスを利用して、ファイルを送る方法があります。
転送サービスには無料と有料の2つのサービスがありますが、有料の転送サービスであれば、パスワードの設定だけでなく使用ユーザーの権限も設定することができます。
パスワードは、ブルートフォースアタックなどで簡単に見破られることもありますが、権限設定ができれば、見れる人が限られるためセキュリティリスクは下がります。
パスワード以外の方法でデータを安全に保護することもできるため、ファイル転送サービスを利用するのもよいでしょう。
しかし、ファイル転送サービスは他社のサーバーにデータを保存することになるため、自社管理はできません。
ファイル転送サービスを利用する場合は、運用方法についても考える必要があります。
クラウドストレージを利用
クラウドストレージは、近年多くの企業がPPAP法から移行しているサービスです。
利用ユーザーの権限を設定できるだけではなく、通信自体を暗号化することができるため、安心して使用することができます。
パスワードを設定する必要はなく、クラウドストレージのURLを教えるだけでよいため、メールから情報漏洩する心配もありません。
仮にURLを記載したメールが、第三者に届いた場合はURLの変更も可能です。
そのため、いつでも安心してデータのやり取りができる方法だと言えるでしょう。
安全にデータを送る方法ならクラウドストレージが便利
安全にデータを送る場合は、メールではなくクラウドストレージが最も便利です。
データやファイルの共有や保存をクラウドストレージに移行している企業も増えていますが、なぜクラウドストレージがよいのでしょうか。
クラウドストレージがおすすめできる理由について説明します。
第三者に見られるリスクが低い
クラウドストレージは、第三者に見られるリスクが非常に低いため安心できます。
理由は、以下のとおりです。
- 間違えた相手に送ったとしてもURLの編集ができる
- ユーザーの権限の設定ができる
メールでデータを送る場合、仮に間違ったものを送ると取り返しのつかないことになります。
しかし、クラウドストレージは送ったあとでもURLの編集ができるため、仮に間違った相手に送っても問題になることがありません。
さらに、ユーザーの権限設定もできるため、悪意ある第三者が盗み見る隙さえないところが、クラウドストレージがおすすめできる点です。
ユーザーの権限を設定できる
クラウドストレージはユーザーの権限を自由に設定できるため、管理がしやすいメリットがあります。
担当となる取引先だけが確認できるよう権限をつけることができますし、従業員のなかでも権限で区別することが可能です。
たとえば、フォルダごとに確認できるユーザーを切り分けることもできるため、ファイルを確認する人を自由に設定できます。
誰が見ているのかがはっきりとわかるため、情報漏洩を未然に防ぐことが可能です。
ウイルス感染の心配も少ない
クラウドストレージは通信が暗号化できるため、通信を盗聴される心配がありません。
そのため、ウイルスが付着する機会をなくすことができ、いつでも安心してファイルの共有ができます。
安全にデータを送る方法ならセキュアSAMBA
データは機密情報や顧客情報が含まれていることが多いため、安全に送る方法を確立させたほうがよいです。
メールなどでパスワードつきのファイルを送る従来の方法は、セキュリティレベルが低いため、クラウドストレージに移行している企業も増えています。
クラウドストレージは、通信が暗号化されているため盗聴される心配がなく、パスワードをつけずとも使用ユーザーの権限設定ができるため、簡単にセキュリティ対策が可能です。
クラウドストレージを導入するのであれば、セキュアSAMBAはいかがでしょうか。
セキュアSAMBAは、国産のクラウドストレージであり、安心してデータを預けることができます。
また、操作方法もシンプルなため、社内利用はもちろん、取引先と共有する際でも簡単に使用方法を教えることができるメリットがあります。
安全にデータを送る方法を探しているのであれば、無料から使えるセキュアSAMBAをぜひお試しください。
