バックアップ先としてや、社内外での資料の共有方法としてクラウドストレージの使う場面はたくさんあります。
クラウドストレージは、さまざまな媒体から確認することができ、非常に便利なツールですが、考えなく使ってしまうと容量がすぐに圧迫されてしまいます。
クラウドストレージがいっぱいになってしまうと利用できなくなるだけでなく、不具合が生じることもあるため、いっぱいにならない工夫や対処が必要です。
クラウドストレージがいっぱいになる原因と、クラウドストレージがいっぱいにならないための対策方法について確認していきましょう。
クラウドストレージがいっぱいになる原因
クラウドストレージがいっぱいになるのは容量に制限があるので普通のことではありますが、いっぱいになってしまうのには原因があるはずです。
クラウドストレージがいっぱいにすぐになってしまう可能性が高くなる原因を見ていきましょう。
容量の大きいファイルばかり保存している
クラウドストレージの容量に余裕がある場合でも、容量の大きいファイルばかりを保存していれば、クラウドストレージがいっぱいになりやすいでしょう。
容量が大きいもののをクラウドストレージに保管することが多いのであれば、圧縮してから保管するなどの容量を軽減する工夫などが必要です。
例えば、クラウドストレージの運用ルールの中に、「2GB以上のファイルは圧縮する」などと、具体的な制限を設ければ、容量が大きすぎるファイルの保管も少なくなるはずです。
利用しているクラウドストレージの容量にもよりますが、人によってはどの容量から大きいファイルだと判断するかが異なるため、運用の時点でルールを決めると良いでしょう。
整理をしていない
クラウドストレージの中を整理せずにいると、いずれはいっぱいになります。
例えば、既に必要のないものや、同じファイルが保管されている場合は定期的に削除することも大切です。
月に一度は整理する日を設けるなど、クラウドストレージがいっぱいになることを防ぐメンテナンスは重要です。
また、不要なファイルは保管しないよう従業員に徹底させることも大切です。
クラウドストレージ上に保管しているファイルも、一時的なものや長期的に保管が必要なものなど様々なものがあるでしょうから、ファイルの扱いのルールを決めておくといいでしょう。
クラウドストレージがいっぱいになる影響と弊害
クラウドストレージがいっぱいになると、どのような影響や弊害を及ぼすのでしょうか。
クラウドストレージがいっぱいになることの悪影響について考えましょう。
バックアップができなくなる
クラウドストレージがいっぱいになると、バックアップが難しくなります。
クラウドストレージは、ファイルの保管にも使えるもののため、大切な資料をクラウドストレージに保管している人も多いでしょう。
しかし、クラウドストレージの容量がいっぱいだと、バックアップができず、大切な資料の保管も不可能になります。
ストレージの動作が重くなる
クラウドストレージの容量がいっぱいだと、ストレージの動作が重くなります。
クラウドストレージには、ミーティングなどで使用する資料も多く保管してるはずなので、動作が重くなると確認することができません。
そのため、ミーティングを進めることが困難になり、業務が滞ることもあるでしょう。
また、クラウドストレージはさまざまな媒体から確認できる便利なツールですが、動作が重くなることで他の媒体からの確認が出来なくなる場合もあります。
クラウドストレージを利用している多くの従業員が、業務を進めることができなくなるため、ストレージ内がいっぱいにならないように日々調整しましょう。
最悪データが消えてしまう
クラウドストレージがいっぱいになると、最悪の場合自動でデータが削除されることもあります。
また、他の従業員が利用したいがゆえに、独断で削除してしまう可能性も出てきてしまいます。
大切なファイルが勝手に削除されてしまうと、業務が滞るだけではなく大きな損害がでる可能性も高いです。
仮に取引先との大切なファイルが削除されてしまうと、取引先とは今後取引ができなくなる事態を招いてしまうかもしれません。
クラウドストレージが不審な挙動をして、バックアップさえ全て削除してしまうことを防ぐためにも、ストレージは常に余裕を持たせる必要があります。
クラウドストレージがいっぱいにならないための対策方法
クラウドストレージがいっぱいにならないためには、どのような対策方法があるでしょうか。
常にストレージを快適に使うためにも、クラウドストレージがいっぱいにならないための対策を確認しましょう。
キャッシュの削除をする
クラウドストレージを使う際は必ずキャッシュの削除を行えば、いっぱいになることがありません。
また、不可解な挙動をする際も、キャッシュの削除で戻ることもあります。
クラウドストレージは多くのユーザーが利用するため、余分なジャンクファイルがたまりがちであり、不要なものは削除することが大切です。
不要なファイルは削除する
例えば、ファイルを新しく作り直したり、別の人が修正したファイルをいつまでも残すことで、クラウドストレージがいっぱいになってしまいます。
最新のファイルがある場合は、古いバージョンのファイルを削除したり、保存期間を設けて期間外のファイルは削除するなど、ファイルの保存方法のルールを決めることも大切です。
誰も必要としないファイルを「いつか使うかもしれない」「とりあえず保存しておこう」という不確定な条件で保存することは、危険なのでやめましょう。
ファイル保存のルールを設定する
容量の大きいファイルは圧縮して保管すると、ストレージに余裕を持たせることができます。
どこからが大きいファイルとなるのかは、人それぞれ判断基準が異なるでしょう。
そのため、クラウドストレージの使用ルールとして、具体的なサイズを指定すると良いです。
例えば、「2GB以上のファイルは圧縮して保管する」と定めると、ストレージがいっぱいになりにくくなります。
また、保存フォルダを一時的な保存先や重要なものなどを分けるだけで、整理などもしやすくなるので運用しやすいルールを決めるのは効果的です。
クラウドストレージがいっぱいになったらすべきこと
仮に、クラウドストレージがいっぱいになったら、何をするべきでしょうか。
対策を練っていても、クラウドストレージがいっぱいになることはあるため、対処法を見ていきましょう。
ストレージのプランを変える
クラウドストレージのサービスを提供している企業によっては、ストレージプランを設けています。
例えば、「100GBまでは月に1,0000円から」など、使える容量のサイズによって金額を変えている企業も多いです。
仮にストレージがいっぱいになり、どうやってもこれ以上の容量が必要であると判断した場合は、ストレージのプランを変更するといいかもしれません。
利用開始の前に、使用量などの算段はしていたでしょうが、利用をしていくうちに変わっていくことはよくあるので、状況に応じて検討しなおしましょう。
使用できる人数に制限をつける
クラウドストレージを使用している人数が多いと、使用容量も増えていきます。
そのため、使用できる従業員の数を減らすことで、物理的にストレージの容量を減らすことも可能です。
しかし、途中で使用できなくなると、困る従業員もいるでしょう。
そのため、運用開始時点で全員に使用させるのではなく、使用できるユーザーを決めてから運用することも重要です。
不要なファイルは削除していく
ストレージがいっぱいになった場合は、まずストレージ内にあるファイルを削除していきましょう。
不要なファイルがある場合は、先に削除すると、ストレージに空きが出るはずです。
しかし、慌てて整理をすると必要なファイルも削除する可能性もあるため、注意しなければなりません。
いっぱいになった時点で削除するのではなく、常に不要なファイルは残さないようルールを徹底することも大切です。
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クラウドストレージは、ビジネスを円滑に進めるために便利なツールです。
そのため、クラウドストレージの導入を考えている企業も多いでしょう。
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