企業活動をしていくうえで社内データはあらゆるものが増えていくことになるので、必然的に社内データ管理を行わなければなりません。
また、社内データは紙の書類もあれば、デジタルデータやファイルなどもあり、社内データ管理の方法も考えていく必要があります。
蓄積された社内データは、企業の資産ともいえる重要なものであるので、適切な管理方法が求められます。
社内データの管理方法や、社内データを管理する必要性について確認していきましょう。
社内データ管理とは
社内データ管理とは、社内で扱う膨大なデータを適切に管理することです。
扱うデータは企業によって異なりますが、大きく分けて以下のデータにわけることができます。
- 顧客情報や個人情報
- 自社で必要なデータや機密情報
このような社内に蓄積されるデータは、扱いだけでなく保管条件や公開範囲などさまざまな部分で適切に管理をする必要があります。
企業で必要とするデータを適切な方法で管理することが社内データ管理では求められるので、使い勝手の悪い管理方法では業務を滞らせてしまうだけでなく、情報漏えいなどのリスクも高まってしまいます。
例えば、社内データは以下の状態で管理されていることが望ましいです。
- 必要な人がアクセスして確認できる
- アクセス権限が適切に設定されている
- 関連のある情報が格納されている
- 最新情報がどれか一目瞭然になっている
- データの重要度によって扱いが適切にされている
これらのように必要なデータが適切な方法で保存され、情報として守られていたり、業務に役立たせられるようにしておくことが社内データ管理の役目です。
社内データ管理の必要性とは
社内データ管理は、なぜ必要なのでしょうか。
社内データ管理が必要とされる理由について確認していきましょう。
業務効率を上げるため
社内データ管理を適切な方法で行っていれば、業務効率を上げることができます。
例えば、業務上必要となるデータを適切ではない方法で管理していると、必要な情報を引き出すことができずに、業務が進まないなど無駄な時間を費やしてしまいます。
業務を円滑に進める際に重要なのは、円滑に情報を共有や活用ができるようにしておくことです。
適切に社内データ管理を行っていれば、データや情報をスムーズに扱うことができるので、業務効率が高まると考えられます。
大切な情報を守るため
機密情報が含まれる大切な情報は、適切な方法で管理する必要があります。
たとえば、重要な社内データが管理されておらず、誰も保管場所を知らない場合、そのデータは紛失したのと同然の状態です。
大切な情報の中に顧客の情報が入っていれば、紛失はインシデントとなり、取引先や顧客など多くの人に迷惑をかけてしまうだけでなく、トラブルに発展する可能性も否定はできません。
情報の紛失や漏洩は、自社だけではなく他社にも被害が及ぶため、社内にあるデータは適切に管理をする必要があります。
情報をすぐに提供するため
社内データ管理が適切におこなわれていれば、必要なタイミングですぐに情報を提供することができます。
業務を円滑に進めるためには、スピードが大切です。
データを探すことに時間を費やすのは無駄であり、業務が滞る可能性もあります。
また、情報を探す時間で取引先が別の会社に仕事を頼む可能性もあります。
獲得できた仕事を逃す可能性もあるため、データ管理は常に適切な方法で行うべきでしょう。
デジタル化を進めるため
クラウドサービスの普及が進んでいることから、デジタル化が推進されています。
多くの企業がアナログを脱却しており、電子でのデータ保存が当たり前となりつつあるのが現状です。
実際に、確定申告で必要な帳簿は電子帳簿保存システムが推奨されており、あらゆる面において電子化が進んでいます。
そのため、企業でもデジタル化は増加しており、大切な情報を紙で保管することは少なくなりました。
電子データとして保存していれば改ざんされることも、物理的に紛失することもなく、安心してデータを保存することができるでしょう。
デジタル化は、正しい状態でデータを保管する上で必要なことであり、社内データ管理はその一端を担っているとも言えます。
社内データの管理方法
社内データの管理方法はどのようなものがあるのでしょうか。
考えられる社内データの管理方法を見ていきましょう。
SFAを利用した社内データ管理
SFAとは、Sales Force Automationの略称で、営業活動を効率よく進めるために利用される営業支援システムです。
取引先ごとに進捗状況や情報を区分して保存することができ、ミーティング内容などの細かい部分までチームで共有することができます。
従来の営業活動は、個人で把握することがメインとされていましたが、SFAシステムを利用すればチーム全員が確認することができるため、情報の齟齬がなくなり、トラブルの発生を防ぐことも可能です。
SFAツールでは、例えば以下の情報を保管することができます。
- 取引先企業の情報
- 過去の取引状況
- 取引先企業の担当者名
- 進捗状況
- 営業担当者のノルマ達成率
営業担当のノルマ率や進捗具合を見える化することで、業務が円滑に進みます。
しかし、営業担当者が全て記入しなければならず、人によっては時間がかかることもあるでしょう。
CRMを利用した社内データ管理
CRMとは、Customer Relationship Managementの略称であり、顧客情報を管理できるツールです。
顧客とは、現段階で取引している人以外にも、一度利用してくれた人、さらに今後利用してくれそうな人も含まれています。
顧客の情報は企業によっては膨大にあり、一つにまとめるのは大変な作業のため、CRMシステムを利用している企業も多いです。
CRMシステムでは、以下の情報をまとめることができます。
- 顧客の情報
- 過去の状況
- 現段階で営業メールなどへの関心度（メール開封率とか）
- 顧客のこれまでの購買データなど
顧客に合わせた営業を行うことで仕事を獲得することもできるため、顧客情報をまとめることができるCRMはとても重要なツールです。
業務を進めるためにも、検討してみると良いでしょう。
一元管理できるツールで社内データ管理
業務や業種に特化したツールでも社内データ管理は可能ですが、広義に考えて一元管理できるシステムを利用するのも良いでしょう。
一元管理できるシステムを利用すれば、「どの部門の情報がどこにあるのか」が確認できるようになります。
業務を進める上で、他の部門の進捗具合を確認することは大切です。
また、他の部門の資料が必要になることも、業務上考えられます。
仮に必要になった場合、メールや電話でのやり取りで資料を送ってもらうのは、時間がかかってしまい無駄です。
そのため、一元管理できるツールであれば、どの部門の人でも資料を確認でき、必要な情報を得ることができます。
一元管理できるツールとしては、例えばオンラインストレージがあります。
オンラインストレージであれば、全てのデータを一つの場所に保管することができるため、「この資料はこの部門が持っている」という状況を無くすことが可能です。
さらに、オンラインストレージであれば使用者に権限を設定することもできるため、一元管理はしたいが管理者以外には見られたくない情報を守ることもできます。
一元管理できるツールは、さまざまな面において活用することができるため、まずは業種や業務に絞ったツールを使うのではなく、一元管理できるオンラインストレージを導入してみるのも良い方法です。
社内データの管理方法が適切ではないとどうなる？
社内データ管理の方法が適切でない場合、どのような影響があるでしょうか。
社内データの管理方法が適切ではない場合に考えられるリスクや悪影響について見ていきましょう。
情報漏洩の発生リスクが高まる
社内データ管理の方法が不適切な場合、簡単に情報が漏洩してしまうでしょう。
データは適切な方法で管理しなければ危険な状態に晒されてしまい、ウイルスなどの悪意ある攻撃により流出してしまいます。
仮にデータとして保存していた場合でも、適切なツールに保管するのではなく、デスクトップに保管しているだけでも危険です。
紙としてデータを保存している場合も同様に、紙の書類は保存が不適切であれば簡単に消失や流出してしまいやすいものです。
貴重な社内データが漏洩しないように守り、業務を円滑に進めるためにも適切なデータ管理方法が大切です。
データの紛失につながる
不適切な管理方法の場合、データの場所が分からず紛失してしまう可能性が高まります。
適切な場所に保管されていないデータは、紛失したとみなされてしまったり、誤って削除してしまうこともあるかもしれません。
データの紛失は、非常に重いインシデントと捉えるべきです。
紛失したデータが機密情報などであれば大きなトラブルにつながってしまうなど、危険な状態につながってしまうでしょう。
そのため、社内データは適切な方法で管理するべきであり、紛失や漏洩などが起こらないようにしなければいけません。
社内データの管理方法を選ぶポイント
社内のデータ管理をする際に、どのような観点から管理方法を選ぶべきでしょうか。
自分たちに合った社内データの管理方法を選択するためにもポイントを確認していきましょう。
保存するデータに適した方法を選ぶ
社内データを管理する際、そもそもどのデータを保存したいのか考えましょう。
例えば、顧客情報を保存したいのか、社内全体の業務状況を管理したいのか、資料を管理したいだけなのか、目的が異なれば管理方法も異なります。
まずは、目的となる「どのデータを保存したいのか」という点に着目し、管理方法を選択しましょう。
顧客情報や取引先情報など、業務にこだわったデータ管理をしたい場合は、業務特化のツールを選ぶと使い勝手が良いです。
セキュリティレベルは高い方法を選ぶ
社内データ管理をする際、もっとも重要なことがセキュリティ関連です。
データを管理したところで、セキュリティレベルが低ければ簡単に情報が漏洩してしまいます。
情報の漏洩は取引先に迷惑がかかるだけではなく、自社の価値や信頼度も下げてしまい、デメリットでしかありません。
まずは、確実にデータが保護できるツールなのかを確認しましょう。
何に使いたいのかで選ぶ
社内データ管理を行い、管理している情報を何に使いたいのか、考えましょう。
例えば、チーム全体で共有したい場合は共有できる機能がついているツールを選ぶべきです。
共有したいのではなく、個人がまとめるために使いたい場合は、共有機能がついていないまとめやすいツールを利用するか、共有範囲を決められるツールを選ぶこともできます。
実際に管理したデータを、業務で何に活用するのかで、選ぶ管理方法も異なるでしょう。
社内データ管理にオンラインストレージのセキュアSAMBA
デジタル化が進むなかで、社内データ管理は安全性の面や業務効率の面でも適切な方法を選択する必要があります。
業務特化のツール以外にも、一元管理が可能なオンラインストレージなど、社内データ管理に活用できるツールはさまざまあります。
仮に、資料を一元管理したいだけの場合は、セキュアSAMBAを導入してみてはいかがでしょうか。
セキュアSAMBAは国産のオンラインストレージのため、セキュリティレベルも高く安心してデータを保管することができます。
また、ユーザーの権限をつけることもでき、保護したいデータを保護することも可能です。
オンラインストレージで社内データ管理を進めたいと考えた場合は、無料で試せるセキュアSAMBAを検討してください。
