社内ファイル共有や社内情報共有の方法はさまざまありますが、クラウド利用の導入が進んでいます。
クラウドはどの場所からでもアクセス可能な便利なツールであり、社内でのファイル共有や情報共有に効率的に活用できるからです。
社内ファイル共有や社内情報共有にクラウドを利用する効果とクラウドを利用した社内ファイル共有の方法について詳しく見ていきましょう。
社内ファイル共有や社内情報共有に使えるクラウドとは？
社内情報共有や社内ファイル共有とは、社員が各個人でもっている情報や社内で必要なものを集めたり、任意の相手に共有することです。
情報がバラバラに保管されていると、必要な情報を誰が持っているのか分からないだけではなく、コミュニケーションに不備が生じてしまう可能性もあります。
情報共有をすることは業務を進めるうえで重要なことなので、社内ファイル共有や社内での情報共有を適切にする必要があり、クラウドを利用することで適切な共有を行うことができるようになるでしょう。
クラウドとは、インターネットを繋げることでオンライン上で作業ができる仕組みのことであり、大きく分けると以下の種類があります。
- ソフトウェアのクラウド
- 開発環境のクラウド
- データ保管のクラウドストレージ
特に、IT企業だけではなく、一般的な企業でも使われているのが社内で使用できるクラウドの一種、クラウドストレージです。
クラウドストレージは、オンライン上でファイルやデータを保管するスペースのことであり、クラウドストレージを利用すれば、社内の情報共有やファイル共有もオンライン上で保管することができます。
オンライン上で保管すれば、いつでもどこでも確認することができるだけではなく、情報漏洩を未然に防ぐことも可能です。
また、クラウドストレージを利用することで、簡単に情報共有を行うことができ、従業員も安心して使うことができるでしょう。
そのため、クラウドを利用した社内ファイル共有や情報共有方法としてクラウドストレージの利用が拡がっています。
社内ファイル共有や情報共有にクラウドが選ばれる理由
これまで社内ファイル共有や情報共有の方法として、メールやUSBメモリが使われていましたが、クラウドの利用が拡がっています。
社内ファイル共有や社内情報共有にクラウドが利用される理由を見ていきましょう。
共有相手を選択できる
クラウドを利用したクラウドストレージは、データを格納するためにインターネット上に設置されたスペースです。
個人のパソコンの中だけに保存するのではなく、共有範囲によって複数人が確認できるようになるので、情報やファイル共有が可能になります。
クラウドストレージ以外を使用して情報共有を行う場合は、複数回共有しなければならなかったり、間違えて共有した際の対処も厄介です。
クラウドストレージのように、保管する場所や相手を決めることが簡単にできる方法であれば、手間もなく安全性も高まります。
場所にとらわれずに利用できるため
USBメモリやメールなどを利用しての社内ファイル共有は、基本的には職場でなければ確認することができません。
これらの方法は非効率であるとともに、出先で確認や対応ができないだけでなく、フルリモートワークやテレワークという働き方の妨げにもなってしまいます。
社内情報共有やファイル共有は、どんな場所でもどんな時でもできるように調整する必要があるため、クラウドが利用されています。
クラウドストレージを利用すれば、自宅からでもアクセス可能になり、これまで職場でしか出来なかった仕事が自宅でもできるようになり、テレワーク導入のためにも利用を開始した企業も少なくありません。
情報漏洩・流出を抑制したいから
クラウドサービスのなかにはセキュリティレベルが非常に高く、情報漏洩や流出を防ぐために効果的なものもあります。
従来利用されていた紙での保管はいつ紛失するか分からず、情報漏洩の危険に常にさらされている状態といえます。
また、USBメモリや外部ストレージでの保管も、いつ第三者に盗み見られるかわからない状態のため情報漏洩に常に気を付ける必要があります。
セキュリティが担保されたクラウドストレージサービスであれば、通信やファイルが暗号化されるため第三者に盗み見られる心配もなく、紛失する恐れもありません。
ファイルや機密情報を共有したいだけではなく、セキュリティを確保するためにクラウドストレージを活用している企業も多いです。
しかし、すべてのクラウドストレージが安全というわけではないので、ビジネス利用を考えているのであれば、セキュリティ内容が充実したクラウドストレージを選ぶ必要があることは覚えておきましょう。
社内ファイル共有・社内情報共有にクラウドを使う効果
社内ファイル共有や社内情報共有にクラウドを使うことで、どのような効果があるのでしょうか。
考えられる効果について確認しましょう。
業務効率が上がる
クラウド上の保管庫であるクラウドストレージを利用することで、情報の置き場所が確定します。
そのため、探す手間を省くことができ、業務効率を上げることが可能です。
情報が乱雑に保管されていると、探す時間がかかってしまい業務効率を下げてしまいます。
業務効率が下がると残業時間が長くなったり、休日出勤をすることにもなってしまい、従業員にとってデメリットです。
クラウドストレージを導入することで業務効率を上げ、快適な仕事環境を構築することも、クラウドストレージの効果と言えます。
情報を保護できる
クラウドストレージに情報を保管することで、強固なセキュリティのなかに情報を保管することが可能です。
クラウドストレージには通信が暗号化される仕組みをとっているサービスもあるため、機密情報も安心して保管することができます。
これまでの紙やUSBメモリ内での情報の保管では、セキュリティ保護はできていないといっても過言ではありません。
安全なクラウドストレージであれば、暗号化やログの確認もできるため、安全にデータの保護ができます。
リモートワークにも対応しやすい
クラウドストレージに限らずクラウドサービスの多くは、職場以外の場所からでもアクセスができるためリモートワークが可能になります。
従来のオンプレミスな対応だと、職場でしか情報やファイルの確認ができず、リモートワークに適していませんでした。
クラウドサービスを利用すれば、パソコンやスマートフォン、どの媒体からでもアクセスができ業務を続けることが可能です。
社外とも共有できる
社内だけではなく、社外の取引先と資料を共有したい場合でもクラウドストレージの活用ができます。
クラウドストレージのURLやパスワードを知っていれば、社内以外の人でも確認することができるため、メールを利用して情報共有する必要がありません。
多くのクラウドストレージは、利用ユーザーの権限をつけることができるため、特定の人物にだけ権限をつけることで、安全に情報の共有が可能です。
近年、メールなどによる情報共有は控えることが流行となっており、クラウドを導入している企業も増えています。
社外との共有をしたい際も、クラウドストレージを検討してみましょう。
さまざまな媒体で使える
クラウドストレージであれば、職場でのパソコン以外からでもアクセスが可能です。
たとえばタブレットやスマートフォンなど、自分の好きな媒体から中を確認することができます。
さまざまな媒体から使えれば、外出している先でも簡単に業務を進めることができ、取引前の手直しなどもできるでしょう。
リモートワークができるだけでなく、「外出先で少し確認したい」という悩みも解消できるため便利です。
ファイルの形式にこだわらなくて良い
クラウドストレージであれば容量をそこまで気にしなくても良いため、Zipファイルに圧縮する必要もありません。
メールなどで共有していた従来のやり方は、容量を下げるために圧縮することがありましたが、クラウドストレージは容量がパンクすることが滅多にないです。
そのため、容量の大きい状態のまま保管することができ、ファイル形式にこだわる必要がありません。
社内ファイル共有・社内情報共有にクラウドを使う際の注意点
クラウドサービスやクラウドストレージは非常に便利な面もある一方、利用する際は注意しなければならない点も多くあります。
クラウドのどの部分に注意する必要があるのか確認しましょう。
事前にルールを周知する
クラウドストレージに限らずクラウドサービスを導入したとしても、すぐに移行できるわけではありません。
従来のやり方とは異なるやり方となるため、まずは運用ルールについて作成しましょう。
運用方法は、クラウドに詳しい人材が作成するべきであり、仮に詳しい人がいない場合は、部門を立ち上げてルールを作成してください。
クラウドは便利なツールではありますが、使い方を間違えると危険な状態に情報をさらしてしまいます。
事前にルールを作成し、従業員に周知させてから運用を開始しましょう。
使い方などの研修をおこなう
クラウドのルールを作成したあとは、実際に使い方の研修を従業員におこないます。
使い方を知らない状態で放置しては、セキュリティレベルが下がってしまうでしょう。
運用開始する前に、全員の前で講習を開いたり実際に使いながら慣れさせる時間も大切です。
セキュリティリスクを上げない
クラウドサービスを利用したからといって、セキュリティリスクが確実になくなるわけではありません。
使い方を間違えてしまえば、いつでも情報は危険な状態となってしまいます。
また、クラウドサービスもすべてのサービスが安全であるということはなく、導入の際にセキュリティ要件や自社に適したサービス化を見極める必要があります。
クラウドだからと安心するのではなく、正しい使い方を覚えこませてセキュリティリスクを上げさせない運用をおこないましょう。
社内ファイル共有にはクラウドストレージのセキュアSAMBA
社内でのファイルや情報共有にはクラウドストレージがおすすめです。
クラウドストレージであれば、セキュリティレベルも高く安心して情報の共有ができます。
クラウドストレージの導入を考えている場合は、セキュアSAMBAはいかがでしょうか。
セキュアSAMBAは国産のクラウドストレージであるため、日本人にとって安心で、シンプルな操作性によりすぐに使い方も覚えられます。
すみやかに運用を開始したい場合は、誰もが直感的に使いやすいクラウドストレージを使うべきであるため、セキュアSAMBAは無料で試すことができるので、社内ファイル共有や社内情報共有のクラウド化を始めましょう。
