テレワークの広がりやデジタル化に伴いペーパーレス化が進む中で、オンラインストレージの導入は必要不可欠になってきています。
オンラインストレージを導入すれば、社内外でのファイル共有がとても効率的に行えるだけでなく、自動バックアップ機能を持つオンラインストレージなら、データの消失を防ぐこともできるでしょう。
しかし、自社に合わないオンラインストレージを導入してしまうと効果を得るどころか、コストの無駄やリスクの増大につながってしまう場合もあります。
適切にオンラインストレージを活用するためにも、オンラインストレージの導入のポイントを確認していきましょう。
オンラインストレージの導入方法
オンラインストレージとは、簡単に言えばネット上にある情報保管庫です。
主にふたつのオンラインストレージ導入方法を確認していきましょう。
自社でオンラインサーバーを用意する
自社でオンラインサーバーを用意し、その中にオンラインストレージを構築する方法です。
Nextcloudやowncloudなどのオープンソースソフトウェアを使えば、オンラインストレージを自社サーバー内に構築できます。
自社で構築するメリットは、オンラインストレージのカスタマイズが自由に行えることです。
導入コストは高めになりますが、長く使うことでランニングコストを抑えられる点も魅力です。
一方で環境構築を行うにはITスキルが必要になり、運用のメンテナンスやセキュリティ対策も自己責任で行わなくてはなりません。
オンラインストレージの導入をするというだけでなく、運用や保守の部分もに自社で担う必要があるので、これらの点も考慮する必要があるでしょう。
オンラインストレージサービスを利用する
オンラインストレージを提供している会社と契約し、オンラインストレージサービスを利用する方法は多く導入の際に選ばれている方法です。
契約型のオンラインストレージは、環境設定やセキュリティ対策が提供会社の方で整備済みとなっています。
オンラインストレージの導入は提供会社を選び必要な手続きをとることで完了となります。
また、導入前・導入後のサポートが受けられる場合もあり、初めてオンラインストレージを利用するという会社でも安心して使い始められます。
契約型のオンラインストレージは、初期費用があまりかからないため導入コストを抑えられる点にもメリットがあります。
ただサブスクリプション形式の料金体系が多いため、長期利用時にかかるコストを検討する必要はあるでしょう。
多くの会社が様々なプランでオンラインストレージを提供しているので、導入に際しては自社に合った提供会社やサービス選びが重要になってきます。
オンラインストレージの導入前に整理しておきたいポイント
オンラインストレージの導入を決定する前に、自社の現状について整理しておくことは最適な提供会社・プラン選びのためにとても大事です。
自社で構築する場合も整理は必要ですが、サービスを利用する場合もさまざまな部分で整理をしていく必要があります。
オンラインストレージの使用目的
まずオンラインストレージの使用目的は何なのかを整理しておきましょう。
オンラインストレージには、ファイルの保管だけでなく、共有や共同作業が容易であるといった特徴があります。
しかし、バックアップが主な目的なのか、リモートワークで共同作業をするために使うのかではオンラインストレージに求める機能性や容量が変わってきます。
バックアップ目的なら容量を重視すべきですし、ファイル共有を目的としているならアクセス権限の設定やアカウント管理機能に注目する必要があります。
サービスやプラン選びの重要な指標となりますので、使用目的はまずは明確にしておきましょう。
オンラインストレージの使用予定人数
オンラインストレージには、使用可能なユーザー数に制限があるサービスやプランがあります。
オンラインストレージを導入したら、何人で使う予定なのか、使用する人数が変化する可能性はないか、これらを考慮したうえで選定する必要があります。
容量もユーザー数も想定している上限に達してしまうとサービスやプラン変更をする必要が出てしまうので、余裕を持った想定で検討するといいでしょう。
オンラインストレージのリスク
オンラインストレージには、一定のリスクがあります。
オンラインストレージにファイルをアップロードすることは、社外にファイルを保存することだからです。
導入前に、オンラインストレージを使用するとどのようなリスクがあるのかを整理しておきましょう。
リスクを想定しておけば、そこからどのようにオンラインストレージを使えば安全なのか考えることができます。
例えば、オンラインストレージにアップすべきデータとすべきでないデータがあることに気づけるかもしれません。
また、各オンラインストレージに求めるべきセキュリティ対策やサポート体制も見えてくるでしょう。
従業員のITスキル・リテラシーのレベル
自社従業員のITスキルレベルはどれぐらいなのかも把握しておきましょう。
従業員のITスキルが低いと、高度な機能を持つオンラインストレージを導入しても使いこなせません。
オンラインストレージが難しいと感じた従業員が、USBメモリやPPAPなどのセキュリティリスクが高いファイル保存、共有方法を陰で使ってしまうのは大変危険なことです。
もし自社従業員のITスキルレベルが低い場合は、簡単に使える仕様のオンラインストレージを導入すべきです。
また、ITリテラシーについても考えておく必要があるでしょう。
仮に安全かつ手軽なオンラインストレージを利用していたとしても、ITリテラシーが低ければ、誤った使い方や危険な使い方をしてしまう可能性もあります。
オンラインストレージサービス・提供会社の選び方
現在は様々な会社がオンラインストレージを提供しています。
導入する際のオンラインストレージサービス・提供会社の選び方のポイントを確認していきましょう。
セキュリティ要件を満たしているか
オンラインストレージを導入する際に、特に考慮しなくてはならないのが情報漏洩リスクです。
オンラインストレージ提供会社や各サービスのセキュリティ内容は必ず確認しておくべき項目です。
オンラインストレージ特有のセキュリティリスクへの対応や自社セキュリティ要件の基準、セキュリティポリシーを満たしているかどうかなどは導入前に問い合わせておくといいでしょう。
データ容量と価格のバランスは良いか
各オンラインストレージサービスの差がもっともよくあらわれるのが、価格です。
多くのオンラインストレージはデータ容量に比例して価格が高くなる仕組みをとっています。
料金体系の多くはサブスクリプション形式となっており、買い切り型タイプは少ない傾向があります。
サブスクリプション形式のオンラインストレージなら、利用する期間は常に料金が発生してきます。
業務で十分使える容量のプランを検討しつつも、一方で予算内に収まるサービスかどうかも考えなくてはなりません。
データ容量と価格のバランスが良いもの、自社に適しているものを選びましょう。
ユーザー数は足りているか
オンラインストレージにはユーザー数無制限プランとユーザー数が決まっているプランがあります。
後からユーザー数が増える可能性があるなら、ユーザー数無制限プランの方が安心です。
少人数でしか利用しないことが決まっているなら、ユーザー数を抑えたプランを契約したほうがコストは抑えられるでしょう。
提供会社の実績や信頼性はどうか
価格の安さだけでなく、提供会社の実績や信頼性を吟味して契約を検討しましょう。
サービスを継続させるだけの力がない企業は、途中でオンラインストレージの提供を終了させてしまうことがあるからです。
オンラインストレージには、多くのデータが蓄積されていきます。
突然サービスが終了してしまえば、データ移行にとても時間がかかってしまうでしょう。
また、一度契約したオンラインストレージを他社に乗り換えるのは、非常に手間がかかります。
できるだけ長期間、安定して使えそうなオンラインストレージを選択しましょう。
拡張性はどうか
オンラインストレージには、拡張性が高いものを選びましょう。
業績を拡大したり従業員の数が増えたりすると、導入当時よりもたくさん容量が必要になるかもしれません。
現状にふさわしいプランだけでなく、アップグレード版にはどのようなプランがあるのか内容も確認しておきましょう。
リスクや災害対策はされているか
オンラインストレージを使えば外部にデータを保存できるため、社内で火事などの災害が発生してもデータを守れます。
しかし、地震など大規模な範囲で起こる災害では、データセンター自体が被害にあうことも考えられます。
このような場合に備えて、各社が災害対策（ディザスタリカバリ）、BCP(事業継続計画)を提示しているはずです。
例えば、データのスペアを異なる国に設置されたデータセンターに用意しておくのも災害対策のひとつです。
導入検討中のオンラインストレージには、どのようなリスクや災害対策が行われているのかを確認しましょう。
自社に合った制限機能があるか
オンラインストレージは、保存したデータに対するアクセスコントロールが可能です。
ただし、アクセスコントロールがどれだけ詳細に設定できるのかは各提供会社の機能によって変わってきます。
ただユーザーごとにアクセスを制限するだけでなく、グローバルIPアドレス、端末ごとにアクセスをコントロールできる場合もあります。
また、アカウントの管理方法も確認しておくと良いでしょう。
例えばアカウントの有効期限を設定できれば、契約期間が限定されている従業員、外注先などのアクセスコントロールがしやすくなります。
操作性はどうか
オンラインストレージを使う従業員が使用しやすいサービスを選ぶことも重要です。
使いづらいオンラインストレージは、従業員から「非効率的だ」と思われてしまう可能性があります。
このような状況は社内規定外のデータ共有方法を隠れて使おうとする「シャドーIT」の原因となりえます。
シャドーITは情報漏洩、アカウントの乗っ取りなど様々なセキュリティリスクを生みます。
高度な機能や価格の安さだけではなく、サービスが使いやすいかどうかも検討することが大事です。
スムーズなオンラインストレージ導入のためのポイント
オンラインストレージをスムーズに導入するためのポイントも見てみましょう。
いざ導入するオンラインストレージを決めたら、本格導入の前にやっておいたほうがいいこともあります。
無料プランがあるなら試しに使ってみる
無料プランが提供されているなら、まず契約前に利用してみることをお勧めします。
容量や価格などのスペックは料金表を見れば一目瞭然ですが、使い勝手は実際にサービスを利用してみないと分からないからです。
また、実際に触りながら説明を受ける機会などがあれば、操作をしながら気になる点を聞けるので効果的でしょう。
データの移行方法を考えておく
導入後は、社内のデータをオンラインストレージ上に移行する作業が必要になるでしょう。
データの数・量が多いほど、この作業にかかる時間は負担になります。
データの移行方法は、オンラインストレージ導入前にあらかじめ考えておくと良いでしょう。
また、オンラインストレージの提供会社にデータ移行の方法について相談してみるという手もあります。
オンラインストレージ取り扱いルールの策定と周知をする
オンラインストレージ上のディレクトリ構造やファイルの命名方法については注意が必要です。
従業員によってオンラインストレージの使い方がバラバラだと、データがどこにあるのか分かりづらくなります。
結果的にデータを2重、3重保存してしまい容量を無駄に消費しかねません。
アクセス権限の設定についても、各人が勝手に行うとセキュリティリスクが上がってしまいます。
このようなトラブルを防ぐためにも、オンラインストレージをどのように使うかというルールを策定することは重要です。
適切に運用するためのルールを策定したら、従業員に周知することも忘れないようにしましょう。
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オンラインストレージを導入する際は、自社の状況を整理し、適切なサービスを選ぶことが大事です。
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