オンラインストレージは、社内外でのファイル共有がスムーズになるだけでなく、企業にとって重要な資料等を一元管理できる面もあり、企業での利用が増えているサービスです。
ビジネス利用する際は特にオンラインストレージを安全に使う必要性があります。
安全なオンラインストレージを利用するのはもちろんですが、リスクを生まないためにもオンラインストレージの安全な使い方を確認していきましょう。
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オンラインストレージと安全に使うためのマインドセット
オンラインストレージは、インターネットに繋がっていればどこからでも利用することができるため、職場だけではなく出張や出先など、どのような場所でも利用できるメリットがあります。
オンラインストレージは、ファイルの共有や転送、バックアップなど様々な用途で利用ができるので、企業での導入も進んでいます。
オンラインストレージはインターネットを介して利用するものになるので、インターネットのリスクを考えたうえで、セキュリティレベルの高い環境で使う必要性があります。
例えば、無料のWi-Fiでオンラインストレージを利用しない、特定のデバイスからアクセスをさせるなどの、オンラインストレージを利用する上でのルールを決めておくといいかもしれません。
また、オンラインストレージといえどサービスごとに違いもあり、セキュリティ内容も異なります。
必ずしもオンラインストレージだから安心できるわけではないため、安全なサービスを選んだうえで安全な環境で利用するようにしましょう。
安全ではないオンラインストレージの使い方はあるか
オンラインストレージは利用しやすい一面も持っていますが、使い方によっては安全ではない使い方になることもあります。
安全ではないオンラインストレージの使い方や、不適切なオンラインストレージへの意識の持ち方について確認しましょう。
セキュリティレベルの低い環境で使用する
オンラインストレージは、通信が暗号化しているものもあるためセキュリティレベルが比較的高いです。
しかし、利用する側の環境がセキュリティレベルの低い状態では、いつ情報が漏洩するか分かりません。
在宅などでオンラインストレージを利用している人もいるかもしれませんが、在宅で使用しているネット環境が安全なものかどうか分からない場合もあります。
例えば、ネットのパスワードを簡単なものに設定していると、他人が勝手に使うこともあるかもしれません。
オンラインストレージを使う場合は、強固なセキュリティ環境で利用するようにしましょう。
バックアップを保存しない
オンラインストレージを利用することは簡単に言うと、外部のサーバーを借りてデータ等を預けている状態になります。
そのため、サービス終了時やサービスのトラブルなどが原因で、データが消失が起きてしまう可能性はあります。
バックアップを保存せず、大元のファイル等のやり取りをオンラインストレージを経由して行うと、消失してしまう恐れもあります。
そのため、オンラインストレージを利用して安心するのではなく、バックアップの保存をしつつ使う意識も大切です。
全て丸投げしては、オンラインストレージを正しく使うことができません。
あくまでも、業務を円滑に進める補助のツールとして、オンラインストレージを利用しましょう。
オンラインストレージを安全に使う方法：選定ポイント
オンラインストレージを安全に使うためには、安全なオンラインストレージを選ぶ必要があります。
オンラインストレージを選定する段階で気にするべきポイントについて、解説します。
二段階認証ができるか
オンラインストレージにログインする際に、二段階認証ができるかどうか確認しましょう。
二段階認証とは、はじめのログイン情報を入力したあと、本当に本人がログインしているのかどうか確かめるためのログイン方法です。
仮にログイン情報が流出してしまったとしても、二段階認証が設定されていれば、最終的にログインできるのは本人のみのため安心できます。
オンラインストレージはセキュリティレベルも高く安心できるツールではありますが、ログイン情報が流出してしまえば、簡単に第三者の侵入を許してしまうため、安全なセキュリティ機能が搭載されているか確認することも大切です。
データのバックアップは可能か
オンラインストレージは、外部のサーバーにデータを預けるツールのため、いつデータが消失するか分かりません。
バックアップ機能があるのか、サーバーが多重化されているのかなど、データ紛失時に対応するための機能があるのか確認しましょう。
バックアップに対応する機能がない場合、データを安全に保護できる機能がないとも言えます。
そのため、オンラインストレージを利用する際は、バックアップについて確認してから導入するようにしましょう。
利便性と安全性はどちらも優れているか
オンラインストレージは、インターネットに繋がっていればどこからでも利用できる便利な機能ではありますが、利便性だけが長けており、安全性が優れていない場合は利用しない方が良いです。
一方、安全性が高いものの利便性が劣っていれば、業務の効率を上げるためのツールであるオンラインストレージの効果を発揮することができません。
そのため、オンラインストレージを利用する場合は、利便性と安全性が優れているものを選ぶようにしましょう。
セキュリティ対策は充分か
第三者の侵入を防ぐことができ、簡単にはデータが漏洩しないセキュリティ対策がされているのか、確認しましょう。
例えば、通信が暗号化されていたり、ファイル自体も暗号化されている環境であれば、安心してデータを預けることができます。
さらに、二段階認証など、ログインできるユーザーに対するセキュリティ対策もされているか、ユーザーの権限が自由に設定できるのかも選定ポイントです。
万が一ログイン情報が漏洩したとしても、侵入を防ぐことができる対策がされていれば、安心して利用することができます。
オンラインストレージを安全に使う方法：利用者への対策
オンラインストレージを安全に使うためには利用者への教育も大切です。
従業員がどのような意識を持てば、安全にオンラインストレージを使うことができるのか確認しましょう。
データのバックアップをさせる
データのバックアップを必ずした上で、オンラインストレージを使わせるようにしましょう。
オンラインストレージにデータを預けておけば安心だと考えている人も多いですが、そもそもオンラインストレージは外部のサーバーにデータを預けるツールのため、バックアップをした上で使うべきものです。
そのため、従業員にオンラインストレージを利用させる場合は、必ずバックアップを保存させ、大元だけをオンラインストレージ上に保存させることのないように、使い方のルールを決めることも大切です。
ユーザーアカウント情報を漏洩させない
ユーザーのログイン情報を漏洩させないよう徹底しましょう。
情報の漏洩は、知らず知らずのうちに起きている可能性が高いです。
例えば、パスワードが簡単なものだと第三者に特定されやすく、勝手にログインされてしまうこともあります。
ユーザーの情報を漏洩させないためにも、パスワードなどは特定されにくい困難なものを作成させるか、企業側で用意するなど徹底させましょう。
フリーWi-Fiからオンラインストレージに接続させない
フリーWi-Fiは、あらゆる場所でインターネットを使えるため便利ですが、誰でも利用できることから、簡単に盗聴されてしまいます。
そのため、フリーWi-Fiを経由してオンラインストレージを利用させないようにしてください。
フリーWi-Fiはセキュリティレベルが低く、第三者による盗聴が行われるだけではなく、ウイルスに感染する恐れもあります。
ウイルスに感染すると、データが破損するだけではなく、オンラインストレージ内のファイル全てにウイルスが伝染することも考えられるため危険です。
オンラインストレージを利用する際は、必ず無料のWi-Fiではなく、セキュリティレベルが強固なネットワーク環境で利用するように徹底させましょう。
オンラインストレージを安全に使う方法：企業ができること
オンラインストレージを安全に使うために企業が行うべきこととはどのようなことがあるでしょうか。
オンラインストレージの導入を決め、運用や管理する側が意識するべきことについて確認していきましょう。
ユーザーの権限を設定する
ユーザーの権限を設定し、全ての従業員にデータの閲覧を許可させない環境を作ることができます。
また、部署間でも閲覧できるデータを調整し、データに適した人がデータを見ることができるよう、運営側が設定することが大切です。
オンラインストレージ上に全てのデータを保管し保護することはできますが、ユーザーの権限が設定されていなければ全てのデータが閲覧可能状態となってしまいます。
例えば、他部署所属の社員が、人事部のデータを見ることができてしまえば、自分の評価だけではなく他人の評価、さらには給与などの確認もできてしまい危険です。
さらに、閲覧権限のみを設定するのではなく、編集やコピーなどの権限も設定することで、適した人に適したデータが扱えるよう、企業側で調整しましょう。
ログを常に確認する
オンラインストレージを運営する場合は、使用したユーザーの動きなどのログを確認するようにしましょう。
ログを常に確認することで、従業員達がどのデータを見て、どのような行動をしているのかが分かります。
ログの中に、不審な動きをしている人がいれば迅速に対応することができますし、何よりも乗っ取られているかどうかを確認することも可能です。
オンラインストレージには顧客の情報や機密事項など、あらゆる情報が含まれているため、常に監視することでデータを守る行為に繋がります。
データの整理を行う
データの整理を行い、余分なデータを削除しましょう。
オンラインストレージを安全に使うためには常に整理整頓し、サーバーをパンクさせない状態を保つことも大切になります。
データが散乱していれば、業務効率が下がるだけではなく情報漏洩に繋がる可能性も高いため、データの整理は必ず行うようにしましょう。
例えば、月に一度はファイル内を整理し、同じファイルが2つある場合は削除するなど、オンラインストレージ内の清掃を行うことも求められます。
安全にオンラインストレージを使うならセキュアSAMBA
オンラインストレージの利用を検討している企業は、安全なオンラインストレージを選定することはもちろんですが、安全に利用できるよう工夫することが求められています。
オンラインストレージの導入を検討している場合は、セキュアSAMBAはいかがでしょうか。
セキュアSAMBAは、国産のオンラインストレージのため安全に使うことができるだけではなく、セキュリティ内容の充実度やシンプルな操作性から利便性も高い特徴があります。
オンラインストレージを安全に使うための第一歩は安全なオンラインストレージを見つけることがまず重要になりますので、多くの企業に利用されていてセキュリティ評価が高いセキュアSAMBAを試してみてください。
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