遠方の取引先とのやり取りや同じ会社でも拠点間、テレワークによる全国各地への社員間などで、遠隔でファイルを共有する必要がある場面は増えています。
迅速に遠隔へファイル共有をすることが求められる中で、適切な方法を選択する必要があります。
遠隔でファイル共有する主な方法を把握し、どの方法を使うべきか選択のポイントや注意点も確認していきましょう。
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遠隔でファイル共有をする機会は多く必要性も高い
デジタル化や多様な働き方が進む中で、遠隔でファイルを共有する機会はとても多くなっています。
遠隔でファイル共有する必要性を確認していきましょう。
顧客とファイルを共有
商品の説明や契約更新の手続きに際し、必ずしも顧客と会えるとは限りません。
スケジュール調整がうまくいかない場合はもちろん、遠方の顧客とはなかなか対面で商談しづらいものです。
このような場合は、オンライン上で営業活動やコミュニケーションをとる機会が増えています。
オンライン上で顧客とやり取りをする際は、遠隔でファイル共有をする必要性があることが多いといえるでしょう。
テレワーク中のファイルを共有
テレワークを実施している場合、顧客や取引先だけでなく、同じ会社の人間同士でも遠隔でファイル共有をする必要性があります。
テレワークは場所を問わず働くことができるのが利点ですので、遠隔地にいても滞りなく業務を進められるようにすることが求められます。
テレワークで業務を進める際には、多かれ少なかれ遠隔でファイル共有をする必要性が出てくることでしょう。
外注先とファイルを共有
社外の外注先に仕事を依頼する際も、遠隔からファイルを共有することになります。
オンライン上で遠隔から仕事関係のファイルを共有出来れば、会社の地理的条件に縛られず全国・全世界から外注先が選べるようになります。
また、フリーランスや副業をしている人も増えており、これらの方々もフルリモートで活動していることが多いので、必然的に遠隔でのファイル共有を行うことになるでしょう。
遠隔でファイル共有をする方法
遠隔でファイル共有する方法はたくさんあります。
それぞれの方法の特徴を理解して、状況に合った方法を選ぶことが重要です。
メールを使う
従来から使われてきた遠隔でファイルを共有する方法が、「メールへの添付」です。
メールを使ってファイル共有すれば、新しいツールを導入する必要も使い方を覚える必要もありません。
しかし、メールへ添付するファイルの容量には制限がある場合も多いです。
例えば、Gmailの場合は添付ファイルは最大25MBまでという容量制限があります。
また、大容量のファイルが添付されたメールは、受信ボックスの容量を圧迫したり、ダウンロードに大幅な時間を取らせたりと受信者側に迷惑をかけがちです。
加えて、メールでのファイル共有にはセキュリティ面でも問題があります。
例えばパスワード付きZipファイルをメールに添付するという行為が主流として利用されてきましたが、ウィルスを仕込まれる可能性が高い、そもそもセキュリティになっていないなどの理由から使用禁止という判断が多くされてきています。
メールでのファイル共有方法は、気軽には利用できるものの利便性の面でも安全性の面でもデメリットが多い共有方法といえるでしょう。
ファイル転送サービスを使う
ファイル転送サービスでは、容量の大きいファイルを比較的低コストで共有できるのが魅力です。
ファイル転送サービスでは、決められた場所にファイルをアップロードし、共有者にダウンロード用のURLを知らせることで共有が完了する仕組みです。
このようなファイル転送サービスは、一時的なファイルの受け渡しに向いています。
また、ダウンロードの際に許可手続きが必要な機能、ダウンロード回数に制限がある機能を持ったサービスを利用すれば、安全性を高められます。
ただし、ファイル転送サービスで共有した場合、ファイル上で共同作業することはできません。
さらには、共有したファイルのアップロード、削除、編集履歴などの記録（ログ）が追えない点や無料サービスの場合にはセキュリティが良くないものがあるなどデメリットがあります。
ビジネスチャットツールを使う
ビジネスチャットツール上では、メッセージにファイルを添付することが可能です。
例えば、テレワークや外注先とのやり取りにビジネスチャットを用いている企業も多いでしょう。
ビジネスチャットではコミュニケーションをとりながらファイル共有ができるので、どのような仕事の流れでファイルを共有したか後から確認するのも容易です。
特定のチャンネルにのみファイルをアップすれば、チャンネル外の人にはファイルを共有せずに済みますので、特定の相手や複数人へのファイル共有をする際も便利です。
グループウェアを使う
グループウェアの中には、機能の一環としてファイル共有ができる機能を備えているものがあります。
社内だけでなく社外の相手とのファイル共有も可能です。
ただし、グループウェアの機能は社内のコミュニケーション管理をメインとしているものが多いので、社外の相手とのファイル共有目的で導入するなら、別のツールの方が良いかもしれません。
ファイルサーバーを使う
社内ネットワークで使っているファイルサーバーは本来社内のみで利用するものですが、カスタマイズすることで外部からもアクセスできるようになります。
例えば、利用できるユーザーを制限したVPN(Virutual Private Network)というネットワーク経由で社内サーバーにアクセスするという方法があります。
他にもサーバー上に仮想デスクトップを設置する、事業者のサービスを利用してファイルサーバーをクラウド化するといった形をとることもできます。
オンラインストレージとは、ネット上に存在するファイルの保管庫です。
ファイルを特定の保管場所にアップロードしたら、保管場所のURLを相手に送るだけで簡単にファイルの共有ができます。
オンラインストレージは保存やバックアップ目的で利用されることもあり、容量が比較的大きいです。
そのため、大容量のファイルを共有する際にも使えます。
共有したファイルはストレージ上で共同編集できますので、テレワーク中の社員と一緒に作業したい場合に便利です。
また、共有した相手にファイルを編集されたくない場合は、「閲覧権限」のみを与えることが可能です。
途中でファイルの共有を中止したくなったときも、簡単に共有者の権限を削除できます。
有料や法人向けのオンラインストレージの中には、ログ機能や許可された端末からのみアクセスができる機能などを備えているものもあり、セキュリティ面でも安心です。
遠隔でのファイル共有方法を選ぶポイント
遠隔でのファイル共有方法は複数ありますが、その中でどのようなことを意識して方法を選択するべきでしょうか。
遠隔でのファイル共有方法を選ぶポイントを確認していきましょう。
安全性
なによりもまず、安全にファイル共有できる方法を選ぶべきです。
ビジネス上で共有するファイルには、社外秘の機密や顧客のプライベートな情報が含まれている可能性が高いです。
情報が盗まれる可能性は、できるだけ排除するようにしましょう。
例えば、共有相手をパスワードで認識できるようにする、ファイルにアクセスする端末を制限するなどの機能が使える方法を選ぶと良いでしょう。
また、ファイル共有には誤送信のリスクが付きまといます。
共有してはいけない相手にファイルを送ってしまったとしたら大問題です。
しかし、どんなに気を付けていてもヒューマンエラーは起こりうるものです。
このような誤送信に備えるには、簡単に共有設定を取り消せる方法が望ましいといえるでしょう。
導入・運営コスト
無料で利用できる共有サービスもありますが、ビジネスで使う場合はセキュリティや機能面が充実した有料サービスの利用を検討したいものです。
しかし、そのようなサービスを利用する場合は、導入コストや運営コストがかかってきます。
また、今まで使っていなかった新しいサービスやシステムを利用する場合は、整備の手間もかかります。
社員がサービスやシステムを使いやすいよう、説明会やマニュアル作りが必要になるかもしれません。
このような導入時の作業コストについても考えてサービスを選ぶようにしましょう。
ファイル共有目的
ファイル共有目的を明確にすると、選ぶべき共有方法が見えてきます。
例えばファイル共有をするのは、一時的なものなのか、あるいは長期間にわたるのかを考えましょう。
また、共有相手とファイルを共同編集する機会はあるでしょうか。
例えば、すでに完成済みの資料を顧客に一度だけ送るならメール添付などは便利な共有方法と言えますが、未完成の資料をテレワーク中のチームメンバーとともに編集していきたいなら、オンラインストレージを利用するか、社内サーバーをクラウド化するなどの方法を考える必要があるでしょう。
共有するファイルの容量
共有ファイルの容量によっては、使えない方法があるでしょう。
どの方法もサービス提供会社によってどれだけの容量を共有できるかが変わってきます。
その中でもファイル転送サービスやオンラインストレージは、比較的大きなファイルでも共有しやすいです。
中にはファイル転送サービス、オンラインストレージ共に容量無制限プランを提供している会社もあります。
共有ファイルの容量を確認してから、方法を選んでみましょう。
ファイル共有者の属性
ファイル共有する相手の属性から共有方法を選ぶのも良いでしょう。
例えばテレワークしている社員などいつも同じ相手とファイル共有したいなら、チャットツールやグループウェアは便利です。
一方で見込み顧客など一時的な相手とファイル共有したいなら、メール添付やファイル転送サービスを使ったほうが効率的な場合もあるでしょう。
オンラインストレージは編集権限の設定ができるので、社内の同僚、社外の顧客を問わずファイル共有しやすいです。
遠隔でのファイル共有で注意したいこと
ファイル共有を安全ではない方法で行ったり、共有の際にミスが起きてしまうと情報漏洩につながってしまいます。
遠隔でのファイル共有での注意点を確認していきましょう。
共有相手を間違えていないか
ファイル共有時には、共有相手を間違えていないかをしっかり確認しましょう。
どのツールを使う場合も、誤送信リスクからは逃れられません。
オンラインストレージやファイル転送サービスは誤送信に気づいた時点で共有設定を解除できますが、その前に共有相手に中身を見られてしまった場合は手遅れになります。
共有ボタンを押す前に、今一度共有相手の確認をしてください。
共有時のルールが設定されているか
ファイルを共有する際は、どのファイルなら共有してもいいのかをルール化しておきましょう。
社内で作られた書類には、外部に漏らしてはいけないものが多々存在します。
また、共有前に上司が目を通し、承認するのが望ましいファイルもあるでしょう。
ファイル共有のルールを作成・マニュアル化し、情報漏洩のリスクを軽減していきましょう。
共有相手のセキュリティ意識は高いか
共有した相手から社外秘のファイルが漏れることもあります。
意図的に情報を流出させる相手もいますが、中にはセキュリティ意識が低いために共有したファイルの重要性を理解せず流出させてしまう人もいるでしょう。
これを防ぐには、共有時にメッセージで「ファイルは外部に漏らさないでほしい」と伝える、書類内に「社外秘」の印を入れるなどの注意喚起をあらかじめ行っておくことが考えられます。
また、業務委託先とファイルを共有するときは、秘密保持契約を結んで情報漏洩対策に備えることもできます。
遠隔でのファイル共有にセキュアSAMBA
遠隔でファイル共有するには、チャットツールやグループウェア、ファイル転送サービスなどの方法があります。
その中でもオンラインストレージはあらゆるシーンでのファイル共有に向いています。
共有ファイル上で共同作業したい場合にも便利なので、テレワークとも相性が良いです。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAは、端末認証や自動ログアウト、2段階認証システム機能が標準装備されており、セキュリティ面でも安心して使えるオンラインストレージサービスです。
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