取引先とファイル共有をする必要がある場合、取引先の個人情報や社内情報を守りつつ安全な共有方法を選ぶ必要があります。
取引先とのファイル共有にはどのような方法があるのでしょうか。
取引先とファイル共有する方法と、各方法の特徴や共有方法の選び方を確認していきましょう。
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取引先とのファイル共有の必要性
取引先とファイル共有が必要になる理由とはどのようなものがあるのでしょうか。
取引先とのファイル共有の必要性について考えてみましょう。
遠方の取引先とファイルを共有したい場合
取引先が近場にある場合は、取引に関する紙の書類を直接手渡して情報共有することが可能ですが、取引先が遠方の場合、手渡しで書類を共有するのは現実的ではありません。
また、共有する情報が紙で共有すること自体が適していないことも多くあります。
簡単に行き来ができない取引先とは、インターネットを経由し書類をファイルの状態で共有する方が効率的です。
取引先とリアルタイムでファイル共有したい場合
従来はファイルデータを紙に印刷して、郵送する方法が主流だったかもしれませんが、郵送では手間や日数がかかります。
また、書類が付くまでに、どのような流れで送られたものだったのか曖昧になってしまったり、紛失してしまったりする危険性があります。
取引先とすぐに情報共有をしたい場合は、ファイルを電子データのまま共有するとスピーディです。
ファイルをオンラインで共有すれば、ほとんどタイムラグなしに取引先側で確認できるからです。
取引先と共有したファイルを効率的に管理したい場合
取引先とやりとりする書類が多い場合、こまめに整理しておかないと後から確認しづらくなってしまいます。
また、取引先とのやり取りを分析したくとも、紙の書類上のデータは収集するのが困難です。
一方、ファイルデータを使った共有なら、検索もデータ収集もしやすいです。
やり取りするファイルの数が多くなっても、物理的な保管場所が必要ないので社内のスペースを圧迫しないのもメリットです。
取引先とファイル共有が必要になるシーン
取引先とファイル共有が必要になるシーンはどのような場面になるのでしょうか。
取引先とファイル共有が必要になるシーンの例を見ていきましょう。
取引先と発注や受注データを共有したいとき
商品の仕入れを行っている取引先、逆に商品を購入してもらっている取引先と受発注ファイルを共有する場合が考えられます。
いつ何の商品をどれだけの数受発注したのかをファイルで共有しておけば、取引先の方でも管理しやすいはずです。
取引先に新しい商品やサービスを紹介するとき
取引先に新しいサービスや商品を紹介するときは、それらのメリットをまとめたファイルを共有して魅力を伝えられます。
パンフレットや広告など紙の書類でプレゼンを行う方法もありますが、電子データであるファイルには紙にはできないアピール手段が用意されています。
例えば簡単なアニメーションやBGM、動画を使えば、商品やサービスの魅力をより高められるでしょう。
取引先と契約書を取り交わしたいとき
取引先とは、契約書を取り交わす機会も多いです。
契約書にはサインと印鑑が必要ですが、脱ハンコ化の動きも進み、オンライン上で署名をするシステムも生まれています。
契約書取り交わしも紙での郵送ではなく、契約書をデータ化したものをファイル共有し双方が確認するという流れも増えています。
取引先と一緒に仕事を進めたいとき
共同プロジェクトを行っている企業、あるいは業務委託先とは一緒に仕事を進めていく機会もあるでしょう。
そんなときは、仕事にかかわるファイルを共有していく必要が出てきます。
共有したファイル上で共同作業を進めていけるとより効率的に仕事が進むでしょう。
取引先とファイル共有する方法
取引先とファイル共有する方法を確認していきましょう。
それぞれの方法の特徴を理解して、適切な方法で取引先とファイル共有をするようにしましょう。
パスワード付きZipファイルをメールで共有する
最初に紹介するのは、パスワード付きzipファイルをメールで共有する方法です。
メールはビジネスの現場では定番のコミュニケーションツール、従業員も取引先も使い慣れているのは大きなメリットです。
大きなファイルは送信に時間がかかったり、送れなかったりする問題がありますが、zipファイルに圧縮すればサイズを小さくできます。
しかし、パスワード付きzipファイルの送信（PPAP）にはセキュリティリスクがあります。
パスワードを安全に送るのが難しいため、せっかくパスワードを設定してもファイルの内容が漏れる可能性が高いからです。
また、zipファイルはセキュリティソフトでスキャンできない場合があります。
実際にパスワード付きzipファイルを悪用したEmotetというウィルスも確認されており、zipファイルの取り扱いには注意が必要です。
このような理由からパスワード付きzipファイルは政府を含めて各企業で使用禁止の動きが出てきており、あまりおすすめできないファイル共有方法です。
ファイル転送サービスで共有する
次に紹介するのは、ファイル転送サービスを使ってファイル共有する方法です。
決められた場所にファイルをアップロードし、そのURLを知らせることで相手とファイルを共有できます。
ファイル転送サービスはサイズの大きなファイルでも送りやすいというメリットがあります。
ビジネスで使うならセキュリティ対策がされた有料サービスを使う方が安心ですが、比較的安価なプランも見つけやすいです。
ただし、ファイルを送るたびに設定が必要なので、同じ取引先と何度もファイル共有するには手間がかかる一面があります。
また、基本的にファイルの長期保存には向いておらず、保存期限が設定されていることが多いです。
取引先が期限内にファイルをダウンロードしない場合、リンクを再送する必要があります。
チャットツールで共有する
3つ目は、チャットツールを利用してファイル共有する方法です。
チャットツールの添付機能を使うと、取引先とコミュニケーションをとりながらファイル共有ができます。
チャットツールではグループ単位で会話ができるため、複数相手へのファイル共有もしやすいです。
デメリットとしては、取引先にも同じツールを使用してもらうこと、共有できるファイル容量が少なめなこと、共有者がファイルをどのように操作したのか履歴が残らないことがあげられます。
また、複数の取引先との連絡を同じチャットツールで行っている場合、誤った相手にファイル共有してしまうリスクがあります。
電子契約システムで共有する
4つ目は、電子契約システムでファイル共有する方法です。
この方法は、契約文書を共有する際にとても便利です。
電子データであるファイルは修正が容易なので、改ざんされたり、取引先以外がなりすまして契約書にサインしたりする危険性があります。
一方で電子契約システムは、本人性や非改ざん性を保証してくれるため、安全性の高いファイル共有方法となります。
ただし、契約書を取り交わす際に取引先が電子契約システムを受け入れてくれるかどうかは未知数です。
また、取引先によって利用している電子契約システムが異なると、契約書があちこちのサービスに分散して管理が煩雑になってしまう可能性が出てきます。
なおどのようなファイルを共有・管理できるのかはシステムによって違いがあるので、導入前に確認が必要です。
ビデオ会議ツールで共有する
5つ目は、ビデオ会議ツール上でファイル共有する方法です。
ビデオ会議ツールにはファイル共有機能が備わっているものが多くあります。
会議の相手とコミュニケーションをとりながらファイルを共有できるので、パワーポイントやエクセルファイルなどを使った説明がしやすくなります。
ただし、会議以外の場面でファイル共有するならわざわざビデオ会議ツールを使う必要はありません。
また、ツールの種類によっては共有するまでの過程が複雑で使いづらい時もあります。
オンラインストレージで共有する
最後に紹介するのは、オンラインストレージを使ってファイル共有する方法です。
オンラインストレージはオンライン上のデータ保管庫です。
オンラインストレージにアップロードした場所のURLを送信することで、簡単に取引先とファイル共有ができます。
オンラインストレージでは、「閲覧のみ」「編集可能」など共有相手の権限を設定できます。
ファイルの削除や変更履歴を後から確かめられるため、仮に共有相手が予想外の編集を行ってしまっても以前の状態に戻せます。
また、共有したファイルは共同編集が可能なので、取引先と一緒に仕事を進めていきたいときには非常に便利な方法です。
デメリットとしては、コミュニケーションをとりながら使うには別ツールと組み合わせる必要がある点です。
取引先とファイル共有する方法の選び方
取引先とファイル共有をする場合は、方法をこちらで指定できない場合などもありますが、安全な方法で共有をする必要性があります。
取引先とファイル共有する方法の選び方のポイントを確認していきましょう。
安全性の高い方法を選ぶ
まずは、安全性の高い方法を選ぶべきです。
取引先とのファイル共有中にウィルス感染がおこったり、情報漏洩が起きたりすれば、自社だけでなく取引先にも迷惑をかけてしまいます。
共有方法を選ぶ際は、サービスのセキュリティ対策をしっかりチェックして比較しましょう。
また、ファイル共有には誤送信リスクが付きまといます。
仮に誤送信しても後でアクセス履歴などが分かる、発覚したらすぐに共有が取り消せるような方法を選ぶと安心です。
共有場面で選ぶ
ファイル共有する場面によって、共有方法を選んでも良いでしょう。
契約書の共有に向いているのは電子契約システム、会議での資料共有ならビデオ会議ツールを使うと効率的でしょう。
また、取引先と一緒に共有ファイルを編集したいなら、オンラインストレージを選ぶべきです。
場面によって複数の共有方法を使い分けることも考えてみましょう。
使いやすさで選ぶ
共有方法を導入する前に、使いやすいかどうかシュミレーションしておくことは大事です。
どんなに良質な機能が揃っていても、使い勝手が悪く、操作するのが難しい共有方法は浸透しないからです。
自社従業員はもちろん、取引先にも使いやすいと感じてもらえるような共有方法を選択しましょう。
取引先とファイル共有する場合の注意点
取引先とファイル共有する場合、外部に社内情報を送信することになりますので慎重さが求められます。
取引先とのファイル共有の注意点を確認していきましょう。
共有してよいファイルかどうかを確認する
ファイル共有する前に、本当に取引先に共有してよいものなのかどうかを確認しましょう。
例えば、社外秘ファイルは基本的に会社の外に持ち出せない情報です。
ただし取引先が特別な契約をしている場合は、共有が可能な場合もあるかもしれません。
部下による安易なファイル共有を避けるためには、共有前の承認フローを決めておくと安心です。
共有後のファイルはどのように処理するかを決めておく
ファイルを共有した後の処理にも注意を払いましょう。
例えば一時的な取引しか行っていない相手が、いつまでも社内のファイルにアクセスできる状況はリスキーです。
「取引が終わったら共有を解除する」などの処置ができる共有方法を選ぶと良いでしょう。
ファイル共有後の情報漏洩対策をする
ファイル共有後に気を付けたいもう1つのポイントは、情報漏洩です。
取引先から受信した共有ファイルが、自社のミスで情報漏洩してしまうと信頼失墜につながる大問題となります。
取引先と共有したファイルについては、私的な端末にダウンロードしないなどのルールを決めましょう。
ウィルス対策ソフトの導入や従業員へのセキュリティ研修なども大事です。
取引先とのファイル共有にセキュアSAMBA
取引先とファイル共有する場合は、セキュリティ対策に細心の注意を払うべきです。
セキュアSAMBAは、ファイルの暗号化、詳細なアクセス制限など高いセキュリティ機能を持ったオンラインストレージです。
送信後のダウンロードリンクでも停止できるため、誤送信にも備えられます。
取引先と安全にファイル共有したい方は、無料から使えるセキュアSAMBAを試してみてはいかがでしょうか。
