経営目標や会社の将来像はもちろん、仕事の進捗率から社内行事のお知らせまで、社内で共有すべき情報は多々あります。
また、リモートワークの導入により社外にいる従業員と情報共有することもあるでしょう。
社内情報共有の方法はいくつもありますので、その中から自社に適したものを選部必要があります。
社内情報共有方法と社内の情報共有を効率的にするポイントについて確認していきましょう。
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社内情報共有方法を適切に選ぶ必要性
なぜ社内での情報共有方法を適切に選ぶ必要性があるのでしょうか。
社内情報共有方法を適切な方法で行う必要性を確認していきましょう。
共有方法を浸透しやすくするため
1つ目の理由は、共有方法を浸透しやすくするためです。
企業によって従業員の年齢やITスキルは異なります。
普段から使い慣れている（あるいはそれに似ている）ツールなら、導入後も抵抗なく使ってもらえるでしょう。
逆に言えば、新しいツールを使いこなすには時間がかかります。
効率的なツールを導入する場合でも「自社内の共有方法として浸透するかどうか」をしっかり検討する必要があります。
社内情報を適切な相手と共有するため
2つ目の理由は、社内情報を適切な相手と共有するためです。
社内で情報共有する相手は、いつも同じとは限りません。
例えば経営者と従業員間で情報共有したいこともあれば、従業員間のみでコミュニケーションをとりたい場合もあるでしょう。
また、社内でいつも顔を合わせるメンバーと情報共有する場合と、リモートワーク中の仲間にも情報を知ってほしい場合では自ずと選ぶべき方法が変わってきます。
効率化のため
3つ目は、業務効率化のためです。
社内情報を適切に共有できれば、仕事が効率的に進められます。
例えば「資料の作成ルール」を共有したい場合、プロジェクトメンバー一人一人にルールが書かれた紙を回していると非常に時間がかかります。
しかし、情報を一斉送信できれば、ルールを見たメンバーはすぐにでも資料作成に取り掛かれるでしょう。
このように適切な情報共有方法を選べば、仕事が効率的に進めやすくなります。
リモートワークをしやすくするため
4つ目は、リモートワークをしやすくするためです。
従来の社内情報共有は、会社のビル内にいる相手に情報を伝えればそれで終わりでした。
しかし、出先や自宅で仕事をするリモートワークが広がっている現代、社内での情報共有と言えども遠くの相手に情報を送る機会が出てきます。
リモートワークしやすい環境を整えるためにも、適切な情報共有方法を選ぶ必要があります。
共有情報を扱いやすくするため
5つ目の理由は、共有情報を扱いやすくするためです。
最もシンプルな情報共有方法は、口頭での伝達でしょう。
しかし、この方法では伝わった情報はその場限りのものとなり、あとで振り返ったり、その場にいない第三者に伝えたりするのに大変不便です。
後から振り返りやすい情報共有方法を選ぶ方が、共有情報を扱いやすくなります。
適切な方法を選べば、共有情報を蓄積してノウハウ集やマニュアル作りにも役立てられるでしょう。
社内情報共有の方法
社内情報共有方法として考えられるものにはどのようなものがあるのでしょうか。
それぞれの社内情報共有方法の特徴を確認していきましょう。
回覧板・ホワイトボード
回覧板やホワイトボードを使った情報共有は、昔から使われているとても手軽な方法です。
導入費用はほとんどかかりませんし、ITスキルに自信がない従業員でも使い方に迷うことはないでしょう。
ただし、デメリットも多く存在します。
まず、情報共有したい相手すべてが閲覧するまでに時間がかかってしまう点があげられます。
また、だれが情報を見たか分かりにくく、その場にいない人には情報共有しづらいです。
もちろん、リモートワークには不向きです。
ホワイトボードだと共有情報がすぐに消されてしまい、蓄積されないという問題もあります。
ミーティング
ミーティング（会議）も従来から存在する情報共有方法です。
最近ではオンライン会議が浸透し、リモートワークにも対応できる仕組みが整いつつあります。
ミーティングでは単なる情報共有のみならず意見交換もできるので、社内コミュニケーションを促す場としても使えます。
ただし、ミーティングで情報共有できるのは参加者に限られています。
オンライン会議と言えど会議時間にはパソコンの前にいる必要がありますので、会議の時間が空いていない人には情報共有出来ません。
不参加者もあとからミーティングの内容を参加者から聞くことはできますが、また聞き状態となるため情報伝達ミスの可能性も出てきます。
また、ミーティングで話された内容はその場に残りませんので、録画や議事録が必要になります。
メール
メールは、多くの社員が使い慣れている情報共有手段です。
テキストだけでなく画像ファイルなどを添付できるので、幅広い使い方ができます。
また、メールには一斉送信の機能（CCやBCC）があり、多数の相手に一気に情報共有できるというメリットがあります。
ただし、受信者がメールを見たかどうか送信者側では確認できません。
確実に情報が伝わっているのかどうかを知るには、受信者に逐一閲覧報告の返信をしてもらう必要があります。
顧客など社外の相手ともメールでやり取りするため、社内の共有情報のみをまとめて管理するのにはあまり向いていません。
グループウェア
グループウェアは、掲示板やプロジェクト管理機能、ワークフローシステム、オンライン会議システムなどがパッケージされたソフトウェアです。
社内の様々な業務に関する情報共有に向いています。
例えば、社内行事などの共有には掲示板、プロジェクトの進捗状況を共有するにはプロジェクト管理機能、といった使い分けが可能です。
ただし、多機能がゆえに従業員が使いこなせない場合もあります。
また、グループウェアを導入するには費用がかかってきます。
情報共有する場面が限定的なら、もっとシンプルでコストが低い手段を検討する方が良いでしょう。
ナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールは、社内のナレッジを蓄積するのに使えるツールです。
ナレッジマネジメントツールを使用すると、部署間の連携やスキルの共有がしやすくなるメリットがあります。
あとから共有情報を振り返りたい、共有情報を今後の企業活動に活かしたいという場合は使い勝手の良いツールと言えます。
ただし、ノウハウ共有をしたがらない社員がいると上手く浸透しないかもしれません。
特にノウハウを豊富に所有してくれるベテラン社員がこのような新しいツールを使ってくれるかどうかは未知数です。
また、導入に費用が掛かる点にも注意しましょう。
チャットツール
チャットツールは、おしゃべりをするような気軽さで社内情報を共有できるツールです。
メッセージにファイルを添付して共有することも可能です。
チャットツールには、グループ単位でメッセージの送受信ができるというメリットがあります。
社内全体に伝えたい情報と部署内だけで共有したい情報を分けたいときには、重宝です。
一方でメッセージは時系列で表示されるため、古い情報はどんどん下に流れていき過去の情報が振り返りづらいデメリットがあります。
手軽で使いやすいため、余計な会話が増えてしまったり、仕事時間外に連絡が頻繁に来てプライベートを侵食してしまったりする可能性も考慮すべきでしょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、ネット上に存在するファイルの保管庫です。
オンラインストレージ上のファイル置き場をURLとして送信すれば、第三者とファイル共有ができます。
文章、動画、画像など様々なファイルは、オンラインストレージにアップロードして共有可能です。
このように、オンラインストレージはファイルを介した社内情報共有に適しています。
また、共有されたファイルは複数の社員で同時編集できるため、リモートワーク中の社員と仕事を進めるのにも最適です。
ファイルにアクセスする相手は制限可能なので、社外からアクセスを試みる相手がいてもブロックできます。
ただ、オンラインストレージ上でメッセージのやり取りを行うのは難しいため、チャットツールやメールなどと組み合わせて使う方が便利でしょう。
なおオンラインストレージには無料のものもありますが、ビジネスで使う場合はセキュリティ機能が高い有料オンラインストレージを検討しましょう。
社内情報共有方法の選び方
社内情報共有方法を選ぶポイントを確認していきましょう。
社内情報を共有する目的から選ぶ
第一のポイントは、社内情報を共有する目的です。
定期的に情報共有する必要があるなら、定例ミーティングの場を利用するとよいでしょう。
しかし、ミーティングは時間が固定されてしまうので、日常的な情報共有には向きません。
従業員間のコミュニケーションを促進する目的で、手軽に情報共有がしたいのならチャットツールが便利です。
また、整理された状態のファイルを共有したいなら、オンラインストレージが適しています。
オンラインストレージでは、ファイルの保存場所も一緒に共有できます。
オンラインストレージ上のフォルダ内に整理整頓されたファイルをそのまま情報共有できるので、後から情報を探しやすいのです。
共有したファイルは同時編集が可能なので、リモートワーク中の従業員と共同作業したいときにも使い勝手が良いです。
ランニングコストから選ぶ
共有ツールの中には、ランニングコストがかかるものがあります。
無料で利用できるツールも存在しますが、機能制限やセキュリティリスクを考えると有料版を検討する必要があるでしょう。
有料ツールは費用が継続して発生するため、導入前に経費負担が重くなりすぎないものを選ぶようにします。
従業員のITスキルをもとに選ぶ
従業員のITスキルを考慮し、みんなが使いやすいツールを選ぶことも大事です。
企業によって従業員のITスキルレベルは変わってきます。
知的好奇心が旺盛で新しいサービスをどんどん取り込んでいこうとする企業風土なら、既存の形にとらわれない情報共有方法を取り入れても大丈夫でしょう。
逆にパソコンやスマートフォンに触った経験が少ない従業員が在籍している場合もあるでしょう。
その時は彼らに配慮した共有方法を選んだり、マニュアルや研修で使い方をしっかり伝えていく必要があります。
社内情報共有を効率化するポイント
社内の情報共有を効率化するためにはどのようなことを意識する必要があるのでしょうか。
社内情報共有を効率化するためのポイントを見ていきましょう。
共有ツールを組み合わせて使う
情報を共有する際は、必ずしも1つの共有方法に限定する必要はありません。
目的に応じて共有方法を使い分けたり、複数の共有ツールを組み合わせてデメリットを補ったりすることも可能です。
例えば、チャットツールでオンラインストレージ上のファイルURLを送信する方法があります。
こうすればコミュニケーションの中でファイル共有ができる上、ファイルを共同編集することも可能です。
共有のルールを統一する
複数の共有方法や共有ツールを組み合わせる時に注意したいのが、共有ルールがばらばらになってしまうことです。
ある人はメールで、ある人はチャットで情報共有すると、共有経路が分散して非効率的です。
「この情報はこのツールで共有する」というルールを統一して、社内の混乱を防ぎましょう。
だれと情報を共有できたか確認する仕組みを用意する
社内情報を共有する際は、だれと情報を共有できたかはっきり分かる仕組みを用意しておきましょう。
掲示板のようなアナログな方法でも、閲覧者がチェックを付ける名簿を置いておくだけで情報共有した相手が明確になります。
また、オンラインストレージのログ機能を使えば、ダウンロード履歴等を取得し、共有相手がファイルに対して行った動作までしっかり把握できます。
共有情報を整理整頓しておく
共有したい情報がバラバラに配置されていると、どれをいつ共有したのか分かりづらくなります。
これは後から情報を振り返る際にとても不便です。
共有する予定の情報、もしくは共有した情報は後からアクセスしやすいように整理整頓しておくようにしましょう。
紙の資料なら時系列にファイルで閉じる、データならばカテゴリ分けしたフォルダに配置すると良いでしょう。
古くなった共有情報は適時破棄することも大事です。
共有してはいけない情報を知る
共有してはいけない情報を知ることも、効率化ポイントの1つです。
例えば、プライベートで知った従業員間の個人情報や根拠不明な情報は、本当に共有すべき重要情報のノイズとなってしまうでしょう。
また、上層部内で留めておくべき人事情報などが一般社員に漏れてしまうケースも問題があります。
社員間のコミュニケーションは大事ですが、すべての情報を共有すればよいというものでもありません。
社内情報共有方法にオンラインストレージ
社内情報共有の方法の中でもリモートワークと相性が良く、アクセス管理がしやすいオンラインストレージは使い勝手の良いツールです。
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