ファイルを送付する方法として、ファイル転送やファイル共有などのサービスが増えています。
どのサービスも気軽にファイル送付に利用できるツールではありますが、ファイル転送とファイル共有の違いを考える必要があります。
また、ファイル転送には課題があるので、適切な方法や安全にファイル送付をするためにも、ファイル転送とファイル共有の違いとファイル転送の課題を確認していきましょう。
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ファイル転送とファイル共有の違いを理解する必要性
ファイル転送とファイル共有は、言葉は似ていますが全く違う意味を持ちます。
転送と共有という名前になっているだけで、共有していることに変わりはないと考えている人もいますが、名前の表現が異なるだけではなく中身の特徴も大きく異なります。
ファイル転送とファイル共有の特徴と違いは以下です。
- ファイル転送：ネットワークを通じて、ファイルを転送すること
- ファイル共有：複数のパソコンやユーザー間で、ストレージ内に保管されたファイルを共有すること
ファイルを送付するという意味では同じようなものと思うかもしれませんが、ファイルをアップロードする先や共有方法、さらに安全性などに違いがあります。
そのため、ファイル転送をファイル共有という意味で使っていると、安全性の担保ができずトラブルが発生する可能性も高いです。
一般的に、ファイル転送では転送をする際に盗聴される心配があります。
しかし、ファイル共有であれば盗聴される心配も少ないため、ファイル共有を選択し安全なファイル共有の方法で行う必要があります。
誤った使い方をしないためにも、ファイル転送とファイル共有の特徴や違いについて確認したうえで、適切な方法でファイルの共有を行うことが求められます。
ファイル転送とファイル共有の違い：行為としての違い
ファイル転送をする場合は、ファイル転送サービスを利用することが多いでしょう。
ファイル転送サービスとは、共有したいファイルを他社のサーバーにアップロードし、アップロードしたURLをメールで送付する行為を行います。
転送とは送信することであり、「ファイルそのものを直接相手に渡す行為」です。
一方、ファイル共有をオンラインストレージ等を使用して行う場合も、サーバー上にファイルをアップロードする行為には変わりありません。
しかし、ファイル共有は「ファイルをアップロードした場所を教える行為」であり、ファイルそのものを送ることではありません。
つまり、共有とはファイルを直接的に送るわけではなく、ファイルが置かれてある場所を教えることであり、ファイルそのものを送るファイル転送とは、行為において大きな違いがあります。
ファイル転送とファイル共有の違い：目的の違い
ファイル転送は、完成したファイルや目を通してほしいファイルを相手に送る場合に使います。
一方、ファイル共有とは、ファイルが置かれた場所に相手を案内する行為であり、ただファイルを見てもらうだけが目的になるわけではありません。
共有したうえでファイルの編集をするなど、ファイルを通してのやり取りやコミュニケーションがファイル共有の目的にあります。
さらに、ファイル共有によく使われているオンラインストレージは、通信の暗号化や利用できるユーザーを制限することが可能です。
そのため、セキュリティレベルを担保するために、オンラインストレージなどの方法を選択しファイル転送ではなくファイル共有を行う場合もあります。
ファイル転送とファイル共有の違い：サービスや方法の違い
ファイル転送ができるファイル転送サービスは、無料で利用できるものが多いです。
中には有料の法人向けのサービスもあり、大切なファイルを転送する際に利用することもできます。
ファイル転送サービスは、以下の通り使うことが可能です。
- 転送サービスのサーバー上にファイルをアップロードする
- アップロードした先のURLをメールで送信する
法人向けのサービスであれば、取引先への転送に利用することはできますが、ファイル転送は共有しているわけではなくあくまでも送りつけているだけになります。
転送したファイルにミスがあった場合は、さらに転送をし直さなければならないため、二度手間になることもあるかもしれません。
一方、ファイル共有で使われるオンラインストレージは、法人向けに提供している所も多くあります。
会社によって提供しているサービスにも違いがありますが、ほとんどの場合ファイル共有の使い方や共有方法は以下の通りです。
- サーバー上にファイルをアップロードする
- アップロード先でファイルを確認、編集をする
オンラインストレージでは一つのファイルだけではなく、容量が許される限り多くのファイルが保存されています。
共有先では、ファイルの閲覧だけではなく編集もできるため、ファイル転送のように何度もやり取りを行う必要もありません。
オンラインストレージを利用したファイル共有であれば、一度のやり取りで全てが完結できる点が、ファイル転送とファイル共有の違いです。
ファイル転送とファイル共有の違い：安全性の違い
ファイル転送で使われるファイル転送サービスと、ファイル共有に使われるオンラインストレージは、安全性が大きく異なります。
結論から先に言えば、安全度が高いのはファイル共有です。
理由として、ファイル共有ができるオンラインストレージのほとんどに、以下の機能が備わっていることが挙げられます。
- 通信の暗号化
- 利用できるユーザーを制限できる
- パスワードやログインIDが必須
- ユーザーごとに利用できる行動の制限ができる
オンラインストレージを利用したファイル共有であれば、上記のようにセキュリティレベルが高い機能が備わっており、機密情報が含まれているファイルでも安心して保管することができます。
そのため、社内だけではなく社外での取引にも多く使われており、どのようなファイルでも扱うことができるでしょう。
一方、ファイル転送の場合、ファイル転送サービスなどを使って他社サーバーにファイルを預けることから、情報漏洩のリスクが高いです。
さらに、一度でもURLが第三者にばれてしまえば、簡単にファイルの中身を見られてしまうことから、セキュリティリスクが非常に高いと言えるでしょう。
社外の取引先にファイル転送サービスを利用する場合は、セキュリティ面に不信感を抱かれることもあります。
ファイル転送サービスには、安全面におけるリスクが高いため、できる限り社内での使用にとどめておくことがおすすめです。
ファイル転送には課題やリスクがある
ファイル転送は、ファイル共有と比較しても課題点やリスクがあります。
ファイル転送に主に使われるファイル転送サービスにどのような課題があるのか、確認してみましょう。
情報漏洩のリスクが高い
ファイル転送サービスは、他社のサーバーにファイルを預ける点において、情報漏洩のリスクが非常に高いです。
仮に、他社のサーバー自体が流出した場合、自社で預けたファイルも漏洩してしまう可能性があります。
また、ファイルを転送する際はアップロード先のURLをメールで送付する必要もあり、仮にメールが盗聴されればファイルの情報漏洩は避けられません。
さらに、メールは送付先を間違えてしまうリスクもあり、確実にファイルを保護できるわけではなく危険です。
このことから、ファイル転送は情報漏洩のリスクが高く、100%安全なサービスとは言い切れないことが分かります。
期間が経つと削除される
ファイル転送サービスでは、ファイル共有とは異なりファイルの保管に期間が設定されていることが多いです。
保管期間が定められているのは、無料であったりサービスごとの制限などがあるので仕方がない部分もあるでしょう。
しかし、ファイルが転送されていることに気づいていなかった場合、再度転送してもらわなければいけません。
ファイル転送は、安全面などを考慮すれば社内や取引先を問わず業務で利用するのは避けた方がいいでしょう。
ファイル転送よりファイル共有にオンラインストレージを選ぶべき理由
ファイルを共有する際は、オンラインストレージがおすすめです。
ファイル転送と比較してファイル共有にオンラインストレージを選んだ方が良い理由を紹介します。
ファイルを安全に共有できるから
オンラインストレージでファイル共有をする場合、以下の理由から安全にファイルの保管や共有が行えます。
- 通信の暗号化
- 利用ユーザーの制限
- URLの無効化
- ウイルスを感染させない
オンラインストレージは、多くの会社がサービスを提供しています。
ほとんどのサービスでは、上記のセキュリティは有効化されていることが多いので、安心して使うことができます。
しかし、セキュリティ内容はサービスごとに異なるので事前に確認することは重要です。
グループごとに管理できるから
オンラインストレージでファイル共有をすれば、利用ユーザーに権限をつけることができます。
例えば、オンラインストレージに保管している全てのファイルではなく、一部のファイルのみを閲覧できるグループや、全てのファイルが閲覧できるグループなど、ユーザーごとに権限を変えることが可能です。
そのため、部署ごとに管理ができ、社内での業務も円滑に進めることができます。
他にも、取引先の会社ごとに管理もできるため、安心してファイルの共有ができるでしょう。
同時に編集できるから
オンラインストレージによるファイル共有の最も大きなメリットが、同時に編集できることです。
例えば、ファイル転送を利用している場合、ファイルを転送した後に修正箇所が見つかると、修正したファイルをさらに転送し直す必要があります。
しかし、ファイル共有機能を使えば、ファイルが保管されている場所でどこからでも編集することが可能です。
ファイル転送のように、何回もやり取りをする必要もありません。
二度手間がかかることもなく、誰がどこを編集したのかもわかるため、改ざんされるリスクも減ります。
ファイル共有であれば、ファイル転送のように送付して終わるだけではありません。
同時に編集することで、常に内容の確認もできるメリットがあり、ファイルの安全性を担保できるため、ファイル共有を使うべきと言えるでしょう。
ファイル転送より安全なファイル共有にセキュアSAMBA
ファイルを送付するには、ファイル転送サービスやオンラインストレージなど様々なツールが利用できます。
ファイル転送サービスは無料で使えるものも多くありますが、ファイルを安全に扱いたい場合はファイル共有の方法にオンラインストレージを選択しましょう。
何故なら、オンラインストレージには以下のメリットがあり、安全にファイルの共有ができるからです。
- 通信が暗号化している
- ファイルの編集が同時にできる
- 閲覧できる人を制限できる
オンラインストレージでファイル共有をすれば安全性が高く、機密情報の含まれたファイルでも保管することができます。
ファイル共有の方法を検討する場合、オンラインストレージ「セキュアSAMBA」を検討してみてください。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAであれば、操作性もシンプルでセキュリティも充実しているため、社内だけでなく取引先との共有にも利用できます。
より安全にファイルの共有を行いたい場合は、無料から試せるセキュアSAMBAを導入し、安全な共有方法を検討しましょう。
