共有フォルダは他のユーザーとファイルを共有することができる便利な機能です。
しかし、利用していく中で共有フォルダが乱雑になり、効率的な情報の共有やファイルの検索が困難になることがあるので注意が必要です。
共有フォルダの整理方法と共有フォルダの整理をすることの重要性、効果的な共有フォルダの整理ルールを解説します。
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共有フォルダを整理する重要性
共有フォルダの整理はなぜ重要になるのでしょうか。
共有フォルダを整理することの重要性を確認していきましょう。
ストレージ容量が限られているため
共有フォルダはファイルサーバーやNAS、オンラインストレージなどのストレージ上に作成されます。
ストレージには容量があって有限なので闇雲にファイルを配置して容量上限に達すると共有フォルダの利用ができなくなってしまいます。
セキュリティを強化するため
共有フォルダを整理することで、セキュリティが強化されます。
必要な人だけがアクセスできるようにアクセス権限を設定し、フォルダの内容やファイルの共有を適切に管理することで、情報漏洩やセキュリティ侵害を防ぐことができます。
ファイルを見つけやすくするため
共有フォルダが整理されていると、必要なファイルを迅速に見つけることができます。
フォルダ内のファイルが整然と配置されていれば、時間をかけずに目的のファイルを見つけることができるため、業務が効率化できます。
逆に、整理されていない共有フォルダでは、ファイルを見つけるために時間を無駄にすることになります。
作業の効率化のため
関連するファイルをまとめて整理することで、タスクの進行や情報の共有がスムーズに行われます。
また、適切なフォルダ構成やファイルの命名規則を設けることで、ファイルの取り間違いや混乱を防ぐことができます。
共有フォルダを整理するためにはルールの整備が必要
ルールを整備することで、共有フォルダ内のファイルやフォルダの配置、命名規則などが一貫性を持って行われます。
これにより、チーム全体で同じルールに従ってフォルダを整理することができ、操作ミスや非効率化を防ぐことができます。
また、ファイルの整理や検索が容易になり、情報の見通しを向上させることができます。
共有フォルダのルールを明確にすることで、チームメンバー間での情報共有やファイルの共有がスムーズに行われるため、共有フォルダを整理するためにはルールの整備が必要です。
共有フォルダの整理方法：フォルダ構成のルール
共有フォルダを整理する際のフォルダ構成のルールの具体例を確認していきましょう。
フォルダの単位を決める
プロジェクトやチームの単位でフォルダを作成する、ユーザーや顧客の単位で作成する、機能や目的の単位で作成する、時間や期間の単位で作成するなど、フォルダを作成する単位を定めましょう。
アクセス権限を設定したい単位にフォルダを作成することも有効です。
フォルダの階層を決める
無制限にフォルダ階層を作成すると、ファイルを探したり利用することが困難になるため、ある程度フォルダの階層についてのルールを決めておく必要があります。
シンプルで規則性のあるフォルダ階層にすると利用しやすくなります。
共有フォルダの整理方法：ファイル名やフォルダ名のルール
共有フォルダを整理する際のファイル名やフォルダ名のルールについての具体例を確認していきましょう。
ファイルの命名規則を決める
ファイルの名前は分かりやすく具体的にすることが重要です。
他の人が見たときに、内容や目的が一目で分かるような命名規則を選びましょう。
また、一貫性を持たせることが大切で、類似のファイルに対しては同じ規則を適用し、一貫性を保つようにしましょう。
例えば、日付やプロジェクト名をファイル名に含めるなど、統一的な命名規則を選びます。
ファイル名が長すぎると、ファイルを探す際に手間がかかるため、簡潔かつ効果的な名前にすることも大切です。
フォルダの命名規則を決める
フォルダ名の規則もファイル名同様に取り決めを行う必要があります。
プロジェクト名や部門名をフォルダ名に含めるなど、一貫性を持たせることが大切です。
また、プロジェクトフォルダなどはテンプレートの構成を決めておくと、プロジェクトが変わっても違和感なく共有フォルダが利用できるので便利です。
共有フォルダの整理方法：ファイル保管に関するルール
共有フォルダを整理する際のファイル保管に関するルール例や内容について確認していきましょう。
個人フォルダや一時フォルダのルールを決める
格納したいファイルがルールで定められたフォルダにあてはまらない場合やまだ正式に格納したい場合には、個人フォルダや一時フォルダを作成することがあります。
方法としては問題ないですが、個人が好き勝手に作りすぎるとせっかく整理したフォルダが台無しになります。
また、個人フォルダや一時フォルダと正規のフォルダにそれぞれに同じファイルがあるとどちらが最新のファイルなのかわからなくなるリスクもあります。
個人フォルダや一時フォルダの作成場所を指定したり、正規フォルダへ入れる場合は個人フォルダや一時フォルダから削除する、個人フォルダや一時フォルダは一定期間経過後は削除するなどのル―ルを決めておくと混乱が少なくなることが期待できます。
ファイルの保管期限を決める
再利用の可能性や業務の必要性、重要性に応じて保管期限を定めておきましょう。
ストレージの容量圧迫防止にもなり、不要な個人情報や機密情報などのファイルの削除は情報漏洩や不正アクセスを防ぐことにもなります。
また、企業や組織には法律や規制に従ってファイルを保管する期限が定められている場合があります。
例えば、税務関係の書類や法務関係の書類などは、所定の期間保管しなければならない場合があるので適切な法律や規制に従って、ファイルの保管期限を設定しましょう。
ファイルを削除するルールを決める
ファイルを削除しないとファイルの数は増えていきます。
不要なものをいつまでも残していると、いずれはストレージ容量が不足してしまいます。
フォルダやファイルごとに保管期限を決めて、期限を迎えたものは削除するかアーカイブ保存するかなど、古いファイルに対してのルールをしっかり決めましょう。
共有フォルダの整理方法：バックアップに関するルール
共有フォルダを整理する際のバックアップに関するルールの例を見ていきましょう。
バックアップファイルの保存場所
共有フォルダのファイルはバックアップを取っておかないと、万が一故障や災害・事故などが起きた際にファイルが消失してしまいます。
共有フォルダを作成しているファイルサーバーやNAS以外の場所にバックアップを取っておくことをおすすめします。
バックアップファイルの保存数
バックアップファイルも無制限に増やし続けていてはバックアップ先のストレージ容量を圧迫してしまいます。
過去のバックアップ履歴を保持することで、過去の状態に戻すことができるため、必要に応じた保存数を設定する必要があります。
また、日次、週次、月次などバックアップの頻度によっても保存できる数が異なるのでそれに合った保存数を設定する必要があります。
バックアップファイルの保存期限
バックアップファイルをどれくらいの期間保存しておくのか、保存数と合わせて決めておきましょう。
バックアップの保存先はオンラインストレージがおすすめ
バックアップで大切なことは異なるメディアで2重にバックアップをして、そのうち1つを遠隔地に保存するという3-2-1ルールを徹底することです。
また、バックアップデータには企業のあらゆる情報が含まれているため、情報漏洩への対策やデータ消失への対策などのセキュリティ対策も徹底して行う必要があることが注意すべきポイントとなります。
オンラインストレージは、インターネットを介してクラウド事業者から提供されるストレージを利用するサービスです。
クラウドサービスなのでストレージ自体は、クラウド事業者のデータセンターなどに設置されているため、3-2-1ルールにも適しています。
さらに、インターネットにさえ繋がっていればどこからでも利用できるので利便性にも優れているため、バックアップ先としてオンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージを共有フォルダとして活用しよう
オンラインストレージサービスであるセキュアSAMBAは社内外問わずに共有フォルダとして利用が可能です。
オンラインストレージは、どこからでもアクセスできることによる利便性向上はもちろん、機器の故障や災害などに備えるBCP対策にもなります。
セキュアSAMBAはアクセス経路とファイルが全て暗号化され、アクセス権の設定や端末認証、二段階認証などのセキュリティ機能も豊富でビジネスに安心して利用することができます。
共有フォルダとして、無料から使えるオンラインストレージであるセキュアSAMBAを検討してみてはいかがでしょうか。
