オンラインストレージを使えば、取引先とのファイル共有をスムーズに行えます。
さらに、セキュリティ対策がしっかり施されているオンラインストレージを活用することで、情報漏洩などのセキュリティリスクの軽減にもつながります。
オンラインストレージを取引先とのやりとりで活用できるシーンや、利用することで得られる効果・ツール選定のポイントを確認していきましょう。
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オンラインストレージを取引先と活用できるシーン
オンラインストレージを取引先と活用できるシーンは多岐に渡ります。
業務円滑化やセキュリティリスクを軽減させるといったメリットから、オンラインストレージを取引先とのやりとりで活用できるシーンを見ていきましょう。
プロジェクトの進捗管理
オンラインストレージを取り入れることで業務円滑化を計れると考えられるのは、プロジェクトの進行状況や進捗管理を共有するシーンです。
オンラインストレージを利用すれば、取引先とリアルタイムでファイルを共有でき、チーム全体での進捗把握をスムーズに行えます。
また、タスク管理も同時に行うことで見通しが立てやすく、手が足りていないところに人員を配置するなど、より効率的に業務を進めていけます。
複数人での同時編集機能もあり、一つのプロジェクトを何人かで進めるという場合にも役立つでしょう。
契約書や提案書など機密書類の共有
契約書や提案書などの重要書類を送信するシーンでは、セキュリティリスクを軽減させられるメリットがあります。
例えば、メールでの送付やチャットツールなどにファイル添付する方法だと、ファイルサイズ制限や誤送信などセキュリティ面での懸念があります。
オンラインストレージを用いれば、大容量のファイルを圧縮するなどの手間なく、なおかつ安全に送信できる可能性が高まるでしょう。
プレゼン資料やデザインデータなどの共有
プレゼンテーション資料やデザインデータは、データの容量が大きくなることが考えられます。メールなどで共有しようとすると、データを圧縮する必要が出てきてくることも多いでしょう。
オンラインストレージを使えば大容量データもそのまま共有できるため、共有するための面倒な手間を省けます。
また、共同編集などを活用すれば、取引先からの意見や修正依頼もすぐに反映でき、効率的な作業が可能です。
会議や打ち合わせ時の資料共有
会議や打ち合わせの際には、参加者全員に必要な資料が行き渡るようにしなければなりません。
オンラインストレージでは、事前に共有フォルダに資料をアップロードしておくことで、参加者が自分の端末で資料をかんたんに閲覧できます。
機密資料などを紙で持ち帰る、メールで送るなどしなくて済むため、情報漏洩などのセキュリティリスクの心配も限りなく少なくできるでしょう。
オンラインストレージを取引先とのファイル共有に使う効果
オンラインストレージを取引先とのファイル共有で利用すると、業務効率化や情報漏洩リスクを軽減させられるといったメリットがあります。
オンラインストレージを取引先とのやりとりに活用することで、どのような効果を感じられるのかを見ていきましょう。
必要情報を一箇所にまとめて時短につなげる
オンラインストレージを取引先とのファイル共有に利用することで、やりとりに必要な情報を一箇所にまとめて共有できます。その結果、時短効果を感じられるでしょう。
こっちはメール、あっちはチャットツールなどとファイルの容量や内容によりバラバラな場所にデータを共有すると、どこに何が送られてきているのかわからなくなってしまいます。
USBメモリなど物理的な外部メモリを使用すれば、紛失からの情報共有の危険性も考えられ、安全な情報共有の実現とはいきません。
オンラインストレージに必要な情報がまとめられることにより、ファイルが散在することを防ぎ、情報へのアクセスがスムーズに行えます。
また、オンラインストレージでは過去のファイルや更新履歴を追跡できるものもあります。
これらにより、取引先との情報共有が円滑に進み、業務効率化から時短を実現させやすくなるでしょう。
共同編集やタスク機能でスムーズなやりとりを実現させる
オンラインストレージでは、共同編集やタスク機能があるものもあります。
これらの機能により、会議中などリアルタイムでも資料の編集を同時に行え、よりスムーズなやりとりを実現できる可能性が高まるでしょう。
また、コメント機能を活用すれば、意見や質問を直接ファイルに記載するといった活用方法も可能です。
わざわざメールなどで連絡を取り合い、資料に反映させるといった工程が省けるため、迅速なコミュニケーションが可能になります。
さらに、タスク機能を利用すれば、プロジェクトの進捗管理やタスクの割り振りがひと目でわかります。
タスクの期限や担当者を明確にすることで効果的なプロジェクト管理が実現され、無駄な時間を削減できるでしょう。
アクセス制限を活用して情報漏洩のリスクを減らす
オンラインストレージのアクセス制限機能を活用することで、セキュリティ面での安心感が高まります。
共有フォルダやファイルに対してアクセス権限を細かく設定することで、取引先と共有したい情報だけを公開するといった選択が可能です。
また、編集権限や閲覧権限の制限で、重要なファイルの情報を関わりのない第三者が誤って変更してしまうといったリスクも軽減できます。
アクセス制限で、決まった人しかファイルの閲覧やダウンロードをできなければ、第三者が容易に外部へ情報を持ち出すこともできません。
オンラインストレージのアクセス制限機能を活用できれば、取引先とのファイル共有において安全性を確保しながら、効率的なビジネスコミュニケーションが実現できるでしょう。
オンラインストレージを取引先と利用する際の選定ポイント
オンラインストレージを取引先と利用する場合、機能やコスト面を考慮して選定をしましょう。
これらが取引先とのやりとりに適していないと、不便を感じたり、コストがかさんでしまったりという結果になりかねません。
オンラインストレージを取引先と使う際の選定ポイントを見ていきましょう。
アクセス権限が設定できるか
取引先とオンラインストレージを共有する場合、アクセス権限設定ができるものを選ぶようにしましょう。
部署ごとに扱う情報が違ったり、役職などにより閲覧できる情報を制限したりするためです。
また、機密性の高い情報を扱う場合、限定的なユーザーだけにアクセスを許可することでセキュリティリスクの対策にもなります。
ログを残せるか
取引先とのファイル共有では、自社だけでなく先方の関係者も含めて、たくさんの人がオンラインストレージに出入りする可能性があります。
情報の更新や削除を行なうことがある場合、責任の所在をはっきりとさせておく必要があるでしょう。
お互いが信頼できる関係を作るためにも、誰がどのような行動を起こしたか、ログを残せる機能があることは重要です。
また、ログが残せると、誰がいつアクセスしたか把握しやすく、ミスの発見や情報漏洩の原因となる不正アクセスを早期に発見できるメリットもあります。
共同編集やタスク機能を使用できるか
共同編集やタスク機能が利用できるオンラインストレージを選ぶことで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになります。
どちらかが資料を修正し送り直すなどの工程があると、時間も負担もかかるでしょう。
ミーティングや商談などの場でそのまま資料の修正が行えれば、確認作業も容易になります。
共同編集やタスク機能があるとプロジェクトの効率化が図りやすく、スピーディーなやりとりが必要になる現場でも役立つでしょう。
幅広い年代が使いやすいか
自社内だけではなく取引先と使用する場合は特に、どのような年代の方とやりとりすることになるかがわかりづらい場合があります。
新しいツールなどの使用が得意ではないという方もいるかもしれません。
どのような相手でもできる限り負担なくスムーズなやりとりが実現できるよう、シンプルで直感的な操作性を持つオンラインストレージを選びましょう。
幅広い年代の取引先が利用しやすいことで情報共有の障壁が低くなり、オンラインストレージを取り入れやすくなると考えられます。
さまざまな端末から利用ができるか
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるオンラインストレージを選べば場所やデバイスにとらわれず、情報共有が可能になります。
取引先とのやりとりでは、オンラインミーティングだけではなく、実際にどちらかの会社に出向き商談を行うこともあるかもしれません。
さまざまな端末から利用できるツールを導入しておけば、どのような場所でも円滑なやりとりを実現できます。
利用者が増えたときにコストがどうなるか
社内外で利用するとなると、利用人数が大幅に増える可能性があります。
そのため、利用者が増えたときのコストがどうなるのかは確認すべきポイントです。
使用できる容量などで料金が決まっているオンラインストレージであれば、利用者が増えた場合でもコスト負担を抑えられます。
オンラインストレージの選定では料金プランや上限に注目し、企業ごとに適したものを利用できるようにしましょう。
強固なセキュリティ対策がされているか
オンラインストレージの選定でもっとも重要なのが、導入されているセキュリティ対策を確認することです。
データの暗号化や多要素での二段階認証・ログ管理・アクセス権限設定などの機能があることで、情報漏洩リスクを低減させられると考えられます。
強固なセキュリティ対策が施されているツールを選定し、より安全に取引先とやりとりできる環境を整えましょう。
オンラインストレージを取引先と使うならセキュアSAMBA
オンラインストレージはネット上にデータを保管するため、場所や利用端末を問わずに情報を共有できるツールです。
一つの場所にデータを保管できることから資料も探しやすく、アクセス権限やツール利用時の認証システムにより、強固なセキュリティ対策を実現できます。
取引先とは同じ会社内で仕事をしているわけではないため、情報共有の安全性や円滑化が難しくなります。
そのような課題を解決するのに、オンラインストレージは取引先とのファイル共有に対してメリットが多いツールです。
取引先とのファイル共有でセキュリティ面や効率化に懸念がある場合、利用を検討してもよいでしょう。
「セキュアSAMBA」が提供しているオンラインストレージは、取引先とも共有しやすい仕様になっています。
料金は利用容量によって異なり、ユーザーの人数に対した課金はありません。
また、ブラウザでの利用できるためソフトのインストールが必ずしも必要ではなく、導入しやすくなっています。
ドラッグ&ドロップでの簡単な操作やユーザー毎のアクセス権限・強固なセキュリティで、多くの企業が社内外のファイル共有に利用しています。
無料から利用できるセキュアSAMBAで、スムーズで安全性の高い取引先とのファイル共有を実現させてみてはいかがでしょうか。
