デスクトップにデータを保存するのは手軽で便利ですが、パソコンの性能やセキュリティに影響を与える可能性があります。
安全にデータを保存することを考えれば、デスクトップ保存を禁止しなければいけないこともあるでしょう。
デスクトップに保存するデメリットやデスクトップへの保存を禁止したほうがよいデータについて確認し、セキュリティへの意識を高めていきましょう。
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デスクトップに保存するデメリット
パソコンのデスクトップにデータやファイルを保存すると、セキュリティとパソコンの動作面に悪影響を及ぼす可能性があります。
デスクトップにデータを保存するデメリットについて確認していきましょう。
データを探しづらく仕事効率に影響が出る
デスクトップに保存しておくと、パソコンを開けてからすぐにデータへアクセスできる利点があります。
しかし、デスクトップに保存するデータが増えてしまうと、結果として探しているデータを見つけるのが困難になる場合もあり、効率化の観点からのメリットを享受できなくなります。
データ探しに時間がかかり結果的に仕事の効率が落ちることになるのは、データをデスクトップに保存するデメリットだといえるでしょう。
パソコンの容量を圧迫して動きが鈍くなる
デスクトップへデータを保存することは、パソコンそのものの容量を圧迫するだけでなく、パソコン立ち上げ時の大きな負担となる懸念があります。
パソコンは、まずデスクトップ上のデータを同期し立ち上がります。
そのため、パソコン立ち上げの際に負荷がかかるうえ、ログインに時間がかかることも多くなるでしょう。
パソコン本体に負荷がかかるとさまざまな処理や動作に影響を及ぼしてしまうなどのデメリットが生じます。
情報漏洩などセキュリティリスクが高まる
デスクトップに保存されたデータは、パソコンを開くとすぐにアクセスが可能です。
また、アクセス権限などの設定が難しいことや暗号化などといった問題も考えられます。
サイバー攻撃などでパソコンが乗っ取られ、悪意のある第三者により遠隔操作される可能性もゼロではありません。
そうなった場合、アクセスしやすいデスクトップにあるデータの情報は危険に晒されやすいでしょう。
これらの環境から、デスクトップに保存しているデータは、簡単に情報が盗める環境下にあるといえセキュリティ面でのリスクが高い保存先といえるのです。
自動バックアップができずセキュリティ対策が不十分である
デスクトップにデータを保存するデメリットとして、自動バックアップができないためセキュリティ対策が不十分になることが挙げられます。
データやファイルなどのバックアップが取られていないと、パソコンのトラブルや自然災害など何らかの障害が発生した際に、データの復旧ができないという状況になりかねません。
また、e-文書法や電子帳簿保存法に関わるような重要なデータを失えば、データの保護義務違反になる可能性もあります。
システム障害などの際にデータ復旧ができない点は、デスクトップに保存する大きなデメリットになりうるでしょう。
デスクトップに保存は禁止すべきなのか？
デスクトップへのデータ保存は手軽で簡単ですし、とりあえず保存する際などに利用することは多いでしょう。
しかし、利便性と引き換えにパソコンの動作やセキュリティ面でのデメリットがあるということを覚えておく必要があります。
主にパソコンの動作が遅くなることと情報漏洩によるセキュリティリスクが懸念され、作業効率が低下してしまう可能性やパソコン自体の不具合につながることも考えられます。
また、デスクトップ上に保存していた機密情報や顧客情報などの情報はセキュリティリスクが高い状態であるといえますし、もしも漏洩した場合には大きなトラブルに発展してしまうでしょう。
セキュリティ面が脆弱であることを考慮すると個人利用であればともかく、ビジネスで利用しているのであればデスクトップへのデータ保存は禁止すべきといっても過言ではありません。
特にデスクトップへの保存を禁止すべきデータ
リスクを考えると基本的にはデスクトップへの保存は禁止したほうがよいといえます。
しかし、すべてのデータを必ずしもデスクトップに置くべきでないかというと、そうではありません。
特にデスクトップへの保存を禁止すべきデータについて確認していきましょう。
容量が大きいデータ
写真や動画ファイルなど、容量が大きいデータはデスクトップに置かないのが賢明です。
これらのデータはパソコンの動作を遅くさせる原因となり、作業効率に悪影響を及ぼします。
パソコンの容量をダイレクトに使用するため、容量が大きなデータはオンラインストレージや外部ストレージなどを活用して保存することがおすすめです。
ファイル名に固有名詞などが入っているデータ
情報保護に対する意識は個人差があり、名前や固有名詞などの情報の取り扱いに強い危機感を持つ方もいます。
また、内容を特定しやすいデータ・ファイル名にすると見つけやすく業務効率がよい反面、内容がわかりやすいためサイバー攻撃などの標的になりやすいことも考えられます。
これらのことから、デスクトップ上に固有名詞入りのファイル・フォルダを置くことは避けたほうがよいでしょう。
保存が義務化されているデータ
e-文書法や電子帳簿保存法が制定されてから、電磁的記録として残しておくことが義務づけられたデータがあります。
文書の内容により保存期間の定めは異なりますが、数年に渡りデータを残しておかなければならない文書が多くなりました。
デスクトップでのデータ保存は、自動バックアップなどができません。
何らかのトラブルでデータが消えてしまうと、復旧は困難です。
保存が義務化されているデータは、特にデスクトップへの保存を禁止したすべきデータでしょう。
機密情報や個人情報に関わるデータ
個人情報や顧客情報といった機密性が高いデータも、デスクトップに置くべきではないでしょう。
デスクトップに保存されたデータは暗号化などできないため、第三者に見られるリスクが高く、情報漏洩の危険性があります。
これらのデータはパスワードで保護されたフォルダや暗号化や閲覧権限などが設定できるオンラインストレージへの保存が望ましいでしょう。
デスクトップに保存からオンラインストレージを活用しよう
デスクトップへのデータ保存は、パソコンの性能が落ちることやセキュリティリスクの観点からおすすめできません。
アクセスしやすく使いやすいように感じられますが、デスクトップへのデータ保存を見直すことで、パソコンの動作が軽快になり情報漏洩リスクも軽減できます。
特に大容量のデータや機密性の高いデータは、デスクトップへの保存を禁止すべきでしょう。
デスクトップ保存以外のデータ保存方法には、オンラインストレージがおすすめです。
法人向けオンラインストレージであれば、多要素認証や閲覧権限が設定できるだけでなく、ファイルを一箇所にまとめて整理できることで、効率化できるメリットもあります。
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