会社の規模が大きくなるほど、拠点の数は増えていくことが多いですが、拠点と拠点の間で、ファイルを共有する必要性が生まれてきます。
ビジネスや社内で扱うファイルの中には、社外秘のデータも多く含まれていることでしょう。
安全かつ迅速に拠点間でファイル共有を行うためには、どのような方法があるでしょうか。
拠点間でファイル共有するための方法と必要性を確認していきましょう。
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拠点間でファイル共有が必要になる場面
拠点間でファイル共有が必要になる場面とはどのようなものがあるのでしょうか。
拠点間でファイル共有が必要になるシーンや必要性を確認していきましょう。
本社と支社間でのファイル共有
本社と支社間でファイル共有する場面が想定されます。
例えば各地に散った支社からの売上データを本社に集めて分析することは、今後の商品やサービス展開の方向性を決めるために重要なプロセスです。
また、本社が契約書等のファイルテンプレートを作っており、支社で利用する場合もあるでしょう。
本社と支社の距離はある程度離れているものですし、国内でも遠方にあったり、海外に拠点がある場合もあります。
地理的に大きな距離がある拠点間でのファイル共有について考えておく必要があるのです。
異なる支社や部署でのファイル共有時
異なる支社や部署間でファイル共有する場合を考えてみましょう。
例えば顧客からの発注データを青森の工場と東京の生産管理部で共有したい場合、発注データを受け取った場所と工場、生産管理部という3つの拠点でデータ共有が必要になります。
また、プロジェクトにかかわる部署が多岐にわたる場合もファイル共有の問題が発生します。
例えば、Aビルにある企画開発部門で決定したデザインコンセプトを、Bビルにあるデザイン部門と共有する場合などが想定されるでしょう。
リモートワークでのファイル共有時
人材不足問題への対処や従業員のワークライフバランスを考慮する中で、リモートワークを導入する企業が増加しています。
リモートワークの場合、各従業員の自宅がそれぞれ仕事の拠点と考えられます。
リモートワークでファイル共有がスムーズに行われるかどうかは、仕事の効率を大きく左右します。
また、リモートワークでのファイル共有にはセキュリティ問題も付きまといます。
従業員個々人任せではない安全なファイル共有方法を会社側で考えなくてはなりません。
ファイルバックアップを複数作りたい時
ファイルを拠点間で共有し、ファイルデータを守る場面を考えてみましょう。
ファイルのデータが一か所にしか保存されていないと、災害や人的ミスによってファイルが破壊されてしまう危険性があります。
拠点間でファイルを共有しバックアップを作っておくことは、万が一のデータ破壊に備える方法のひとつです。
バックアップのためにも、拠点間でスムーズにファイル共有できる方法を確立しておく必要があります。
拠点間でファイル共有をする方法
拠点間でファイル共有をする方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
それぞれのファイル共有方法を確認して、拠点間ファイル共有の際には安全かつ効率的な方法を選びましょう。
メールにファイルを添付する
メールにはファイルを添付する機能があり、ドキュメントファイルやPDFファイルなどをメッセージに添えて簡単に送信できます。
メールはビジネスシーンで幅広く使われているため、新しいツールを導入することなく手軽にファイル共有が行うことができるでしょう。
しかし、メールに添付できるファイルの容量には制限があります。
大量のファイルをメールで共有するには手間がかかりますし、共有ファイルの編集内容をリアルタイムで共有できないという問題点もあります。
また、メールの送信先を誤ったり、送受信環境のセキュリティに穴があったりすると簡単に共有ファイルの内容が外部に漏れてしまいます。
メールによる拠点間でファイル共有をする方法は、手軽ですがデメリットやリスクも多くあることを理解しておく必要があるでしょう。
ビジネスチャットを利用する
ビジネスチャットには、メールのようにファイルを添付する機能が備わっています。
コミュニケーションの中でファイルの共有ができるという点では、ビジネスチャットはメールと同じように使えます。
一方でビジネスチャットの場合は、メールのようにいちいちアドレスを入力する必要がありません。
宛名を書く必要もなくスタンプなどで気軽にリアクションが取れるため、効率的にコミュニケーションが取りやすく、複数の相手と簡単かつ同時にファイル共有ができるというメリットもあります。
ただし、ビジネスチャットにも共有できるファイルの総容量に制限があります。
また、チャットで共有したファイルは、個々人がバラバラにダウンロードして管理することになります。
これでは、共有したファイルに対して複数のバージョンが生まれてしまうかもしれません。
さらには、チャットでは会話が時系列ごとに流れていってしまうため、過去の共有ファイルが埋もれてしまう、見落とされてしまうということも起こりやすくなります。
もちろん、安全な回線でファイルを送受信しなければ情報漏洩の危険性があるという点も、メールと変わらないということは意識しておく必要があります。
専用回線を引く
安全性を最優先するなら、拠点間に専用回線を引いてファイル共有する方法が適しています。
基本的にインターネットというのは不特定多数の人が共有している回線なので、様々なセキュリティリスクが存在します。
一方で、専用回線は拠点間に作られた直通の専用回線です。
専用回線でつながれている拠点間の情報には、安全にアクセスできるようになるでしょう。
セキュリティのみならず、回線も安定しているためビジネス上のメリットは大きいです。
しかし、専用回線を設置するための費用は大変高額です。
導入や運用、管理を行うにも専門家が必要であり、人的コストも必要です。
また、距離が延びる分だけコスト高になるので、遠い拠点間をつなぐには現実的ではないかもしれません。
VPNを使用する
専用回線を引く費用を確保できない場合は、VPNという選択肢を検討してください。
VPNは「Virtual Private Network =仮想プライベートネットワーク」の略称であり、インターネットを仮想化して専用回線のように扱う技術のことです。
もう少し具体的に言えば、公共のインターネットを利用しながら、専用回線を使っているような機能を持たせられるのがVPNなのです。
VPNを使って拠点間をつなげば、インターネットを利用するよりも安全に情報を共有できるようになります。
VPNの費用は専用回線を引くよりも安く、安全性を重視しつつもコストを抑えたい場合は検討に値するでしょう。
ただし、VPNを使うにもある程度の専門知識が必要になります。
従業員のITスキルなどを考慮しつつ、利用するかどうかを判断してください。
外部と接続できるNAS製品を使用する
共有するファイルの量が膨大な場合は、NAS製品を使う方法が魅力的です。
NAS（Network Attached Storage）＝ナスとは、LAN上におけるHDDのことです。
NASは本来社内（LAN)上でファイルを共有するツールですが、外部にアクセスできる機能や他のNASとの同期機能を持つ製品も登場しています。
このようなNAS製品を使えば、拠点間のファイル共有に利用できます。
NASはスピーディーなファイル共有が可能な上、OSが丸ごと入れられるので高機能というメリットがあります。
一方で導入コストが高く、導入や管理に専門知識が必要になります。
さらに最大の問題は、物理媒体なので故障が起きるかもしれないという点です。
共有ファイル全体が丸ごと破損してしまうと大変なので、製品にどのようなデータ保護機能があるかを確認して利用しましょう。
ファイル転送サービスを利用する
メールには添付できないような大きなサイズのファイルを共有したい場合は、ファイル転送サービスが便利です。
ファイル転送サービスでは、まず共有したいファイルを特定の場所にアップロードします。
共有相手はファイルがアップロードされた場所にアクセスし、自分のパソコンなどにファイルをダウンロードして内容を確認します。
ただしファイル転送サービスは、1つ1つファイルを転送する必要があるので頻繁にファイル共有したい場合は手間がかかります。
拠点間で多数のファイルを共有したい場合は、別の方法を使ったほうが良いかもしれません。
また、安全性が担保されていないサービスも多く見受けられるので利用する際は注意が必要です。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージとは、インターネット上のファイル保管庫です。
オンラインストレージ上にアップロードしたファイルは、許可された相手のみアクセスができます。
編集権限を持つアカウントなら、オンラインストレージ上でファイルを編集できます。
共有者はオンラインストレージ上のファイル構造を維持したままファイルを閲覧できます。
そのため、共有ファイルが個々人の都合であちこちに分散することがありません。
複数人でファイルを同時編集できるため、リモートワークや拠点をまたいだプロジェクト進行にも最適です。
比較的簡単に導入でき、使い方も簡単なためだれでも利用しやすいというメリットもあります。
また、オンラインストレージはサービスを提供する会社がセキュリティ対策などを担うため、社内に管理責任者を置く必要がありません。
拠点間ファイル共有などのビジネス利用する際は、法人向けのオンラインストレージを利用するとなお良いでしょう。
拠点間でファイル共有を行う際に注意すべきこと
拠点間でファイルを共有する際には、注意すべき点がいくつかあります。
どのような点を注意する必要があるかを確認していきましょう。
不審なファイルは安易に開かない
拠点間のファイル共有を装って、ウィルスが仕込まれたファイルが送られてくる場合があります。
普段からパソコンのウィルスチェックを怠らないことはもちろん、不審なファイルが送られてきたら安易に開かずセキュリティソフトでスキャンしましょう。
共有者の設定を間違えない
メールやビジネスチャットを使ったファイル共有では、宛先を間違えるとそれだけで情報が漏洩してしまいます。
また、オンラインストレージでもアクセス権限の設定を間違えれば、意図しない相手に閲覧や編集を許してしまうことになります。
ファイル共有をする際は、共有相手と共有権限の設定を慎重に確認しましょう。
共有ファイルの共通ルールを定める
拠点ごとのローカルルールでファイルを扱っていると、問題が生じることがあります。
例えば、ファイルの名前です。
拠点Aでは「資料-0405」と作成日時つきにしているファイル名が、拠点Bでは「資料-03」とバージョンつきにしていたとしたら、共有時に混乱してしまいます。
また、共有されたファイルが意図せぬ上書きによって、オリジナルの内容が消えてしまう危険性もあります。
「ファイル名の後ろには日付を付ける」「共有ファイルはコピーをとってから編集する」などの共通ルールを決めておくと良いでしょう。
拠点間ファイル共有方法の比較ポイント
拠点間ファイル共有方法を複数紹介しましたが、どの方法を選ぶべきなのでしょうか。
比較する際のポイントを見ていきましょう。
導入コスト
まず、導入コストについて比較してみましょう。
これは、単純に導入時どれだけの料金がかかるかという問題のみを指しているのではありません。
どれだけの時間がかかるか（時間的コスト）、導入に際して専門的な知識を持った人間が必要か（人的コスト）もあわせて考えましょう。
運用コスト
実際に共有方法を使い始めた後の運用コスト（ランニングコスト）について比較します。
こちらも導入コストと同様、単純に料金だけではなく、時間的コスト、人的コストについてもあわせて検討します。
特にシステムの保守に専門知識が必要だと、専門家を別途雇うか、従業員を管理責任者として教育しなければなりません。
共有回線の安全性
共有回線を使う場合は、回線が盗聴されてデータの漏えいしてしまう危険性がないかどうかを検討する必要があります。
アカウントの2段階認証や、端末・場所によるアクセス制限が可能なサービスを使って安全性を高めていきましょう。
共有ファイルの安全性
共有過程の中で、ファイルが壊れてしまったり、紛失してしまったりすることがないかも考えておくべきです。
時間がたつごとに過去のメッセージが埋もれてしまいがちなメールやビジネスチャットには、この危険性があります。
共有できるファイルの種類
共有できるファイルの種類が制限される共有方法は使いづらいものです。
共有ファイルのサイズに制限はあるか、送れない種類のファイルがないかどうかは導入前に確かめておく必要があるでしょう。
利用できる機能と共有目的のバランス
利用できる機能と共有目的のバランスを考えることも大事です。
数回のファイル共有であれば、専用回線の導入はもちろんNASなどの高機能機器を導入する必要もありません。
メールやファイル転送サービスを使う方が手軽です。
一方で何度もファイル共有を繰り返したり、ファイル上で共同作業したい時は、メールやファイル転送サービスは適していません。
共有のしやすさ
共有しやすい手段かどうかというのはコスト面や機能面に比べて見過ごされがちですが、非常に重要な要素です。
どんなに便利なツールでも従業員が使いにくければ、使用頻度が激減してしまうでしょう。
従業員の年齢や属性に関係なく、だれもが使いやすいツールを選べるのが理想です。
拠点間のファイル共有にセキュアSAMBA
拠点間のファイル共有には、安全性が高くて効率よく作業できるサービスを導入したいものです。
法人向けオンラインストレージのセキュアSAMBAは、ネットにさえ接続できればいつでも、どこでも、簡単にファイル共有ができるサービスです。
アクセス経路とファイルは暗号化されていますので、安全性の高いファイル共有方法を探している方にも魅力的です。
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