従来のローカルストレージやアナログを含むデータ管理の方法や媒体から、クラウド上のストレージサービスへ移行することで柔軟性とアクセス性を向上させることができます。
クラウドストレージへの移行前後にすべきこと、クラウドストレージに移行することで起きる影響をしっかり理解して、適切な手順でクラウドストレージへの移行を遂行しましょう。
資料ダウンロード
機能や料金、解決できる課題までわかる資料を、無料でダウンロード！
お申込みはこちら
こちらからお申し込みで、セキュアSAMBAの機能を無料でお試し可能！
クラウドストレージへの移行とは？
クラウドストレージへの移行とは、データやファイルをクラウド上のストレージに保存することを指します。
ハードディスクやサーバーなどの従来のローカルストレージから、インターネットを介してクラウド上のストレージサービスにデータを転送することで、様々なメリットがあります。
クラウドストレージの移行にはいくつかのパターンがあるのでそれぞれ詳しく見ていきましょう。
クラウドストレージから別のクラウドストレージへの移行
すでにクラウドストレージを利用していて、そのサービスに機能面やコストの不満やセキュリティへの不安などがある場合に、別のクラウドサービスに移行するケースです。
クラウドストレージから新しく利用するクラウドストレージに直接移行することは難しいので、いったんローカルストレージなどにダウンロードして、新しいクラウドストレージにアップロードする必要があります。
手間や時間がかかるので、古いクラウドストレージの解約および新しいクラウドストレージの契約タイミングについては事前に検討しておく必要があるので注意してください。
クラウドストレージに似た別サービスやツールからの移行
ファイルをアップロードしてオンラインで共有するためのプラットフォームであるファイルホスティングサービスやクラウド上にデータのバックアップを作成するためのオンラインバックアップサービスなどのクラウドストレージに似たサービスから移行するケースです。
また、Microsoft TeamsやSlack、Chatworkなどのクラウドベースのコラボレーションツールにもファイル共有機能があるので、ファイル共有をメインに利用している場合にはクラウドストレージに乗り換えるケースもあります。
注意点はクラウドストレージから別のクラウドストレージへ移行する際と同様で、移行方法や移行タイミングを事前によく検討しておく必要があります。
アナログやその他の方法からクラウドストレージへの移行
ファイルサーバーやNASなどの社内環境でストレージからクラウドストレージに移行するケースです。
また、紙などのアナログ管理からデータ管理への移行のなかでクラウドストレージへの移行を進めるケースもあるでしょう。
社内環境からの移行の場合は単純にクラウドストレージにアップロードするだけで済むのでこれまでのケースより手順は少ないですが、今まで発生していなかったランニングコストがかかるようになる点は注意が必要です。
紙などのアナログからの移行の場合は、クラウドストレージへの移行の前にデータ化やデジタル化、ペーパーレス化を進めるなどの必要性があるでしょう。
クラウドストレージに移行する前にすべきこと
クラウドストレージへの移行をする前にはどのようなことをしておく必要があるのでしょうか。
クラウドストレージに移行する前にすべきことを確認していきましょう。
データのバックアップ
現在利用しているストレージや媒体に保存されているデータやファイルのバックアップを作成してください。
別のストレージデバイスなどにデータをバックアップすることで、重要な情報を失うリスクを減らすことができます。
バックアップは移行を検討していなくてもしておくことが重要です。
クラウドストレージの比較と選定
移行先となるクラウドストレージサービスを選択します。
セキュリティ、ストレージ容量、価格、信頼性などの要素を考慮し、自身のニーズに最も適したサービスを選びましょう。
利用規約とプライバシーポリシーの確認
利用規約とプライバシーポリシーの確認はしっかり行いましょう。
利用したい方法は規約的に問題ないかどうか、プライバシーポリシーは自社のセキュリティ要件を満たしているかなど、事前に確認することで後々のトラブルを減らすことができます。
移行計画の作成
データの移行プロセスを計画します。
大量のデータを移行する場合には、移行手順やスケジュールを作成し、作業の段階を明確にします。
必要な場合には、専門家や移行サービスを利用することも考慮しましょう。
セキュリティ対策の確認
クラウドストレージへの移行に際しては、セキュリティに関する対策を確認し実施することが重要です。
ベンダーが提供するセキュリティ機能や暗号化の活用、二要素認証の設定など、必要なセキュリティ機能が備えられているところを選択することが重要です。
サポート内容の確認
サポートへの問い合わせ方法や対応時間などを事前に確認しておくことで、移行後も安心して利用することができます。
また、サポート範囲や内容も確認しておくと導入前後のトラブルや問題が起きた際にも慌てずに済むでしょう。
クラウドストレージ移行後にすべきこと
新しくクラウドストレージへの移行が完了した後にどのようなことをしたほうがいいのでしょうか。
クラウドストレージ移行後にすべきことを確認していきましょう。
データの確認と検証
移行したデータが正常にクラウドストレージに保存されているかを確認しましょう。
重要なファイルやデータが欠落していないことを確認するため、必要なファイルやフォルダーをチェックし、データの整合性を確保します。
バックアップの計画
クラウドストレージに移行した場合でも、データのバックアップは重要です。
必要に応じて、クラウド内のデータを別の場所にバックアップする方法を検討しましょう。
二重バックアップ戦略を確立することで、データの損失に備えることができます。
データの整理と管理
クラウドストレージに保存されたファイルを整理し、不要なファイルを削除することで、ストレージ容量を節約し、データの検索や管理を容易にします。
これらは移行する際にも意識しておきたい部分ですが、実際に運用をする中でもルールを策定しておくといいでしょう。
プランやオプションの見直し
クラウドストレージの利用料金を管理し、必要な場合にはプランの変更や他のサービスへの移行を検討することで、コストを削減できます。
移行してすぐにというのは現実的ではないですので、移行前にしっかりと確認してあることが前提です。
しかし、利用や運用のなかで新たな需要が増えるという場合もあるので、プラン変更や容量が追加できるサービスであるかどうかは考えておく必要があるでしょう。
利用状況のモニタリング
いつだれが何のファイルに対して何の操作をしたのかなど、ログのモニタリングを行うことでいち早く不正を検知することができます。
定期的に利用状況のモニタリングをしてセキュリティ事故防止に努めましょう。
また、利用状況をモニタリングすることで活用されているかどうか、無駄な使われ方がしていないかなどの運用改善にもつながります。
クラウドストレージに移行することで起きる影響
クラウドストレージに移行することでどのような影響が生じるのでしょうか。
クラウドストレージへの移行の影響で考えられるものを見ていきましょう。
ランニングコストの発生
アナログからの移行の場合、今までかかっていなかったランニングコストがかかることになります。
また、クラウドストレージサービスは一般的に利用ユーザー数や容量によって月額で固定費がかかることが多いので、月々の利用料金が発生します。
オフライン環境下での利用制限
クラウドストレージはインターネットにつながっていれば、いつでもどこからでも利用することができるため利便性に優れています。
しかし、逆に言えばインターネットにつながっていない環境では利用することができないのでインターネットを中心としてデータ管理や共有の体制を考える必要があります。
社外からのアクセスによるインシデントリスク
いつでもどこからでも利用できるということは社外からのアクセスも容易になります。
アカウントとパスワードの情報さえあれば、アクセスできてしまうので内部、外部による不正のリスクがあります。
社内のファイルサーバーよりもインシデントが発生するリスクは高くなる懸念があるため、二段階認証やIPアドレス制限などの活用や従業員への教育による意識付けが重要です。
設定の不備によるセキュリティリスク
クラウドストレージの設定不備によるセキュリティリスクも存在します。
たとえば、本来アクセス権のないユーザーに対して、アクセス権を与えてしまうと、社内の機密情報の流出や内部不正のリスクが高まります。
二段階認証を設定していたつもりが、漏れていた場合には、不正アクセスへの備えができていないことになります。
このように設定ミスや漏れによってインシデントが発生するリスクがあるので慎重に設定を行うことが重要です。
適切な手順でクラウドストレージに移行しよう
クラウドストレージを利用することで利便性が増して業務効率化を期待することができますが、セキュリティリスクなどの懸念もあるため、適切な計画や手順で実施することが大切です。
クラウドストレージのセキュアSAMBAはアクセス経路とファイルが全て暗号化され、様々なセキュリティ機能が備えられているので安心して利用することができます。
ストレージの容量もプランやオプション追加など、申し込みのみで簡単に対応できるため、柔軟性にも優れています。
クラウドストレージへの移行を検討している場合は、無料から使えるセキュアSAMBAの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。
