クラウドストレージを減らす方法というとまずは、容量を減らすという部分が考えられるでしょう。
確かにクラウドストレージは容量に制限があるものですし、利用していく中で容量が圧迫されて減らしたいと考えるのは大きな部分を占めるでしょう。
しかし、クラウドストレージを減らす方法という部分は容量以外の面を指すこともあります。
さまざまな視点から、クラウドストレージを減らす方法を考えていきましょう。
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クラウドストレージを減らす方法や内容とは？
クラウドストレージを減らす内容については、主に以下が考えられます。
- 容量を減らす
- コストを減らす
- 使用を減らす
「容量を減らす」とは、すでにクラウドストレージに保存されているデータをどのように削除するか考える方法です。
クラウドストレージの容量が圧迫されていて、それでもプランをアップグレードしづらいという場合は、現状で使用している容量を減らす工夫が求められます。
「コストを減らす」とは、クラウドストレージのプランを見直して今より安いプランを契約し直す、あるいは別のサービスに乗り換える方法です。
利用しているクラウドストレージプランの予算を削減したい場合は、プラン変更やサービスの見直しをする必要があるでしょう。
使用を減らすというのは、クラウドストレージ以外のツールやサービスを併用してクラウドストレージの使用頻度を抑える方法のことです。
クラウドストレージを利用する場面を絞り込み、代替が可能な場合は別のツールを使ってデータの保存や共有を行います。
クラウドストレージを減らす方法としては、これらが主に考えられ状況に応じてどの部分を減らすのかを考えていく必要があるでしょう。
クラウドストレージを減らす方法：容量を減らす
クラウドストレージを減らす方法のなかで容量を減らす方法を見ていきましょう。
クラウドストレージの容量を圧迫している不要なデータを整理していくことや圧迫しないような使い方を考えていくことが求められます。
容量の大きいファイルを移動・削除・圧縮する
まず、クラウドストレージの中の保存されている容量が大きなファイルを特定しましょう。
高解像度の画像や動画、アニメーション効果の多いスライドなどはファイル容量が大きくなりがちです。
容量の大きなファイルがいつまでもクラウドストレージの中に保存されていると、新規データをアップロードする余裕がなくなってしまいます。
クラウドストレージの容量を減らしたい場合は、大容量ファイルはUSBメモリなどローカルな場所に移動させる、あるいは削除することを検討してください。
もちろん大容量ファイルを取引先やプロジェクトメンバーなどと共有中で、簡単に移動・削除できない場合もあるでしょう。
そのような場合は、大容量ファイルを圧縮して保存しておくと容量を減らすことができます。
データを整理していらないファイルを削除する
長くクラウドストレージを使用していると、古いファイルが保存されたままになってしまうことがあります。
旧バージョンのフォーマットや終了したプロジェクト途中でリジェクトされた企画書などは、もう保存する必要性がないかもしれません。
しかし、クラウドストレージの中の構造が乱れていると、どこに要らないファイルがあるのか分かりづらくなります。
まずはクラウドストレージの中を整理整頓しましょう。
そのうえで、もう使っていないファイルがあれば削除します。
これを繰り返して、ストレージのデータ容量を減らしていきます。
最後に使用してから時間がたっているもの、参照頻度の低いものを保存しておくフォルダを作っておくと、日頃から要らないファイルを意識でき、整理整頓がはかどります。
古いバックアップデータを削除する
クラウドストレージは社外にデータを保存できることから災害に強く、バックアップ先としても重宝な存在です。
しかし、バックアップ頻度が多い場合は、バックアップデータがクラウドストレージを圧迫してしまう危険性があります。
まずは、バックアップデータがクラウドストレージ上に蓄積されすぎていないかを確認してください。
もう必要のない古い日付のデータを削除すれば、容量を減らせます。
このような状態が続かないように、バックアップの頻度やバックアップの方法（新しく追加されたデータのみ後から追加するなど）を再検討する必要もあります。
クラウドストレージを減らす方法：コストを減らす
クラウドストレージを減らす方法のなかでコストを減らす方法を見ていきましょう。
クラウドストレージのコストを減らす方法には、加入中のプランを見直すパターンと別のストレージサービスに乗り換えることなどが考えられます。
加入中のプランを見直す
クラウドストレージサービスは、容量、使用人数によってプランのグレードが複数用意されている場合が多いです。
契約当初に想定したよりも少人数しかアクセスしないなど現状を振り返ってみれば、プランが現状に合っていないと判断できるかもしれません。
このような場合は加入中のプランを見直して、もっと安いプランに移行できないかを検討すると良いでしょう。
プランのグレードを落とせば、クラウドストレージのランニングコストを減らせます。
安いクラウドストレージサービスに乗り換える
コストを減らすもう一つの方法は、安いクラウドストレージサービスに乗り換えることです。
クラウドストレージには、様々なサービスがあります。
いろいろなクラウドストレージを比較して、自社の現状に沿いつつ、安く利用できるサービスはないかを探してみましょう。
しかし、その際も価格だけを見て選ぶと返って高くつく場合もありますのでサービス内容など総合的な判断をする必要があります。
クラウドストレージを減らす方法：使用を減らす
クラウドストレージを減らす方法のなかで使用を減らす方法を見ていきましょう。
使用を減らす観点として、人数、使用場面、使用頻度からの見直しポイントを紹介します。
使用人数を減らす
使用する人の人数が減れば、それだけクラウドストレージの使用量も減ります。
クラウドストレージを実際に必要としている従業員の人数は、当初の想定とずれがないでしょうか。
また、クラウドストレージのプランによっては、使用人数で料金が決まるものもあります。
クラウドストレージをあまり必要としていない従業員がアカウントを持っていると、コスト面でマイナスに働きます。
使用人数が多すぎることは、セキュリティリスクとも無関係ではありません。
発行されたアカウントが多ければ多いほど、管理も大変になるからです。
例えば退社済みのはずの従業員アカウントが削除されておらず、いつまでもストレージ内のデータにアクセスできてしまうなどの危険性も出てきます。
単にクラウドストレージの使用を減らすというだけでなく、コスト面、セキュリティ面から考えても、適性な使用人数を検証するのは重要なことです。
クラウドストレージの使用場面を限定する
クラウドストレージにはファイルを共有しやすいというメリットがありますが、無理に利用しなくてもよい場合もあります。
例えば「清書後に提出して」と上司から言われている書類について、メモや下書きをクラウドストレージに保存してもあまり意味がないかもしれません。
メモや下書きは作成者個人の物であり、その段階で社内メンバーに見せる必要性がないと考えられるからです。
一方で方向性を協議しながら進めたいプロジェクトの企画書などは、クラウドストレージ上に配置し、メンバー内で共有したほうが良いかもしれません。
進捗状況を逐一チェックしたり、それぞれのアイディアを自由に書き込んで共同作業ができたりするからです。
このようにクラウドストレージは場面によって、利用すべきかどうかが異なります。
クラウドストレージは何のために使うのか、目的を見直し、使用場面を限定することを考えてみてください。
別ツールを併用して使用頻度を減らす
別のツールを併用すれば、クラウドストレージの使用頻度を減らせます。
編集が繰り返されるようなファイルを共有したい、共同作業をしたいという場合はクラウドストレージを使うのは理にかなっています。
クラウドストレージでは、常に最新状態のファイルを共有できるからです。
しかし、完成済みファイルの共有を一度だけ行いたい場合は、メールやファイル転送サービスを代わりに利用してもそれほど不便は感じないでしょう。
コミュニケーションの中でファイル共有を行いたい場合は、ビジネスチャットも役に立つ存在です。
このように他のツールと使い分けることで、クラウドストレージの使用頻度を減らせます。
クラウドストレージを減らす方法を考えるポイント
クラウドストレージを減らす方法としては複数の観点が考えられますが、実行するにあたってどのようなポイントを意識すべきでしょうか。
それぞれ減らしたい内容から気を付けるべきポイントや注意点を見ていきましょう。
容量を減らす場合のポイント
容量を減らす場合に、最も注意しなければならない点は必要なデータを消してしまわないようにすることです。
長く使用されていない古いデータでも、何らかの形で残しておく必要があるものもあります。
このような場合は削除ではなく、別媒体への移動の方が適しています。
もし移動を選ぶなら、データ移動先のセキュリティにも気を配りましょう。
クラウドストレージでは提供事業者がデータのセキュリティを守ってくれますが、移動先がUSBメモリや外付けHDDなどであればセキュリティは自分で維持する必要があります。
コストを減らす場合のポイント
クラウドストレージの中には、プランのダウングレードが不可能なサービスもあります。
プランのグレードを落とせるか、一度契約元のクラウドストレージサービスに問い合わせてみると良いでしょう。
また、別の提供会社にクラウドストレージの乗り換えを行う際は、今までのデータをスムーズに移行できるかどうかを先に検討しておくべきです。
データ量が多いほど、移行にはコストと時間がかかります。
移行が可能であると確認してから、新しいクラウドストレージサービスと契約をするようにしましょう。
使用を減らす場合のポイント
クラウドストレージの使用人数を減らす場合、従業員に不便が出ないかは事前に確認すべきです。
また、どうして使用人数を減らすのかという説明も必要でしょう。
これは使用目的や使用頻度を減らす場合も同じです。
今までとは違ったやり方でファイルの保存や共有を行うよう指示されても「やりにくい」「以前の方が良かったのに」と不満を持つ人もいるかもしれません。
どうしてクラウドストレージの使用を減らす必要があるのか、今までとやり方を変える理由を社内で共有していきましょう。
適切なクラウドストレージを減らす方法を考えよう
クラウドストレージを減らす方法を3つの観点から紹介しました。
クラウドストレージの使用目的や使用場面は、会社によって異なるはずです。
どの方法が正解かという答えもまた、各社で違いがあるでしょう。
自社に適切なクラウドストレージを減らす方法を考えてみてください。
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