社外コミュニケーションは、取引先や顧客との信頼関係の構築に欠かせないものです。
コミュニケーションの形は時代とともに変わっていきますが、近年はテレワークやデジタル化の推進によって、社外コミュニケーションをとる場面や手段にも変化が起こっています。
変化する社外コミュニケーションの形や、オンラインのコミュニケーションならではのポイントについてあらためて考え、コミュニケーションの効率化や向上につなげていきましょう。
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変化する社外コミュニケーションの形
テレワークやデジタル化の推進により、自社と取引先の双方にコミュニケーションのとり方や働き方の変化があったという方は少なくないでしょう。
社外コミュニケーションに起きた具体的な変化を見ていきましょう。
オンラインでの商談や打ち合わせが増加
取引先との商談や打ち合わせは、従来は対面と電話が主でしたが、Web会議ツールを利用したオンラインでの実施が増えています。
移動時間と交通費を削減できるため、今後テレワークが減る流れになったとしても、オンラインでの商談や打ち合わせは大きく減ることはないでしょう。
また、イベントやセミナーなどの大人数を対象とするシーンでもオンラインの活用が増えており、マーケティングや採用活動の形も変わりつつあります。
メールのセキュリティリスクが顕在化
社外の相手へメッセージを送る手段として、従来、圧倒的に利用が多かったのがメールです。
データを共有する際もメールに添付して送る方法が一般的でしたが、メール盗聴やマルウェア感染などセキュリティのリスクがあることから、PPAP（パスワード付きzipファイルとパスワードの別途送付）の廃止が広まりました。
代替手段となるチャットツールやオンラインストレージの普及もあり、従来と比較してメールの利用シーンは減少しています。
オンラインストレージなどのクラウドツールが普及
メール添付に代わる社外とのデータ共有の方法として、オンラインストレージの利用が増加しました。
メールと異なり容量の大きなデータのやりとりが可能であることや、社外の相手も利用できる共有フォルダを作成するなどして円滑にデータ共有ができることから、業務効率化の手段として導入する企業も多くあります。
オンラインストレージのほかにも、ビジネスチャットやプロジェクト共有ツールなど、情報共有をスムーズにするクラウドツールの利用が広がっています。
オンラインでおこなう社外コミュニケーションのポイント
オンラインでの社外コミュニケーションが増えるなか、従来のオフラインでのコミュニケーションとの違いを感じ、やりにくさや不安を感じている人もいるでしょう。
オンラインでの社外コミュニケーションのポイントを確認していきましょう。
オフラインで大切だったことはオンラインでも大切
清潔感や聞き取りやすい話し方、論理的なコミュニケーションスキルや迅速な対応など、オフラインにおける社外コミュニケーションで重要だった点は、コミュニケーションの場がオンラインに移っても、変わらず大切にすべきポイントです。
対面で顔をあわせないからといって、姿勢や身だしなみにゆるみが見られたり、対応のスピードに差が出たりしてしまうと、取引先や顧客がないがしろにされていると感じてしまい、信頼低下につながるため注意しましょう。
丁寧な説明やこまめな連絡を心がける
オンラインでのやりとりは、情報伝達量が限られることや、心理的な距離が生まれやすい場合もあります。
表情やアイコンタクトなどの非言語情報はPCなどの画面を介すると伝わりにくくなるため、対面だと容易に伝わっていたこと、理解できていたことが、オンラインだと難しく感じることがあるでしょう。
その分、会話や文面を通してこれまで以上に丁寧な説明をすること、心理的な距離が開かないようこまめな連絡を心がけるなどを意識する必要があります。
目的に合った使いやすいツールを選ぶ
社員がコミュニケーションツールでの連絡を手間に感じたり、取引先や顧客が操作に苦手意識を持っていたりする場合、自然と社外コミュニケーションはとりにくいものになってしまいます。
スピーディーなやりとりが重要なのにメッセージの着信に気づきにくい、大容量ファイルの共有が多いのにアップロードやダウンロードに時間がかかるなど、コミュニケーションの目的に適していないツールを利用している場合も、社外コミュニケーションを難航させる原因となってしまいます。
取引先や顧客とのコミュニケーションには、目的に合った使いやすいツールの選定が重要です。
社外コミュニケーションを円滑にするツールと活用方法
社外コミュニケーションを円滑にするツールには、主に次の3つが挙げられます。
ツールの特徴と活用方法について理解し、自社に適したものを選びましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、リアルタイムでメッセージのやりとりができ、意見交換や情報共有を素早くおこなえるツールです。
グループやチャンネルを作成し、プロジェクトや目的を定めた情報共有の場を作ることができるほか、タスク管理等の機能がついたものもあります。
短い文章でスピーディーにやりとりできるのが特徴で、メールのような定型の挨拶を省き、効率的な情報共有をおこないたいシーンに適しています。
取引先や顧客ごとにグループを作るほかに、プロジェクトの進捗報告用、話し合いが必要な課題の提案用、緊急時の問い合わせ用など、目的別にグループを分けることで情報の整理や対応の迅速化を図ることもできます。
オンラインストレージ
オンラインストレージはクラウド上にデータを保管するサービスで、アクセス権限が付与されたユーザーは、PCなどの端末とインターネット環境があればいつどこにいても情報にアクセスできます。
社外コミュニケーションにおいては、オンラインストレージ上に取引先や顧客もアクセスできる共有フォルダを作ったり、メールに添付できない大容量ファイルなどをアップロードして保管場所のリンクを伝えたりと、データ共有の手段として幅広く活用されています。
法人向けオンラインストレージは情報漏えいや不正アクセスを防ぐさまざまなセキュリティ機能を備えているので、情報セキュリティに対する取引先や顧客の信頼を高めることにも役立つでしょう。
Web会議ツール
Web会議ツールは、オンライン上のビデオ通話を通じて、複数の人が対面に近い環境でコミュニケーションをおこなうためのツールです。
相手の表情やジェスチャー、声のトーンがわかるためリアルなコミュニケーションが可能になるほか、画面共有機能を活用してプレゼンテーションをおこなったり、チャット機能でテキストのやりとりを組み合わせたりと、さまざまな方法で情報共有ができます。
遠距離にいる顧客や多忙でなかなか時間が取れない取引先と、対面に近いシチュエーションでコミュニケーションをとり、信頼関係を構築したい場合に適しています。
円滑な社外コミュニケーションにもセキュアSAMBA
近年の社外コミュニケーションには、オンラインでの商談や打ち合わせが増加したり、メールの利用シーンが減少しクラウドツールが普及したりと、さまざまな変化が起こっています。
オンラインで社外コミュニケーションをおこなう際は、丁寧な説明による情報伝達や目的に合った使いやすいツールの利用などを心がけましょう。
社外コミュニケーションにおいて、大容量ファイルやプロジェクト関連の資料の共有を円滑にしたい場合は、法人向けオンラインストレージのセキュアSAMBAが最適です。
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