会社の業務やビジネスを進めるにあたって、様々なWebサービスを使う場面は増えています。
利用するサービスの種類や利用人数が増えることで、社内や会社のアカウント管理が重要になってきます。
従業員が多ければ多いほど、各アカウントを管理する手間は増加してしまいますが、管理を怠れば、数々のセキュリティリスクが発生してしまいます。
社内アカウント管理の重要性や問題点、社内アカウントを適切に管理するための方法について確認していきましょう。
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社内や会社のアカウント管理とは？
社内のアカウント管理や会社のアカウント管理とは、どのようなことを指すのでしょうか。
具体的に言えば、アカウントの登録、削除、変更等がアカウント管理業務にあたります。
社内や会社のアカウント管理とは何かを詳しく見ていきましょう。
アカウントの登録
アカウントの登録は、サービスを使用する社員のためにIDやパスワードを設定する作業です。
アカウント登録は、新入社員を迎えたときに必要になります。
外注先や派遣社員など一時的にサービスを使う人が増えたときにも、アカウント登録を行います。
異動に伴って、アカウント登録が必要になるケースも考えられます。
部署ごとに使うべきサービスが違う場合があるためです。
アカウントの変更
アカウントの変更もアカウント管理業務の一種になります。
アカウントの設定を変えると、サービス上でできる作業範囲が変更されます。
たとえばオンラインストレージには、ファイルの閲覧のみが許可されているアカウントと、編集まで可能なアカウントが存在します。
アカウント権限を適切に設定することで、役職付の社員のみが重要ファイルを閲覧したり、部署外の人間がプロジェクト管理ファイルを編集できないようにしたりできます。
しかし、従業員の立場が変われば、アカウントの権限設定も変更しなくてはなりません。
例えば一般社員のAさんが主任に昇進した時は、アカウントを変更してアクセスできるファイルの種類を増やす必要が出てくるでしょう。
アカウントの削除
アカウント管理で非常に重要なのが、アカウントの削除業務です。
退職者など、もうサービスを使うことがない人のアカウントは速やかに削除しなくてはなりません。
外注先のアカウントは、外注した業務が終了したら削除を行います。
退職者や契約終了後の外注先のアカウントがいつまでも社内システムにアクセスできてしまうと、そこから情報漏洩する可能性があるからです。
使われないアカウントの削除は、セキュリティ対策としてとても重要です。
社内や会社のアカウント管理が重要になる理由
社内や会社のアカウント管理が重要なのはなぜでしょうか。
社内や会社のアカウント管理の重要性を知って、管理方法を考える意義を理解しましょう。
外部からの不正アクセスを防止するため
アカウントが適切に管理されていないと、外部から不正アクセスされやすくなります。
例えばいつも使っているアカウントなら、不審な動きに気づきやすいものです。
一方で退職者のアカウントが削除されないまま残っており、不正利用に使われたとしても本来のユーザーがこれに気づくことはないでしょう。
使われていないアカウントを削除せずに放置するのは、とても危険なのです。
会社内の人間から情報を守るため
社内アカウント管理は、社内の人間から情報を守るためにも必要です。
退職した元社員がアカウントを保有し続け、いつまでも会社の重要情報にアクセスできるのは良いことではありません。
また、アカウント閲覧権限を適切に管理できていないと、一般社員が重役しか知ってはいけないような機密情報を閲覧してしまう危険性があります。
アカウント管理が適切に行われていないと、社内のだれもが会社の情報を不正持ち出ししやすくなってしまいます。
社員が社内の情報を外部のライバル企業に売却し、問題になった事例は多々あります。
社内アカウント管理を適切に行って、社内情報を守りましょう。
社内システムを守るため
適切な方法でアカウント管理が行われていないと、社内システムが不安定になってしまうかもしれません。
システムを扱いなれていない社員は、悪気がなくとも間違いや手続きミスを起こしやすいものです。
社内の重要システムに誰もがアクセスできるような状態では、誰かのミスで業務全体に支障が出るような変更が行われてしまう危険性があります。
重要システムにはアカウントによる制限を設けて、専門部署しかアクセスできないようにして置くと安心です。
リソースの最適化のため
社内アカウント管理は、リソースを最適化するためにも役立ちます。
アカウントの中には料金を払わないと取得できない物もあります。
例えば、クラウドストレージの中にはユーザー数の増加に伴い料金が変動するものがあります。
あまり使われていない有料アカウントを放置したり、サービスを利用する機会がほとんどない社員にアカウントを発行するのは無駄な経費になります。
必要のない経費を削減し他の有益なサービスに予算を回すためには、無駄なアカウントを見極める必要があります。
社内や会社のアカウント管理の問題点
社内アカウント管理が重要なことが分かったとしても、実際に管理を最適化するのは難題です。
社内や会社のアカウント管理の問題点を確認することで解決の糸口を探りましょう。
入社と異動の時期に業務の負担が集中する
社内アカウント管理業務の負担は、入社と異動の時期に集中します。
まず、新入社員にアカウントを発行する必要があります。
また、部署を異動すると利用するサービスが変更になるパターンもありますので、異動者のアカウントを新規登録したり、削除したりしなければなりません。
昇進した社員や再雇用社員に対して、アカウントの権限を変更する必要もあるでしょう。
入社と異動は年度末や新年度に集中して起こるため、この時期は業務量が膨大になりミスが発生しやすくなります。
手動で管理するには限界がある
社内のアカウント管理はどのような形で行われているでしょうか。
特別なツールを使わず、エクセルシートなどで管理している会社もあるでしょう。
しかし、アカウントが登録・変更・削除されるたび、シートを手動で編集するのはなかなか骨が折れる作業です。
目視によるチェックは見逃しが発生しやすく、削除漏れなどのミスが起こりやすいといえます。
また、手動で各アカウントの使用状況を分析するのは、非常に難しいでしょう。
このようにアカウントを手動で管理するには、限界があります。
多様な人材に対応するのが難しい
多様な人材が仕事にかかわってくる現代では、アカウント管理業務はより複雑になり、対応するのが難しくなっています。
例えばプロジェクトを遂行する際に、社員だけでなく派遣社員、フリーランスの力を借りる企業も増えています。
社外の人間に一時的に仕事を依頼する場合でも、サービスの利用が必要ならその都度アカウントを発行しなければなりません。
また、委託していた仕事が終了すれば、速やかにアカウントを削除する必要もあります。
入社・退職のサイクルが早くなれば、アカウントの登録と削除を行う回数も増えてきます。
人材の多様化にともない、アカウント業務の負担は重くなっていくでしょう。
専任担当者が不在である
アカウント管理の専任担当者が不在という問題もあります。
専任担当者を置けない場合、情報システム部門がアカウント管理者を兼任しているパターンが目立ちます。
しかし、情報システム部門の仕事はシステムの保守・運用からインフラ構築など、決して軽いものではありません。
他の重要業務と並行してアカウント管理をするのは、非常に負担が大きいはずです。
業務負担が部門のキャパシティを超えてしまえば、数々のミスが発生する原因となるでしょう。
社内アカウント管理方法：アカウント管理ツールの導入
社内アカウント管理を最適化する方法に、アカウント管理ツールの導入があります。
各社から様々なアカウント管理ツールがリリースされていますが、特徴や機能はそれぞれ異なります。
管理ツールに欲しい機能が実装されているかどうかは、サービスページなどを見て確かめてください。
アカウント台帳の管理
管理ツールのアカウント台帳を利用すれば、社内のアカウントを一括管理できます。
社員の多い企業では、アカウント発行状況を管理するのも一苦労です。
エクセルシートなどに社員一人一人のデータとアカウント情報を入力していくのは、漏れや二重登録などのリスクを生みます。
アカウントを管理ツール上にまとめることで、社内アカウントの発行状況を把握しやすくなるでしょう。
アカウントの自動管理機能
アカウント管理ツールには、サービスを登録するだけでアカウントを自動作成してくれるものがあります。
さらに、社員のデータベースと連携し、入社、異動、退職のプロセスに伴って自動的にアカウントを作成・編集してくれるツールも存在します。
このようなツールでは新しい社員がデータベースに登録されると、自動で必要なアカウントを発行してくれます。
また、異動によって社員の所属部署が変更されれば、自動でアカウント情報が更新されます。
アカウント管理を自動化することは、「プロビジョニング」と呼ばれます。
アカウント管理業務を効率化するために、プロビジョニング機能はとても役に立つでしょう。
特権アカウントの管理・監査機能
特権アカウントとは、サービスの中で最も高い権限を持つアカウントのことです。
特権アカウントの使用者は、サービスのすべての操作が可能になります。
一般ユーザーにアカウント発行できるのも、特権アカウント使用者です。
特権アカウントは、不正利用されると一般アカウント以上に危険な事態を生みます。
このような事態を防ぐには、特権アカウントの使用状況を確認できる機能が有効です。
特権アカウントのログ機能を持つ管理ツールでは、特権アカウント使用者がいつどこで何をしたのか、不審な動きをしていないかどうかを確認できます。
利用状況の可視化
アカウント管理ツールには、各ユーザーがサービスをどのぐらい使っているのか確認できる機能を持つものがあります。
利用頻度が少ないアカウントのサービスは利便性に問題があったり、導入の必要が無かったりする可能性があります。
使われていないサービスであれば経費削減の観点からも登録を解除し、もっと有効なサービスに取り換えるべきでしょう。
また、最終ログインの日付を確認できる管理ツールもあります。
最終ログインからかなり日付が経過しているアカウントは、不正利用されても気が付きにくいため削除するべきです。
このようにアカウントの利用状況を確認できる機能は、セキュリティとコスト面で役立ちます。
シングルサインオン機能
一つのアカウントで複数のサービスにログインできる仕組みが、シングルサインオンです。
シングルサインオンを使えば、サービス一つ一つにアカウントを設定する必要がありません。
この機能は、アカウントの発行業務を担うアカウント管理者の負担軽減につながります。
また、ユーザー側も複数のパスワードなどを覚えておかなくてよいので、作業効率アップが期待できます。
ただし、シングルサインオンの場合、1つのアカウントが漏れると複数サービスに不正アクセスされてしまうデメリットがあります。
他にもシングルサインオンの利用費用が発生する、シングルサインオンに対応していないサービスがある等の課題も考えておかなければならないでしょう。
社内アカウント管理方法：アカウント管理代行サービスの利用
社内アカウント管理方法として、アカウント管理代行サービスの導入も考えられます。
アカウント管理代行サービスは、外注ITサービスの一種です。
アカウント管理業務は専任の担当者を設けづらく、情報システム部門に過大な負担をかけてしまう点が問題でした。
社外の代行業者を頼ることで社内の負担を減らせるのは、アカウント管理代行サービスの良いところです。
アカウントの作成や管理、各アカウントの権限設定、シングルサインオンの設定など、アカウント管理に関する様々な業務を委託できます。
業者によっては、ITデバイスの設定も請け負ってくれます。
ただしアカウント管理を任せられる信頼性の高い業者を探さなければならないこと、代行費用が発生するといった問題はあります。
適切な社内アカウント管理にてITツールを安全に使おう
ITツールをビジネスで利用する際には、社内アカウントを適切に管理することが重要です。
社内アカウント管理が上手くいっていないと感じる場合は、アカウント全体を管理できるツールの導入やアカウント管理代行サービスの利用も検討しましょう。
ツール自体に備わっているアカウント管理機能もチェックしておくと、セキュリティ対策に役立ちます。
例えばクラウドストレージ「セキュアSAMBA」には、緊急時アカウントロック機能、アカウント有効期限設定機能などが備わっています。
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