ペーパーレス化を推進する取り組みは、デジタル化が進む中で拡大しています。
ペーパーレス化はさまざまなコストの削減やセキュリティ面、業務を効率化するうえで重要です。
ペーパーレス化を推進するためには具体的にどのようなことをすればよいのでしょうか。
スムーズにペーパーレス化を推進するためのヒントと推進手順を確認していきましょう。
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ペーパーレス化の推進が求められる背景
ペーパーレス化とは、議事録や帳簿、契約書など社内で使われている紙の書類を電子化し活用する取り組みのことです。
多くの企業がペーパーレス化を推進している中で、ペーパーレス化に貢献する様々なツールもリリースされています。
具体的な話に進む前に、まずはペーパーレス化の推進が求められる背景を整理しておきましょう。
コスト削減につながる
ペーパーレス化はコスト削減につながる取り組みです。
用紙1枚の価格は安いものですが、何百枚、何千枚と積もれば高額になっていきます。
紙代以外にもインク代、プリンターやシュレッダーの保守・点検費用・電気代など、紙の書類を扱うには様々なコストがかかってきます。
倉庫や資料室など紙資料を保管する場所の維持費用も無視できません。
一方、ペーパーレス化で電子化された書類にはこれらの経費は掛かりません。
紙資料に必要な経費をカットでき、コスト削減につながります。
多様な働き方に対応しやすくなる
電子化された書類は、現在広がっている多様な働き方と親和性が高いです。
例えば多くの企業に広がっているリモートワークでは、書類の共有をオンライン上で行うのが主流です。
扱っている書類が電子ファイルなら、オンラインストレージにアップしてURLをシェアするだけで遠隔の相手にも簡単に共有できます。
こ
の共有方法は遠方の相手とリアルタイムで共同編集が可能というメリットもあり、外注先との連携も取りやすいです。
また、ハンコと紙の書類で行っていた各種手続きを電子契約システムやワークフローシステムに切り替えるのもペーパーレス化の一種です。
ペーパーレス化の推進は、場所を問わない働き方を実現するために重要な要素といえるでしょう。
業務を効率化できる
電子ファイルには、紙の書類には無い様々な利点があります。
まず、文章検索が容易です。
キーワード検索をかければ、欲しい資料をすぐ見つけられるでしょう。
書類の修正箇所が見つかったとしても、パソコンやタブレット上ですぐに修正が可能です。
資料を破棄する場合もとても簡単です。
紙の書類は、シュレッダーにかける必要がありますが、電子ファイルならドラッグとクリック数回で大量の書類もすぐに破棄できます。
このような電子ファイルの利点を活かせば、業務を効率化できるでしょう。
重要書類の保守性を向上させる
紙の書類はインクが薄れたり、汚れや破れが生じたりと耐久性に難があります。
できるだけ綺麗に保存しようとしても、紙自体が劣化しますので時間の経過とともに読みづらくなってしまうことは避けられません。
さらには火事で焼けてしまうなど、予想外の災害で書類すべてが紛失してしまう危険性もあります。
一方電子ファイルは、紙のような経年劣化を心配する必要がありません。
オンラインストレージのように社外のサービス上に保存しておけば、万が一会社が災害時にあっても書類を守れます。
セキュリティ面でもメリットがある
電子ファイルは、セキュリティ面でもメリットがあります。
紙の書類は、いつだれが読んだか記録に残りません。
一方でログ管理ができるサービス上に保存された電子書類は、アクセス記録や編集履歴が確認できます。
さらに、閲覧や編集できる人間をアカウントによって制御することも可能です。
社外秘の書類については、社員のアカウントのみに閲覧権限を設定しましょう。
そうすれば、部外者は内容を盗み見れなくなります。
ペーパーレス化の推進をスムーズにするためのポイント
ペーパーレス化をスムーズに推進するためにはどうすればよいのでしょうか。
ペーパーレス化推進のポイントを押さえておきましょう。
社外に通知する
ペーパーレス化の中で、社外との取引書類を電子化する場合もあるでしょう。
そのようなときは実行前に社外へ通知することを忘れないようにしましょう。
今まで紙書類で取引してきた取引先が、電子書類でのやり取りや電子契約に応じてくれるかどうかは分からないからです。
応じてくれるにしても、取引先側に受け入れの準備（設備や取引ルールの改定など）が必要かもしれません。
どうしても受け入れられないという取引先には、今まで通り紙の書類を発行しなければならない可能性もあります。
このように、外部との取引書類をペーパーレス化するのは難易度が高い作業です。
後々の問題を避けるためにも、ペーパーレス化後の取引についてあらかじめ社外に通知しておきましょう。
社内の理解を得る
社外だけでなく、社内に通知を行い社員の理解を得る必要もあります。
ペーパーレス化を行えば、業務の流れも従来の形とは変わってくるでしょう。
この変化は、社員のストレスになる場合があります。
特にITツールが苦手な社員、年配の社員などは大きな戸惑いを感じるかもしれません。
社員に対しペーパーレス化の重要性を説明し、理解してもらえるよう働きかけていきましょう。
また、ペーパーレス化を行った後の改善結果が社員に分かるように発表するのも良いでしょう。
例えば紙書類に費やすコストが1ヶ月でどれだけ減ったか分かれば、社員もペーパーレス化の意義が理解できるようになるはずです。
ペーパーレス化は段階的に行う
ペーパーレス化の推進は、段階的に行うべきです。
いきなりすべての紙書類をペーパーレス化すると、思いがけないミスが発生しかねません。
契約者の直筆署名が必要な書類を電子化後破棄してしまった、紙書類で取引を希望しているクライアントの請求書も電子化してしまったなどの失敗もありうるでしょう。
また、完全ペーパーレス化を成し遂げるには、データ入力の手間も膨大になります。
一気にペーパーレスを促進しようとすると、取り組む社員の負担も大きくなるでしょう。
まずは小さな範囲から書類を電子化し、うまくいったらその範囲を徐々に広げていくようにしましょう。
ペーパーレス化関連の法律を確認する
政府が制定したペーパーレス化に関連する法律（電子帳簿保存法やe-文書法等）の内容は事前にチェックしておきましょう。
例えば電子帳簿保存法において、電子取引データは「検索機能の確保」や「データの真実性を担保する措置」といった保存要件を満たす必要があります。
単に帳簿を電子ファイル形式で作成した、というだけでは電子帳簿保存法の要件を満たさない場合があることに注意しましょう。
むやみな電子化でなく、各法律の内容を満たす形でペーパーレス化を進めていく必要があります。
ペーパーレス化の推進手順
ペーパーレス化の推進手順をステップごとに確認していきましょう。
実際にペーパーレス化を進める際には計画を立てて実行していく必要があります。
ペーパーレス化の目標を決定する
単純に紙の書類を電子化したとしても、メリットを享受できるとは限りません。
まずはペーパーレス化によって達成すべき目標、コスト削減や業務効率化の内容等を決定しましょう。
また、ペーパーレス化の目標は個別の部署単独ではなく、会社全体で目指すべきものです。
達成のためには経営陣が指揮を執り、ペーパーレス化のプロジェクトを進めていくようにしましょう。
ペーパーレス化する書類範囲を決定する
次に目標を達成するために必要なペーパーレス化する書類の範囲を決定します。
社内には量が膨大であったり、取引先等外部への影響が大きかったりする紙の書類も多いです。
まずは全体的な影響が少なく、簡単に電子化できる書類をピックアップしてペーパーレス化を進めていくと良いでしょう。
ペーパーレス化推進ツールの導入
ペーパーレス化する書類の範囲を決定したら、ツールの導入を検討していきます。
様々なペーパーレス化推進ツールがリリースされているため、積極的に利用していきましょう。
ツールを利用することで、ペーパーレス化のメリットを享受しやすくなる場合もあります。
例えばクラウドストレージを利用すれば、ペーパーレス化後の資料を複数人で共有しやすくなります。
複数のツールを比較する際は、セキュリティ対策やランニングコスト等に注目して導入する製品を選んでください。
ペーパーレス化に伴う業務と手続きの見直し
紙の書類と電子化された書類では、業務の工程や手続きの仕方が異なってきます。
電子化が行われた後も、従来のやり方を残したままだとペーパーレス化のメリットが活かされません。
例えば、電子書類による承認プロセスを導入したにもかかわらず、書類への押印工程が残っている場合はリモートワークに対応できません。
ペーパーレス化推進に当たっては、業務の一部分だけでなく全体の流れを見直し、より効率の良い工程や手続きに改変していく必要があります。
また、ペーパーレス化に伴って新しいセキュリティ基準やルール作りが必要になる場合もあるでしょう。
結果のフィードバックと計画の改善
紙の書類を電子化しただけで、ペーパーレス化が終わるわけではありません。
ペーパーレス化の結果を振り返り、目標を達成できたかを振り返る過程はとても大事です。
最初からペーパーレス化がうまくいくとは限りませんし、目標を達成できていなければ計画を再構築する必要があります。
実行と反省を繰り返して、ペーパーレス化を推進していきましょう。
ペーパーレス化の推進に利用できるツール
ペーパーレス化の推進に利用できるツールを確認していきましょう。
それぞれ使える分野が違いますので、需要に合わせて適切なツールを選んでください。
スキャナ
スキャナは紙の書類をスキャンして、パソコン等に取り込むために使えるツールです。
蓄積されている古い紙書類を電子化する際にはとても役立ちます。
OCRソフトと組み合わせて使えば、スキャンした書類内の文字を検索したり編集したりできるようになります。
オフィスソフト
オフィスソフトは、電子ファイルとして文章や表、プレゼンテーション資料を作成できるツールです。
Microsoft Officeをはじめ様々なオフィスツールがリリースされています。
買い切り型のものだけでなく、常に最新のソフトが利用できるサブスクリプション型のソフトも増えてきました。
機能性は劣りますが、無料で使えるオフィスソフトも存在します。
コストや企業規模、セキュリティ面に気を付けながら自社に合ったものを選びましょう。
OCRソフト
OCRとはOptical Character Recognition/Readerの略称で、簡単に言えば紙の上の文字をテキストデータに変換する技術のことです。
OCRソフトを利用すれば、紙の書類に書かれた文字をタイプし直すことなく、デジタルデータとして扱えるようになります。
スマートフォンのカメラで撮影しただけで、書類上の文字を読み取れるアプリもリリースされています。
ただしソフトによって読み取り精度が異なってきます。
大量の紙書類を電子化したい場合は、能力の高いソフトを導入するようにしましょう。
電子契約システム
電子契約システムとは、Web上で契約締結を行えるツールのことです。
具体的には、システム内で表示される契約書類（PDF等の電子ファイル）に契約者の名前や住所など必要事項を入力後、電子署名・タイムスタンプを付与して契約を取り交わします。
電子契約システムでは押印の必要がありませんから、遠方の相手ともタイムラグなしに契約を進めることが可能です。
契約した書類を保存できるシステムもあるので、後から大事な契約内容を見直したいというときにも便利です。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、社内の承認プロセスを電子化するツールです。
「電子稟議システム」という名称で呼ばれることもあります。
紙の書類を使った承認プロセスとは違いWeb上で手続きが行えるため、リモートワーク中の社員も自宅から様々な申請が可能です。
他にも承認用テンプレートを作る必要がない、進捗状況が把握できるため承認漏れを防げるなど様々なメリットがあります。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、オンライン上に存在する電子書類の保管庫です。
ペーパーレス化された書類はクラウドストレージに保存すると便利です。
クラウドストレージ上の書類はURLで簡単に共有できる上、ログ管理やアクセス権限の設定も行えます。
誰がいつ編集したかが分かり閲覧できる人間を制限できるクラウドストレージは、ペーパーレス化のメリットを最大限生かすために重要なツールと言えるでしょう。
ただし社内書類を外部のサービス上に保管することになるため、セキュリティ面のチェックは必須です。
サービスのセキュリティ対策を十分確認して、導入する商品を選びましょう。
ペーパーレス化の推進にセキュアSAMBA
コストを削減し、多様な働き方にマッチしたシステムを作るためにも、ペーパーレス化をいかに推進していくかは重要な課題です。
従来から蓄積されている紙の書類は、膨大な量に上るでしょう。
一気にすべての書類を電子化しようとすれば、息切れを起こしてしまいます。
まずは身近な範囲から少しずつペーパーレス化を推進していくことをお勧めします。
また、効率的なペーパーレス化のために、各種ツールを上手に利用していきましょう。
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