ペーパーレス化を推進し効果を得るためには、ペーパーレス化の課題もしっかりと把握しておかなければいけません。
ペーパーレス化の課題には、ペーパーレス化を阻む課題やペーパーレス化をした後に生じる課題など、さまざまな側面での課題があります。
適切な方法でペーパーレス化を進めるためにも、ペーパーレス化の課題と乗り越える方法について確認していきましょう。
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ペーパーレス化を阻む課題とは
ペーパーレス化を阻む課題とは、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
ペーパーレス化を阻む課題について見ていきましょう。
長期的に考えられていない
長期的計画を考えていないと、ペーパーレス化は妨害されます。
ペーパーレス化は、一朝一夕で浸透するものではなく、少しずつ運営していかなければ定着しません。
ペーパーレス化を成功させるためには、具体的な計画を以下のとおり考える必要があります。
- どの時期までにどの書類をペーパーレス化するのか
- どの時期までにどのツールを導入するか
- どの時期までにどの業務を完全にペーパーレス化するのか
- 何年後には、全ての業務をペーパーレス化するのか
ペーパーレス化を進める際は、長期的な計画を立てることが大切です。
短期的に成功するわけではないため、長期的思考でペーパーレス化を考えなければ失敗するでしょう。
紙や印鑑の文化が浸透しすぎている
紙や印鑑の文化が定着しすぎていることが原因で、ペーパーレス化が進まない場合もあります。
ペーパーレス化は、従来の方法を変える仕組みです。
しかし、紙や印鑑による業務が当たり前であったことに慣れていると、新しい文化に慣れるのに時間がかかります。
なかには、紙や印鑑で業務を進めるほうがやりやすいと考えている人もいるでしょう。
ペーパーレス化はこれまでの仕様とは異なるため、あまりにも紙の文化が定着しすぎてしまうと、思うように進まない可能性も高いです。
まずは、紙や印鑑に依存することを辞めて、新しい方法に慣れていくための柔軟な対応も求められます。
分別ができていない
ペーパーレス化は、全ての書類を電子化すれば良いわけではなく、何をペーパーレス化するのか分別することが大切です。
印刷しなくてもタブレットやPC上で確認ができるため、資源削減に貢献できる一方、読みにくかったりメモしにくかったりなどさまざまなデメリットも生じます。
分別できずに全てを電子化してしまうことで、ペーパーレス化が無意味なものとなる可能性も高いため、まずは「何をペーパーレス化するのか」について具体的に考えることが大切です。
ITリテラシーの欠如
ペーパーレス化を進めるということは、デジタル化を推進するためには、ITリテラシーが必要不可欠です。
そのため、ITリテラシーが不十分だと、ペーパーレス化を進めても途中で失敗してしまうでしょう。
たとえば、情報が漏洩するリスクも高まりますし、ウイルスに感染する可能性も考えられます。
ペーパーレス化を進めるためには、従業員がある程度ITリテラシーの知識があることが前提です。
従業員全員にITリテラシーの教育が行き届くように、会社全体で研修や教育を行いましょう。
適切なコストを設定できていない
ペーパーレス化を進めるためには複数のツールを導入することが前提となるため、費用を抑えようとした結果失敗する可能性も高いです。
ツールの導入には初期費用だけではなくランニングコストもかかり、アナログで行っていた時と比較してもコストがかかってしまうことも考えられるでしょう。
しかし、コストを抑えるために低費用内でペーパーレス化を進めてしまうと、会社規模にそぐわないツールを導入してしまい、使い物にならなくなる可能性も高いです。
ペーパーレス化を成功させるためには、ある程度費用がかかることも考えた上でツールを導入することが必要となります。
ペーパーレス化の課題を抱えたままでいるリスク
ペーパーレス化の課題はいくつかありますが、課題を解決しないままでいるとリスクを被る可能性も高いです。
ペーパーレス化の課題を放置するリスクにどのようなものがあるのか見ていきましょう。
ペーパーレス化が進まない
ペーパーレス化の課題を放置したままでいると、当然のことながらペーパーレス化自体が進みません。
ペーパーレス化は、デジタル化や働き方改革を行う上でも必要不可欠な要素であるので、ペーパーレス化が進まない状況はさまざまな面で負の影響を生じさせるでしょう。
そのため、ペーパーレス化の課題を放置することで業務効率面が改善されないままでいるだけでなく、競争力や働き先としての魅力も低下してしまう可能性もあります。
ペーパーレス化の課題をそのままにしておくことは、あらゆる面での改善機会などを逸することになっていることを認識しておくべきでしょう。
業務効率が上がらない
ペーパーレス化の課題を抱えたままでいると、ペーパーレス化の最大のメリットである業務効率の向上ができません。
むしろ、ペーパーレス化を進めている方が業務効率を下げ続けてしまうことも考えられます。
ペーパーレス化の課題を解決せずに放置することは、業務全体を滞らせてしまう可能性も高いです。
セキュリティレベルが低下する
ペーパーレス化の課題を放置していると、セキュリティレベルが低下してしまい情報が流出する可能性も高まります。
ペーパーレス化は、個人情報や顧客の情報を保護するためにおこなうものとも言えますが、課題を抱えたままでいることは非常にリスクが高いです。
大切な情報を危険な状態に晒してしまうことにもなるため、ペーパーレス化を進めるのであれば課題を解決しながら進めていくことが大切となります。
ペーパーレス化を進めるために解決すべき課題
ペーパーレス化を進めるために、どのような課題を解決すべきでしょうか。
解決すべきペーパーレス化の課題について確認していきましょう。
全従業員からペーパーレス化の理解を得る
ペーパーレス化を進める際、まずは全従業員の理解を得ることが大切です。
従業員の中にはペーパーレス化に慣れず、アナログな方法に頼ってしまう人もいるでしょう。
しかし、ペーパーレス化の目的や意義を理解していない人がいれば、ペーパーレス化は成功しません。
ペーパーレス化を成功させるためには、全従業員がペーパーレス化に納得し、業務に慣れていくための理解を示す必要があります。
納得していない従業員がいた場合は、「なぜペーパーレス化を進めるのか」についてしっかりと説明し、全員が納得した状態で進めることが大切です。
ワークフローを作る
ペーパーレス化の課題を解決するために、ワークフローを作ることが大切です。
例えば、以下のようにワークフローを作成することで、具体的な進め方を見える化することができます。
- 必要なツールについて比較検討する
- 導入するツールを選ぶ
- ツールの担当者を選ぶ
- まずは試運転として、〇〇部署からはじめる
ワークフローは詳細に書けば書くほど、「何をすべきか」について理解できます。
やらなければならないことをはっきりと示し、立ちふさがる課題を乗り越えましょう。
取引先にも周知させる
取引先にも、「ペーパーレス化を進めるためにこのツールを導入しました」などと伝えることが大切です。
取引先の中には、紙で資料や書類を送付してほしいと求める企業もいます。
しかし、ペーパーレス化を進めるにあたり、不必要な書類の印刷は行わない方が良いです。
そのため、自社内だけではなく取引先にもペーパーレス化を進めることを周知させ、理解を得るようにしましょう。
機器の操作に慣れる
ペーパーレス化を進める際、多くの場合新しい機器やツールを導入します。
これまでアナログな方法が定着していれば、機器の操作に不慣れな従業員も多いはずです。
まずは、機器の操作に慣れることで、ペーパーレス化に慣れていくことも大切となります。
ペーパーレス化を進める環境が整っていたとしても、実際に行動する従業員が慣れなければ意味がありません。
機器の操作に慣れるためにも、定期的に研修や勉強会を行いましょう。
ペーパーレス化の課題を乗り越える方法
ペーパーレス化の課題を乗り越えるためには、どのような方法があるのでしょうか。
ペーパーレス化で生じる課題を乗り越えるのに役立つ方法について確認しましょう。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージを利用することで、ペーパーレス化を進めることが簡単になります。
オンラインストレージは、ネット上で書類や資料を保管できるサービスであり、取引先と共有すれば送付をせずともネット上で共有することが可能です。
会議の際に、資料を印刷する必要もなくなるため、手っ取り早くペーパーレス化を進めるのであれば、おすすめのツールと言えます。
手書き書類も電子で保存する
手書きの書類も、電子で保存すればペーパーレス化を進めることが可能です。
例えば、手書きの書類を撮影し、PDF化した上でオンラインストレージに保存するのも良いでしょう。
または、タブレットでメモを取ったりすることで、電子で保存する事も可能です。
日常的なメモに関しても電子で保存することを習慣づけることで、ペーパーレス化を着実に進めることができます。
使いやすい機器を導入する
ペーパーレス化を進めるためには、使いやすい機器を導入しましょう。
使いにくいツールを導入してしまうと、ペーパーレス化にマイナスな印象を抱いてしまい、使わない従業員が増えてしまいます。
導入するツールを誤ってしまうだけでも、ペーパーレス化は失敗する可能性が高いです。
まずは、導入する際に多くのツールを比較検討し、実際に使ってから運用するなどの工夫が大切となります。
ルールを作る
ペーパーレス化の課題を解決するためには、ルールを作ることが大切です。
例えば、以下のルールを作ることで、従業員によるイレギュラーな行為を制限することができます。
- 紙と電子ファイル2つで保存しない
- 全ての書類を電子化しない
- 保存すべき書類かどうか見極める
ペーパーレス化を成功させるためにはルールを作り、ルールを守らせて運営することが大切です。
少しずつはじめていく
全ての業務をいきなりペーパーレス化しても成功はしないため、まずは少しずつペーパーレス化を進めることを意識しましょう。
例えば、人事部だけペーパーレス化するなど、部分的にはじめるのも良い方法です。
また、ペーパーレス化をするのは申請業務だけにするなど、一部の業務をペーパーレス化するのも成功させる秘訣と言えるでしょう。
少しずつはじめることで、ペーパーレス化は着実に成功します。
突然はじめたところで失敗するだけなので、準備を練ってから少しずつはじめましょう。
ペーパーレス化の課題解決にセキュアSAMBA
ペーパーレス化は、便利な一面がある一方、ペーパーレス化を阻む課題について把握しなければ、失敗する可能性も高いです。
ペーパーレス化を成功させるためには、使いやすいツールを導入したり、少しずつはじめるなど、長期的な計画が大切となります。
使いやすいツールを導入してペーパーレス化を成功させたい場合は、オンラインストレージのセキュアSAMBAを検討してください。
セキュアSAMBAは、シンプルな操作性が特徴的であり、多くの企業で導入している実績があります。
誰でもすぐに使いこなすことができるため、ペーパーレス化も迅速に進めることができるでしょう。
デジタル化が進みつつある現代において、ペーパーレス化は事業を存続させるための武器です。
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