ペーパーレス化の重要性は高まってきており、ペーパーレス化に向けた動きも活発になってきていますが、ペーパーレス化を失敗してしまうということもあります。
どのような理由や原因でペーパーレス化を失敗してしまうのでしょうか。
ペーパーレス化の失敗例からペーパーレス化を失敗してしまう理由や失敗しないための方法について考えていきましょう。
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ペーパーレス化の失敗例とは？
ペーパーレス化の失敗例には、どのようなものがあるでしょうか。
ペーパーレス化の失敗例を見ていきましょう。
印刷をしてしまう
ペーパーレス化をすることで、業務での書類確認などは基本的にタブレットやパソコン上でデータやファイルの閲覧という方法で行うことになります。
しかし、人によってはタブレットやパソコンの画面での確認は困難に感じ、わざわざ印刷して確認してしまうこともあるかもしれません。
ペーパーレス化のために電子化をしているのに、それらをいちいち印刷していては無駄な手間が増えただけですし、ペーパーレス化が出来ているとは言えませんので、失敗と考えてもいいでしょう。
導入したシステムを使いこなせていない
ペーパーレス化を進めるために導入したツールが使いこなせず、紙に頼ってしまうことでペーパーレス化が失敗することもあります。
ペーパーレス化を進めるためには、デジタルツールを使いこなす必要がありますが、ツールの操作性が難しいと多くの従業員が感じたままでは使いこなせませんし、利用しようという意識も低下してしまいます。
システムやツールは機能や価格で選ぶことも重要ですが、使いやすさも重要です。
また、導入することがゴールではなく、導入してからどのように浸透させ活用していくかが重要になり、この部分を怠るとペーパーレス化は失敗してしまいやすくなるでしょう。
運用ルールが守られていない
運用ルールが守られていないことでペーパーレス化が失敗することもあります。
ペーパーレス化を成功させるためには、ある程度ツールの使い方や業務の進め方のルールを決めることが大切です。
例えば、以下のようにルールを決めましょう。
- どの業務のときにツールを使うのか
- 個人用だとしても印刷はしない
- 例外があったらまずは相談する
ペーパーレス化を成功させるためには、従業員がルールを守って運用することが求められるため、まずはルールを決めることを優先してください。
セキュリティ対策が不十分である
ペーパーレス化を進めるためには、デジタル化が前提となりますが、セキュリティ対策ができていないと情報漏洩が起きてしてしまいます。
その結果、ペーパーレス化が原因で顧客情報などが流出してしまう可能性も高いです。
ペーパーレス化をしていなくても情報漏洩は起きてしまうことはありますが、ペーパーレス化を進めている場合は、ペーパーレス化に適したセキュリティ対策や教育を行う必要があります。
業務に対応できていない
全ての業務に対してペーパーレス化を進めてしまうと、業務が滞ってしまうこともあります。
ペーパーレス化にそぐわない業務も存在するため、まずは業務プロセスを見直し、改善すべき箇所にだけペーパーレス化を対応させましょう。
業務に対応できていないペーパーレス化を進めたところで、意味はありません。
業務内容を見直し、ペーパーレス化が適している部分を見つけ出すことが大切です。
ペーパーレス化の失敗例から考える失敗の理由
ペーパーレス化が失敗してしまうのは、どのような理由があるのでしょうか。
ペーパーレス化の失敗例から失敗の理由や原因について確認していきましょう。
導入や運用コストが高い
ペーパーレス化を進めるためのツールやシステムのコストが多くかかると失敗してしまう場合もあります。
ツールを導入する際は、導入コストやランニングコストなど、今後運用するためにかかるコストについて把握した上で、導入しなければなりません。
導入コストが高いとペーパーレス化が進まず、そもそもツールを使うことさえできなくなります。
ペーパーレス化を失敗させないためにも、最低限ペーパレス化を実現したい部分から着手するような意識で進めるといいでしょう。
一気に進めようとしてしまっている
全ての業務がペーパーレス化に対応しているわけではないため、業務によってはペーパーレス化に失敗することもあります。
また、大部分の範囲を一気にペーパーレス化を使用とするのであれば、変更すべき点や新たに設定しなくてはいけないものなどが当然のことながら多くなります。
対応しなければいけない範囲が増えることで、思うように進まなくなってしまったり、想定外のトラブルが起きてしまうなど上手くいかなくなる可能性が高まります。
まずは、部分的に始めるなど試験的な意味も込めて小さく始めることを意識しましょう。
ITリテラシーが低い
ペーパーレス化の推進にはデジタル化が求められるため、ITリテラシーが必要になる部分があります。
しかし、ITリテラシーが低いままいると、ペーパーレス化の効果ではなくリスクだけが目立つようになってしまうかもしれません。
ペーパーレス化を適切に進めて効果を得るためには、従業員のITリテラシーを高めることも必要です。
ツールの使い方だけではなく、ITリテラシーに関する勉強会を開くなど、従業員への教育もおこないましょう。
従来の方法に固執している
従来の紙や印鑑での業務に慣れてしまうと、ペーパーレス化が進まない可能性も高いです。
ペーパーレス化を推進するためには、新しい文化に慣れていくことが求められます。
これまでの方法が定着しすぎてしまい、新しい方法を取り入れること自体難しい場合、ペーパーレス化は失敗するでしょう。
まずは、従業員にペーパーレス化に慣れるための時間も必要となります。
研修会や勉強会を開いたり、実際に操作して慣れていくなど、ペーパーレス化は段階的に進めていくことが大切です。
IT人材が不足している
ペーパーレス化を進めるためには、デジタルツールに慣れているIT人材が必要です。
IT人材が不足していると、ペーパーレス化を進めることができず、結果的に失敗してしまうでしょう。
一方、ペーパーレス化だけではなく、様々な業務にIT人材は必要とされます。
そのため、IT人材が不足している場合は採用を見直したり、ITについて勉強するなどの対策が必須です。
ペーパーレス化の失敗例から考える対策方法
ペーパーレス化の失敗を防ぐためには、どのような対策を行うべきでしょうか。
ペーパーレス化の失敗例から学べる対策方法について確認しましょう。
業務プロセスを見直す
業務プロセスを見直し、どの業務をペーパーレス化するのか確認することが大切です。
例えば、どの業務がペーパーレス化に向いているのか、どの業務を優先的にペーパーレス化するのか見極めましょう。
事前にペーパーレス化する業務を見極めることで、必要なツールや従業員が学ぶべき事柄なども見える化されます。
全ての業務をペーパーレス化することが最終目標ではありますが、まずは優先すべき業務を解析してから、ペーパーレス化を進めることが大切です。
徐々に運用を開始していく
ペーパーレス化を成功させるためには、徐々に運用を行いましょう。
全ての業務がペーパーレス化に対応しているわけではなく、突然ペーパーレス化が始まったとしても、多くの従業員が使いこなせません。
ペーパーレス化を進めるためには、まずは従業員に理解させるためにも研修会などを行い、徐々に理解させていくことが大切です。
ペーパーレスの理解を深める
ペーパーレス化を進める際は、従業員にペーパーレス化を理解させることが大切です。
慣れている方法から離れる際は、反発もあるでしょう。
そのため、まずは従業員に「なぜペーパーレス化をするのか」について理解させて、従業員の協力を得ながら進めていくことが必須です。
シンプルで使いやすいツールを導入する
ペーパーレス化を進める際は、シンプルで使いやすいツールを導入しましょう。
ペーパーレス化に向いているツールは数多く存在しますが、企業のルールや従業員の慣れ、業務内容によって向いているツールは異なります。
そのため、まずは使いやすいツールを導入してペーパーレス化を進めることが大切です。
また、従業員によってはデジタルツールに慣れていない人もいるでしょう。
多くの従業員が使いこなせるように、シンプルな操作性が特徴的なツールを導入し、ペーパーレス化を進めてください。
ペーパーレス化の失敗を防ぐならセキュアSAMBA
ペーパーレス化を失敗させないためには、シンプルで使いやすいツールを導入することが大切となります。
例えば、簡単にペーパーレス化を進めたい場合は、オンラインストレージがおすすめです。
オンラインストレージであれば、業務内容にこだわらずに多くの業務で網羅的にペーパーレス化を進めることができます。
セキュアSAMBAは、シンプルな操作性、低料金価格で運用できる特徴のある、国産のオンラインストレージです。
直感的に操作ができるため、デジタルツールに慣れていない従業員でも簡単に操作することができるでしょう。
実際に、数多くの企業で導入実績があるため安心して使うことができます。
デジタル化が進みつつある現代社会において、ペーパーレス化は大きな課題です。
適切にペーパーレス化を進めるためにも無料から使えるセキュアSAMBAを導入し、デジタル化を進めていきましょう。
