メールに添付されたファイルをデスクトップに保存することもあるでしょう。
一時的な保管やアクセスのしやすさを考えると、デスクトップへの保存を選択するのは誰しましたことがあることかもしれません。
しかし、デスクトップへの保存はさまざまなリスクがあるため、注意しなければなりません。
メールに添付されたファイルをデスクトップに保存するリスクや注意点を確認していきましょう。
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メールの添付ファイルをデスクトップに保存はNG？
メールの添付ファイルをデスクトップに保存することは、絶対にNGというわけではありません。
一時的な保存や確認後にすぐ削除する場合などは、デスクトップへファイルを保存することは、一目でファイルの場所も分かるためアクセスがしやすいメリットがあるからです。
そのため、「一旦デスクトップに保存した上で、あとで保管場所を変えたり削除しよう」と一時的な保管をするためにデスクトップに置くこともあるでしょう。
しかし、メールの添付ファイルに限らずデスクトップへファイルを保存することは、ウイルスに感染したり間違えて削除してしまったりなど、さまざまなセキュリティリスクの観点から見ても避けた方が良いです。
一時的な場所としてデスクトップへ保存するのは良いですが、長期的にデスクトップへ保存することは避けた方がいいでしょう。
メールの添付ファイルをデスクトップに保存してしまう主な理由
メールの添付ファイルをデスクトップに保存してしまう主な理由を考えていきましょう。
アクセスしやすくなる
デスクトップへファイルを保存することで、ファイルの場所が一目で分かりアクセスしやすくなります。
他のフォルダ内へ保存してしまうと、ファイルの場所に行き着くまでに時間がかかり、業務のスピード性に欠けてしまうでしょう。
しかし、デスクトップにファイルが保存されていれば、すぐにファイルを確認することができるため便利です。
毎日のように使うファイルであればなおさら、時間を掛けずに開きたいと思っているはずなので、デスクトップに保存するというケースもあるでしょう。
一時的な保管場所に丁度良い
デスクトップへの保存は、一時的に保管する場合丁度良い場所です。
メールに添付されたファイルをダウンロードした後、「このファイルはなんのファイルだろう？」と考えながら、ファイルの保存先を決めるのは時間がかかります。
しかし、「一度デスクトップに保存した後に、保存先を決めよう」と考えれば、すぐにダウンロードが可能です。
一度デスクトップに保存しておけば、添付ファイルが迷子になることもなくすぐに確認することもできます。
まずはデスクトップに保存し、保存した後に「ファイルの置き場所」を考えるための避難場所としてデスクトップは丁度良い場所なので、デスクトップの保存してしまう回数が増えてしまうのでしょう。
メールの添付ファイルをデスクトップに保存するリスク
メールの添付ファイルをデスクトップに保存することで考えられるリスクについて、確認しましょう。
データが紛失する恐れがある
デスクトップにファイルを保存することで、ファイルを紛失してしまう可能性が高くなります。
なんでもデスクトップに保存してしまうと、デスクトップが汚くなり「どこにどのファイルがあったのか」が分からなくなってしまうでしょう。
また、間違えて削除してしまうこともありますし、別のファイルと共に別のフォルダへ無意識に移動してしまうこともあります。
デスクトップへの保存は、一時的な保管であれば問題ありません。
しかし、長期的にいくつものファイルを保存していれば、いずれ紛失してしまう可能性を高めてしまいます。
ウイルスに感染する恐れがある
デスクトップにファイルを保存していると、パソコンがウイルスに感染していると真っ先にデスクトップ上のファイルがウイルスに感染してしまいます。
ウイルスに感染しないことが最優先ではありますが、故意的ではなく無意識の内にウイルスに感染していることもあるでしょう。
そのような場合、デスクトップに保存していたファイルは簡単にウイルスに感染してしまうため、危険といえます。
大切なファイルこそ、ウイルスに感染しないためにも保存先を決めることが大切です。
漏洩する恐れがある
悪意ある第三者がパソコンを乗っ取ってしまえば、デスクトップ上のファイルは簡単に中身を見られてしまいます。
また、パソコンを覗かれた時でも、デスクトップ上のファイルは真っ先に見られるもののため情報流出になる可能性も高いです。
ファイルの中身を見なければ問題ないと考える人もいますが、ファイル名で中身について説明していることもあるでしょう。
ファイル名だけでも充分な情報といえるため、関係の無い人に見られてしまうだけでも情報漏洩です。
デスクトップは多くの人に見られる部分なので、簡単に情報が漏洩してしまうことも考えなければなりません。
メールの添付ファイルをデスクトップに保存する際の注意点
メールの添付ファイルをデスクトップに保存する場合の注意点について確認しましょう。
定期的にバックアップをする
デスクトップにファイルを保存する場合は、定期的にバックアップをおこないましょう。
デスクトップのファイルは、いつ紛失してしまうか分かりません。
また、ウイルスに感染してしまう確率も高くなります。
定期的にバックアップをすることで、不測の事態に陥っても挽回することができます。
デスクトップへの長期保存はおすすめできませんが、どうしてもデスクトップに保存したいのであれば、バックアップすることを前提に保存してください。
フォルダが煩雑にならないように整理する
デスクトップへ保存する場合は、ファイルやフォルダの場所が煩雑にならないように整理しましょう。
適当に置いてしまうと、アクセスしやすい場所に置いたはずなのにどこにファイルがあるのか分からなくなってしまいます。
整列させて保存するだけでもファイルは見つかりやすくなるため、デスクトップへ保存する場合は煩雑にならないよう整理することを意識してください。
ファイルの重要度によっては向いていない
デスクトップへファイルを保存する際は、ウイルス感染や紛失などのリスクを伴います。
重要度の高いファイルをデスクトップに保存することは、危険な状態にさらしていることと同じです。
保護することができていないため、重要度の高いファイルをデスクトップへ保存するのは避けましょう。
デスクトップへファイルを保存する場合は、流出や紛失をしても問題のない重要度の低いファイルに限られます。
メールの添付ファイルの保存はデスクトップよりセキュアSAMBA
メールの添付ファイルを保管する際、一時的な保管先としてデスクトップを指定することは多いです。
しかし、デスクトップに保存することで、紛失やデータの流出などさまざまなセキュリティリスクも高めてしまうため、デスクトップへの保存は避けた方が良いでしょう。
メールの添付ファイルを保存する場合、一時的な保管場所としてもおすすめなのがオンラインストレージです。
オンラインストレージであれば、流出やウイルス感染の心配もありません。
一時的な保管場所だったのに長期的に保存してしまったとしても、オンラインストレージでは問題ないため、オンラインストレージの導入をおすすめします。
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