ビジネスにおいて、メールを使用するシーンは多いものです。
メールの利用が多ければその分ミスが起こりやすくなることもあり、メールの添付ミスやファイル誤送信といったミスが起きてしまうことも少なくありません。
メールの添付ミスによるファイル誤送信は簡単に起きてしまうような些細なミスともいえますが、大きなトラブルに繋がる可能性もあるリスクが高いミスでもあります。
メールの添付ミスやファイル誤送信のリスクや起きてしまう原因、対策方法について確認していきましょう。
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メール添付ミスやファイル誤送信が引き起こすリスク
メール添付ミスやファイルの誤送信により、どのようなリスクが引き起こされるでしょうか。
また、メール添付ミスやファイルの誤送信のリスクから発展するトラブルについても併せて確認していきましょう。
情報漏洩
ビジネスにおいて、メールにファイルを添付する際は、ほとんどの場合情報が含まれています。
個人情報や機密情報、顧客情報など多くの情報が含まれているファイルを間違えてしまうことは、情報漏洩に繋がるでしょう。
情報漏洩は企業のブランドイメージを下げるだけではなく、信頼度をも引き下げてしまい、最悪の場合倒産に繋がってしまうようなリスクもあります。
些細なファイル添付ミスが原因で会社全体の存続が危機に陥ることもあるため、何気なく行っているようなメールへのファイル添付にも注意が必要です。
企業の信頼性が低下する
メールにファイルを添付するという簡単な作業を間違えているということが、企業の信頼性を低下させます。
メールは人が作業するもののため、ミスが起きることもあるでしょう。
しかし、いくら忙しくても送信前に確認したり、ファイルを間違えていないか確認するという行為は当たり前のことです。
メールの誤送信やファイル添付ミスは、従業員が社会人として当たり前の行為をないがしろにしたという事実になるため、企業の信頼性を低下させてしまうでしょう。
業務効率が低下する
メールに添付したファイルを間違えていた場合、再度送信しなければならず業務効率が下がります。
送信する側も受信する側も二度手間が発生するため、作業が思うように進まなくなるでしょう。
急を要するものの場合、時間が足りず残業が発生する可能性もあります。
また、受信した側が間違えていることに気づいたとしても、送信した側が間違えていることに気づかずに長期休暇に入ることもあるでしょう。
どのような状態になるか予測がつかないこともあるため、ミスはできる限り控えることが求められます。
謝罪で済まないこともある
添付したファイルが機密情報や顧客情報など、絶対に流出してはいけないものだった場合、謝罪しても意味がないことが多いです。
重大な情報の漏洩は会社のイメージを下げるもののため、大きなインシデントに繋がることもあります。
通常のミスであれば謝罪して終わることも多いですが、添付ファイルミスは、ファイルの重要度によっては大きなトラブルになるため注意しましょう。
会社によっては、従業員に責任を取らせるところもあります。
些細なミスが原因で解雇されてしまう可能性もあるため、充分に注意してください。
送信したものは消えない
メールは送信してしまうと、後から削除することができません。
チャットツールなどは送信後も消すことができますが、メールは不可能です。
そのため、送ってしまったものは取り返しがつかなくなるため注意しましょう。
仮に相手が見ていない、削除しましたと言ったところで送ってしまった立場からしたら確認するすべもなく、相手に対応をお願いするか、相手が言ったことを信じるぐらいしかできません。
また、送信してしまったということを誤魔化すこともできないため、謝罪や報告は迅速に行いましょう。
メール添付ミスやファイル誤送信が起こる原因
メール添付ミスやファイルの誤送信の原因はどのようなものなのでしょうか。
考えられる原因について確認し、メール添付ミスやファイルの誤送信を防ぐヒントを見つけましょう。
操作の間違い
メールの操作を間違えてしまい、送信してしまうこともあります。
例えば、メールの機能の中にはオートコンプリート機能がついているものもあるでしょう。
オートコンプリート機能とは、宛先を入力している際にメールアプリ側が宛先を予測し入力してしまう機能のことです。
普段のメールであれば便利な機能ですが、ビジネス面においては充分に注意をしなければなりません。
何故なら、オートコンプリート機能によって入力された宛先が、自分が予想していたアドレスとは異なる可能性もあるからです。
必ず宛先を確認し、合っていることを確認してから送信するなど、操作においては充分に注意する必要があるでしょう。
さまざまなヒューマンエラー
単純なヒューマンエラーが原因で起こることもあります。
確認をしたつもりでも確認が出来ていなかったり、そもそも保存していたファイル名が異なっていたりなど、人的ミスはたくさんあるでしょう。
具体的には、以下の通りです。
- BCCに追加する予定だったアドレスをCCに追加した
- ファイル名がそもそも異なっており、誤送信してしまった
- 宛先を勘違いしていた
- 確認したつもりでなにも確認できていなかった
- 確認せずに送信した
操作ミスもヒューマンエラーですが、防げるはずだったヒューマンエラーに気を付ける必要があります。
システム上の問題
使用しているメールアプリのバグが原因で、メール機能に問題が起きていることもあります。
この場合、宛先や添付ファイルを適切に選ぶことができなくなるでしょう。
また、メールアプリのサーバーに問題があり、遅延が発生している場合も考えられます。
遅延が発生すると、メールの操作も難しくなり、適切なファイルを選択していたのに不適切なファイルを選択してしまうこともあるでしょう。
システム上の問題であれば問題ないと思う人もいますが、誤送信してしまったこと自体は問題です。
メールアプリのシステム上の問題が起きないように、日頃からアップデートをおこなうなどして問題が起きないよう防ぐことが求められます。
確認する時間がなかった
メールを送信する前に確認する時間がなく、誤送信してしまうこともあります。
急いでいるときや忙しいときなど、注意力が散漫な状態のときは、メールの誤送信も増えてしまうでしょう。
メールを使用する際は、忙しくとも必ず再確認することが大切です。
注意力が散漫な状態でメールをすることは危険なため、確認する時間がない場合は、一度保留にするなど落ち着くことも意識しましょう。
対策がされていなかった
データ漏洩事件の分析を行っている、Verizon Data Breach Investigations Reportが発表した「2022 Data Breach Investigations Report」によれば、メールの誤送信は情報漏洩の原因であることが示唆されています。
また、JNSAが発表した「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によれば、情報が漏洩した原因として、メールの誤操作やメールを通じた漏洩が多いことも事実です。
数多くの調査機関で、メールの誤送信は重大なインシデントに繋がることが示唆されているにも関わらず、メール誤送信に対する対策がなされていないことが原因で、誤送信が起こることもあります。
従業員だけの問題ではなく対策をしていないのは、会社の責任です。
実際にメールの誤送信による情報漏洩が相次いでいるにも関わらず対策を行わないのは、取引先にも迷惑がかかります。
必ず対策を行い、メール誤送信を未然に防げるように従業員へ意識させることが大切です。
メール添付ミスやファイル誤送信を防ぐ方法
メール添付ミスやファイルの誤送信を防ぐ方法にはどのようなものがあるでしょうか。
考えられる方法について確認し、実際に行動に移しましょう。
ファイルを送信する前に確認をおこなう
ファイルを送信する前に、必ず確認をおこないましょう。
確認する際は、以下の項目を確認することが大切です。
- 宛先は間違えていないか
- 添付するファイルは間違えていないか
- 本文の名前は合っているか
添付するファイルは、タイトルだけをみるのではなく中身を確認することも忘れずにおこないましょう。
また、宛先は合っているのに本文に書いている相手の名前が間違っていることもあります。
どこにも不備がないことを確認してから送信するように、確認するべき項目についてあらかじめ決めておくことで、未然に防ぐことが可能です。
宛先を自動入力設定にしない
宛先をオートコンプリート機能で自動入力される設定にしている場合は、解除しましょう。
オートコンプリート機能は便利な機能ではありますが、間違えた宛先が選択されることもあります。
確実に正しい宛先を入力するためにも、手動で入力するほうが最適です。
添付ファイルは暗号化する
添付ファイルは、間違えて送信してしまったとしても安全なように暗号化しましょう。
暗号化せずに誤送信してしまうと、勝手に中身が見られる心配もあります。
しかし、PPAPのように、後からパスワードをメールで送るのはセキュリティの意味がありません。
前もって、取引先とファイルの共有をする際はパスワードを決めておくなどしておけば、あとからパスワードを送る必要がありません。
セキュリティリスクを考えた上で、パスワードのやり取りも行うようにしましょう。
社内でルールを作成する
社内でメールに関するルールを作成しましょう。
例えば、以下のようなルールを作ることで、添付ファイルミスや誤送信を防げます。
- 添付ファイルに名前をつけるときはルールを作る（例：会社名と担当者名が左に来るように名前をつける）
- メールがすぐに送信されないようメールアプリの設定をする
- 必ず再確認するよう、送信ボタンをクリックすると宛先や添付ファイルの確認画面がでるよう設定する
このように社内でルールを決めて、些細なミスをなくす運動をすることも大切です。
メール以外でファイルを共有する
メールでファイルを共有することで添付ファイルミスによる情報漏洩が発生するのであれば、メール以外の方法でファイルを共有しましょう。
例えば、オンラインストレージを利用すればメール以外で簡単にファイルを共有することができます。
オンラインストレージは、ファイルを保管できるツールですが、ユーザー設定をすれば取引先ともファイルの共有が可能です。
メールによる情報漏洩を防ぐためには、メールによるファイル共有を禁止にするのが最も手っ取り早い方法といえるでしょう。
しかし、メール以外のツールを利用する場合は費用もかかりますし、従業員が操作に慣れる必要もあります。
充分に準備してから移行するように注意しましょう。
メール添付ミスやファイル誤送信対策にオンラインストレージ
メールに添付したファイルが間違っていたり、宛先を間違えることでファイルの情報が漏洩する事例は、残念ながらありふれたミスですがいまだに起きてしまっているミスです。
メールは多くの人が利用しているため便利なツールではありますが、些細なミスにより大きなインシデントに繋がることもあるため、注意が必要です。
トラブルを防ぐためには、従業員一人ひとりの意識や社内全体での意識改革が必要ですが、メールではなくオンラインストレージを使えばファイル共有による情報漏洩は防げるでしょう。
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しかし、オンラインストレージを使うことで防げるのは、ファイル共有による情報漏洩です。
ファイルを共有していなくとも、宛先を間違えてしまえばメール本文の内容は漏洩してしまいます。
メールを扱う際は、社内ルールを徹底させ、従業員全員が「ミスをしない」ことを強く意識できるような意識改革をすることも大切です。
