データを扱う上で、ファイルの保存先は悩むべき場所です。
例えば、あらゆる場所にファイルが保存されてしまえば、どこにファイルがあるのか分からず紛失してしまう可能性もあります。
ファイルを保存する場合は、保存先についても慎重に考えることが大切です。
ファイルの保存先について、どこが最適な場所なのか確認します。
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ファイルの保存先として考えられる場所とは？
ファイルの保存先には、どのような場所が考えられるでしょうか。
考えられるファイル保存先を見ていきましょう。
ローカルストレージ
ローカルストレージとは、パソコンの内部ストレージや、スマートフォンの内部メモリなどを指します。
内部に入っているため、パソコンやスマートフォン本体からしかアクセスすることのできない場所です。
ファイルによってはローカルストレージに保管しても問題ないこともありますが、他の従業員と共有すべきファイルの場合、ローカルストレージに保存していると困ることもあります。
そのため、ローカルストレージを使う場合は個人用のファイルを保存したい時にだけ使うようにしましょう。
外部ストレージ
外部ストレージとは、USBメモリや外付けハードドライブなどをさしており、パソコンに挿入することでファイルを保存することができます。
バックアップや大きな容量のファイルなどであれば、外部ストレージに保存することでファイルの保管も可能です。
一方、外部ストレージは精密機器のため少しの衝撃を与えただけで簡単にファイルが破損する場合もあります。
大切なファイルを保存している場合は、バックアップの保管もしなければならず、面倒な状態になる可能性もあるため注意しましょう。
また、USBメモリは小型のため簡単に紛失してしまいます。
使い勝手は良いですが、セキュリティリスクが高いのも事実なため、使う場合はルールを決めることが大切です。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、インターネットを経由してアクセスできるサービスです。
ローカルストレージがオンライン上にあると考えると分かりやすいでしょう。
オンラインストレージであれば、本体がなくともインターネットさえあればどこからでもアクセスすることができます。
例えば、会社のパソコンで保管したファイルも、自宅のパソコンからインターネットにつなげば閲覧することが可能です。
在宅勤務などの自由な働き方を可能にする一方、インターネットを介したサイバー攻撃の対象になることも考えられるため、使用する場合は、セキュリティレベルの高いサービスを利用しましょう。
ファイルの保存先によってリスクやデメリットはあるのか
ファイルの保存先によってリスクやデメリットがあるのでしょうか。
ファイルの保存先は慎重に選ぶべきであるため確認していきましょう。
データを紛失するかもしれない
ファイルの保存先によっては、データを紛失する可能性もあります。
例えば、従業員で共有すべきファイルをローカルストレージに保管してしまうと、他の従業員が閲覧することができなくなってしまうでしょう。
また、ローカルストレージに保管してしまった本人も無意識に保存していた場合、なおさらファイルの場所が分からなくなってしまいます。
ファイルの保存先が統一していないと、すぐに作業をしたいのに作業ができなくなったりなど、業務効率が下がる可能性も高いです。
さらに、大切なファイルを紛失してしまうと企業の信頼性も下がってしまいます。
ファイルの保存先によっては、簡単に紛失することも考えられるため、保存先は慎重に選びましょう。
業務効率が下がる可能性もある
ファイルの保存先によっては、業務効率が下がる可能性もあります。
例えば、従業員全員が共有しているファイルで作業したいにもかかわらず、共有できる場所になければ作業ができません。
さらに、USBメモリに保存されていたファイルを開こうとした場合、互換性がなく自分が使っているパソコンでは使えない可能性もあります。
このように、ファイルが保存されている場所によっては上手く業務が進まず、滞ってしまうこともあるでしょう。
重複データが増えてしまう
ファイルの保存先によっては、重複データが増える可能性もあります。
従業員全員が見れるオンラインストレージに1つのファイルが置かれていれば良いですが、全員が1つずつ自分のローカルストレージに保管していれば、ただただ重複データが増えるだけです。
重複データが増えても意味はありません。
ストレージの容量が増えるだけではなく、どれが本当のファイルなのか分からなくもなります。
ファイルの保存先を慎重に決めなければ、ファイルの担保もできないため、ファイル保存先は慎重に決めることが大切です。
ファイルの保存先として最適な場所とは
ファイルの種類によって、ファイルの保存先の最適な場所は異なります。
どのようなファイルはどこに保存すべきか、最適な場所を確認しましょう。
個人が使うものならローカルストレージ
個人用の文書や個人が使うファイルであれば、ローカルストレージに保管しても問題ありません。
個人が作業を進めるために必要な文書のため、他の人と共有する必要がないからです。
しかし、自分自身が在宅ワークなどで必要となるものの場合、ローカルストレージに保管しておくと使えなくなります。
さらに、他の従業員にも見てほしい場合なども出てくるはずです。
場合によっては、ローカルストレージ以外の場所で保管する可能性も出てくるため、臨機応変に保存先を変えましょう。
業務用や機密性の高いものはオンラインストレージ
業務用のファイルは従業員で共有して使う場合が多いです。
そのため、オンラインストレージに保存することで共有できます。
一方、機密性の高いものをUSBメモリやローカルストレージに保存するのは危険です。
なぜなら、これらには以下のデメリットもあるため、安心できるツールで保存することが大切となります。
- USBメモリはいつ紛失するか分からない
- ローカルストレージに保存することでウイルスに感染する可能性もある
オンラインストレージであれば、通信やファイル自体が暗号化されるため安心であり、機密性の高いファイルも安全に保管することができます。
容量の大きいものなら外部ストレージ
容量の大きい動画やPDFファイルなどは、外部ストレージに一時保管するのも良いです。
しかし、毎日のように使うのであればzipファイルなどに圧縮し、ストレージに保管した方が良いでしょう。
動画やPDFファイルのように、普段は使わないが削除することはできないファイルをローカルストレージや保管用ではないオンラインストレージ内に保管しておくと容量が圧迫されてしまいます。
外部ストレージに保管することで、使いたい人だけが使えるようにすることができます。
しかし、外部ストレージは少しの衝撃で簡単にファイルが破損する恐れや盗難のリスクもあり、しっかりと保管や管理をしなければいけません。
ファイルの保存先を最適なものに統一させる方法
ファイルの保存先を最適なものに統一させるためには、どのような方法があるでしょうか。
考えられるファイルの保存先の統一方法を見ていきましょう。
社内のルールを統一する
ファイルの保存先を統一するためには、社内のルールを統一する必要があります。
例えば、以下のようにルールを統一しましょう。
- オンラインストレージ内のファイルはコピーしない
- 個人用だとしても、業務に関わるものであればオンラインストレージで共有する
- 外部ストレージの持ち出しは行わない
ルールがなければ従業員が自由に使ってしまうため、ファイルの保存先が人それぞれ異なり、大切なファイルの場所も分からなくなるでしょう。
そのため、社内でルールを統一させて、ファイルの保存先を決めることでファイルの場所が不明となってしまう状態を避けることができます。
社内の研修を行う
ファイルの保存先については、無意識のうちに間違えた行為をしてしまう人もいます。
そのため、ルールを読ませるだけではなく社内で研修を行うことも大切です。
定期的に社内研修を行えば、自然と保存先のルールも身につき、間違えた保存先を選択しなくなるでしょう。
会社全体で使えるオンラインストレージを選択する
オンラインストレージを利用する場合は、会社全体で使えるオンラインストレージを利用しましょう。
オンラインストレージの中には、使用できるユーザーの人数が決まっているものもあります。
そのため、できる限り全ての従業員が使えるオンラインストレージを選択し、ファイルの保存先として統一することもおすすめです。
ファイルの保存先をオンラインストレージに統一してしまえば、共有も簡単ですし、個人の業務の進捗具合を確認することもできます。
安全なファイルの保存先にオンラインストレージのセキュアSAMBA
ファイルを保存する場合、最終的にオンラインストレージで保存することのほうが多いです。
そのため、最初からオンラインストレージで管理したいと考えている企業もいるでしょう。
オンラインストレージのセキュアSAMBAは、シンプルな操作性と安全な通信が特徴であり、多くの企業で使われている実績があります。
また、国産のオンラインストレージのため安心であり、機密性の高いファイルでも安全に保管することが可能です。
ファイルは、保存先を考えて保存しなければ紛失などのトラブルが発生することもあります。
そのため、できる限りファイルは保存先を統一させた方が、問題に繋がりません。
ファイルの保存先を統一したい場合は、無料から使えるセキュアSAMBAを利用して、安全に保存しましょう。
