パソコンの中に膨大な仕事用のファイルを保存している場合や急いで保存したファイルなどを確認する際に、保存したファイルが見つからないという経験をしたことはないでしょうか。
保存したファイルが見つからない原因や、どのように対処すれば保存したファイルを見つけられるのかを解説します。
資料ダウンロード
機能や料金、解決できる課題までわかる資料を、無料でダウンロード！
お申込みはこちら
こちらからお申し込みで、セキュアSAMBAの機能を無料でお試し可能！
保存したファイルが見つからない原因とは？
保存したファイルが見つからない原因にはどのようなものがあるのでしょうか。
保存したファイルが見つからない原因として考えられるものを確認していきましょう。
ファイルの保存先を覚えていない
ファイルの保存先を覚えていないと、ファイルが見つかりにくくなります。
これは、新規ファイルの保存先ルールを明確化していないときに起こりがちです。
ファイルを作成するごとにバラバラの場所にファイルを保存していると、後から探すときにとても苦労します。
ファイルを移動してしまった
元の保存場所から移動してしまった場合も、ファイルが見つかりにくくなります。
共用のパソコンなら、同僚や上司がファイルを別の場所に移動してしまうケースが考えられます。
また、勘違いから必要なファイルをゴミ箱に移動してしまうこともあるので注意が必要です。
よく使うファイルにはショートカットを設定している人もいるでしょうが、もともとの場所が変わってしまうとショートカットは効かなくなります。
ファイルの既定保存先を勘違いしている
ファイルの既定の保存先を勘違いしている場合も、ファイルが見つからなくなる可能性が高くなります。
例えばスマートフォンでは、撮った写真を保存する先として端末だけでなくSDカードを選ぶこともできます。
もし、SDカードに写真の保存先を設定した場合は、いくら端末を探しても写真ファイルを発見することはできません。
また、パソコンであってもクリックミスなどで保存先を間違えてしまっていたり、流れで保存してしまっているとどこに保存したか見失いやすいでしょう。
エラーやウィルスによるファイル消去
システムにエラーが発生した場合、保存したはずのファイルが消えてしまうことがあります。
またコンピュータウィルスがパソコンに入り込んでおり、ファイルを勝手に削除・破壊しているケースも考えられます。
ビジネスで利用しているパソコンのメンテナンスを怠っていると、このような想定外の事態によりファイルが見つからなくなる可能性が高まる場合があります。
保存したファイルが見つからない影響
保存したファイルが見つからないとどのような影響が起きてしまうのでしょうか。
保存したファイルが見つからないことで起こる可能性がある影響を確認していきましょう。
仕事時間を無駄にしてしまう
言うまでもなく、仕事で必要なファイルが見つからないとそこで作業が止まってしまいます。
ファイルを探している時間は、作業が全く進まず、仕事時間を無駄にしてしまうことになります。
仮にファイルが見つかったとしても、作業に遅れが生じたり、ファイルが必要な相手などを待たせてしまう結果になり、無駄な時間を生んでしまったことになるでしょう。
新規ファイル作成の手間や再送の手間ができる
どうしてもファイルが見つからなければ、ファイルを作り直さなくてはいけなくなることもあるでしょう。
しかし、どこかに保存したはずのファイルをまた作り直すのは無駄な作業でもありますし、複数のファイルが乱立してしまうことになる場合もあります。
また、自分で作成したファイルでない場合はサイド共有をしてもらうように連絡をするなどの手間も発生してしまいます。
さらに相手もあなたが保存しているということを前提にしている場合は、元のファイルを保持していない可能性もあるので、さまざまな手間が発生する可能性があるのです。
ファイルの消失につながる可能性
保存したファイルが見つからなければ、作り直しや再送してもらう手間が発生する場合があるといいましたが、これらのどちらもできないファイルというものもあるかもしれません。
そうなってしまうと、ファイル自体を消失してしまったという結果になったのと同じです。
重要なファイルであれば消失してしまった影響は計り知れませんし、二度と確認ができないことで生じる影響なども考慮しなければいけないでしょう。
社内外の信用を失う可能性
仕事で保存しているファイルの中には、納品書や請求書、契約書など取引先に送信しなければならないものがあるからです。
もしファイルが見つからなければ、取引に支障をきたします。
重要なファイルを紛失してしまう取引先とは、誰も付き合いたいと思わないでしょう。
また、社内においても重要なファイルの保存や必要なファイルの保存を適切にできていなければ信用を失うことになるでしょう。
保存したファイルが見つからないときの対処法
保存したファイルが見つからないときの具体的な対処法をOS別に説明します。
もしも保存したファイルが見つからないという状況に陥った際は試してみてください。
Windowsで保存したファイルが見つからないとき
まずは、Windowsで保存したファイルが見つからないときの対処法を紹介します。
Windowsでファイルを探す方法には、タスクバーの「検索」と「エクスプローラー」の2つがあります。
タスクバーの「検索」を使う
タスクバーとは、パソコンの一番下にあるメニューバーのことです。
タスクバー左下の検索ボックスをクリックし、検索したいファイル名を入力するとファイルを探せます（検索ボックスの代わりに虫眼鏡アイコンが表示されている場合もあります）。
ファイル名ではなく、ファイル内のキーワードを入力して検索をすることも可能です。
タスクバーを使った検索は事前に場所の指定をする必要がないため、どの場所にファイルがあるか全く分からないときに使うと良いでしょう。
「エクスプローラー」を使って検索する
エクスプローラーは、タスクバーのフォルダアイコンをクリックすると起動します。
アイコンが見つからないときは、タスクバーの検索ボックスに「エクスプローラー」と入力してください。
エクスプローラーは、場所を指定してファイル検索できるアプリケーションです。
OneDrive内の検索も可能、フォルダ内のファイルを更新日時やタイトルなどで並び替えができるなど、様々な特徴を持っています。
「ホーム」という場所を指定すると「クイックアクセス（よく閲覧する場所）」「最近使用した場所」などが表示されて効率良い検索ができるようになるのも魅力です。
このようにエクスプローラーを使った検索は、ある程度保存場所の見当がついている時に便利です。
Macで保存したファイルが見つからないとき
Macで保存したファイルが見つからないときの対処法を紹介します。
Macの場合のファイル検索方法には、「Spotlight」と「Finder」があります。
「Spotlight」を使って検索する
Spotlightは、Macのメニューバー（画面上部）虫眼鏡アイコンから起動します。
現れた検索窓にファイル名などのキーワードを入れて、ファイル検索ができます。
Windowsの「検索」と同じようにどの場所にファイルがあるか全く分からないとき、キーワードで検索したいときに使えます。
ファイル名のほかファイルの補足情報をメタデータ（制作者や日付）などとして指定し、細かい条件付きでの検索もできます。
「Finder」を使って検索する
FinderはDock（画面の下部にあるメニュー集）の中の顔アイコンをクリックすると起動します。
Windowsのエクスプローラーと似た機能を持っているため、ファイルの保存場所がある程度絞り込めている時に使うと便利です。
なお、FinderでもSpotlight同様、メタデータによる補足情報をつけて詳細な検索ができるようになっています。
Androidで保存したファイルが見つからないとき
Android端末内のファイルを探す場合は、Googleがリリースしている「Files」というアプリケーションを使います。
Android端末ならプリインストールされている場合が多いですが、見つからないときはアプリストアからインストールしてください。
一般的な「Files」の起動方法と使い方は以下の通りです（※機種によって若干異なる場合があります）。
まずはスマートフォンの画面を上から下にスワイプして「すべてのアプリ」を表示し、「Files」をタップします。
トップに表示される「カテゴリ」をたどっていけば、画像別、ドキュメント別などの種類別にファイルを検索できます。
また「虫眼鏡」アイコンをタップして検索バーを表示し、キーワードを指定してファイルを検索することも可能です。
iOSで保存したファイルが見つからないとき
iOS端末(iOS11〜)では、「ファイル」というアプリケーションを使うとファイル検索ができます。
「ファイル」は、iCloud DriveだけでなくOne Drive、Google DriveなどApple他社のオンラインストレージを追加してファイル検索できるというメリットがあります。
まずは、上から下にスワイプして「すべてのアプリ」を表示し、「ファイル」アイコンをタップします。
検索ウィンドウにキーワードを入れて検索すると、ファイルを探せます。
保存したファイルが見つからないときに試しておきたいこと
スタンダードな検索方法を使っても、保存したファイルが見つからないときもあります。
検索をしても保存したファイルが見つからないときに試しておきたいことを確認していきましょう。
アプリケーションの規定保存先を確認する
アプリケーションごとの規定保存先について確認することは、ファイルを探す際にとても重要です。
例えば既定の保存先が外部のオンラインストレージなどになっている場合は、いくら端末内を探してもファイルが見つかりません。
まず探したいファイルと関連のあるアプリケーションを開いて、規定保存先を確認してみましょう。
保存日時でソートする
検索機能を使いたくても、ファイル名やキーワードが分からないという場合は保存日時でソートする（並べ替える）という方法があります。
まずは、ファイルがありそうな大まかな場所をエクスプローラーなどのツールで表示します。
次にその場所にあるファイルを保存日時でソートします。
最近使った記憶があるものは、保存日時が近い順にソートすると見つかりやすいです。
逆にいつ使ったか分からないものは、かなり昔に保存した可能性があります。
この場合は保存日時を古い順にして探してみましょう。
現在接続されていない外部ストレージ内を探す
現在接続していない外部ストレージにファイルが保存されている可能性はありませんか。
例えば、USBメモリや外付けHDD、CD-ROM、SDカードなどをファイルの保存先に使った覚えはないでしょうか。
これら外部ストレージは端末から外してしまえば、ファイル検索対象になりません。
端末内でファイルが見つからない場合は、外部ストレージ内にファイルが保存されていないかも確認しておきましょう。
ファイル共有をしていた人がいたらコピーを依頼する
ファイルがどうしても見つからないときは、誰かに頼んでコピーをもらうという方法も考えてください。
特に複数の社員で共有しているファイルなら、同僚や上司の手元にデータが残っている可能性があります。
ファイルが見つからない事情を話してコピーを送ってもらえないか頼んでみましょう。
保存したファイルが見つからないのを防ぐには
保存したファイルが見つからないと、業務に様々な悪影響を及ぼします。
なるべく保存したファイルが見つからないことを防ぐために気を付けるべき点を確認していきましょう。
ファイルの命名規則を決めておく
ファイルを新規保存するときは、命名規則を社内で統一しておくようにしましょう。
命名規則があれば、探しているファイルの名前を予想しやすくなります。
ファイルを探すとき、ファイル名が分かっている場合と分かっていない場合では検索効率が全く違います。
ファイルの保存場所を決めておく
ファイルの保存場所についてもルールを決めておきましょう。
例えば、営業用資料はデスクトップの「営業」フォルダ内「資料」フォルダに担当者の名前付きで保存すると決めるとしましょう。
すると営業用資料を探すときには決まった場所にアクセスすればよいので、あちこち検索して回る必要がなくなります。
フォルダの階層構造はシンプルにする
ファイルの保存先とするフォルダの階層構造は、できるだけシンプルにしましょう。
階層構造を複雑にすると、どの場所にファイルを保存すべきか分かりにくくなってしまいます。
例えばフォルダ「営業資料」の中にフォルダ「資料」、さらにその中にフォルダ「PDFファイル」がある状態を考えてみましょう。
もし営業資料であるPDFファイルを保存するとすれば、どこにファイルを保存したらよいのでしょうか。
マニュアルで場所が決まっていたとしても、フォルダの名前や階層構造が紛らわしいため、各従業員が別々の階層に資料を保存してしまうかもしれません。
ファイル構造はできるだけシンプルにしましょう。
定期的に不要なファイルを削除する
定期的に不要なファイルを削除し、端末内を整理整頓しておくことも大事です。
ゴミだらけの部屋では物をなくしやすいのと同様、要らないファイルをため込んでおくと必要なファイルが見つかりにくくなります。
不要ファイルを削除することは、端末の負担を軽減し、容量を開けることにもつながります。
保存したファイルが見つからないの対策にセキュアSAMBA
保存したファイルが見つからない場合は、仕事に様々な支障が出てしまいます。
保存したファイルが見つかりやすいようなルールを既定したり、ファイル検索がしやすいツールを使ってファイルが行方不明にならないよう努めましょう。
オンラインストレージのセキュアSAMBAはタグ付け機能を搭載しているため、ファイル検索が容易になります。
また、オプションサービスでは、全文検索やAI検索機能も提供しています。
保存したファイルが見つからないという状態の改善や対策に、無料から使えるセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
