仕事の中でメールを使用して、取引先や同僚とコミュニケーションを取る機会は少なくないでしょう。
しかし、さまざまなコミュニケーションをメールだけでしようとすると、メール対応に膨大な時間を費やすことにもつながります。
また、仕事のメールが多すぎて処理能力の限界を超えてしまうと、ミスが発生する危険性も高まるでしょう。
仕事のメールが多すぎることで発生するミスや弊害を確認し、防ぐ方法や対策方法を考えていきましょう。
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仕事のメールが多すぎる原因
仕事のメールが多すぎる状態になってしまうのはどうしてなのでしょうか。
仕事のメールが多すぎる状態になってしまう原因について考えてみましょう。
仕事上の主なコミュニケーション手段がメール
まずは、社内・社外にかかわらず基本的なコミュニケーションをメールで行っていることがあげられます。
ビジネスコミュニケーションにおいても、新しいツールが次々登場する中でもメールはいまだに多くのシーンで利用されています。
仕事でメールの使用頻度がそもそも多いことで、結果的にメールが多すぎる状態につながってしまうと考えられるでしょう。
重要度の低いメールもCCで共有している
次に考えられるのが、重要度を考慮せずにCCでメールを共有していることです。
メールには、CCという一斉送信システムがあります。
CC欄にメールの内容を共有したい相手のアドレスを入力すると、（TOで指定する）本来の宛先以外にもメールを送信できます。
例えば、部下にメールで指示を出す時その内容が間違っていないかを直属の上司にもチェックしてもらいたい場合、TOに部下の、CCに上司のアドレスを入力して送信します。
このようにCCは上司やプロジェクトメンバー等に仕事上のやり取りを共有するときに便利です。
しかし、上司や同僚から「それは聞いていない」と言われるのを恐れるあまり、重要度の低いメールでもCCで共有してしまう人がいます。
「必要かどうかわからないがとりあえず知らせておこう」と考えてCCを多用すると、メールが多すぎる問題を引き起こしてしまうでしょう。
不必要なメールも受信している
メールマガジンや広告メールの配信を「希望する」設定にしていませんか。
メールマガジン、広告メールは定期的に送られてくることが多いため、チェックを怠るとメールがどんどん溜まってしまいます。
さほど読む必要のないメールマガジンや広告メールをいつまでも受信していると、受信ボックスの容量を無駄に消費してしまうでしょう。
仕事のメールが多すぎると起こる弊害
仕事のメールが多すぎると様々な弊害が生まれてきます。
仕事のメールが多すぎることで、どのような弊害が起こる可能性があるのかを解説します。
メールチェックに多くの時間がかかる
メールが多すぎると、内容をチェックするだけでもかなりの時間がかかります。
受信したメールに返信する必要がある場合は、さらに時間を費やさなくてはなりません。
そしてメールに関する事務処理だけで膨大な時間を使ってしまうと、他の仕事をする時間が削られてしまいます。
また、多くのメールの処理をするということはその分、ミスが増えてしまう可能性が高まるともいえるでしょう。
必要なメールを見逃してしまう
受信ボックスにメールがあふれている状態では、必要なメールが埋もれてしまう危険性があります。
顧客からの重要なメールが、メールマガジンや広告メールに交じって目立たなくなってしまっては大変です。
また、次から次へとメールが受信されることで流れていってしまったり、見逃してしまう確率が高まることもあるでしょう。
再チェックしたいメール、返信しなければならないと思っていた既読メールが、後から受信した不必要な未読メールによって目立たなくなってしまったり、無意識に開いてしまって見落としてしまうなども考えられるでしょう。
共有ファイルが行方不明になりやすい
メールが多すぎると、添付ファイルが行方不明になりやすいです。
送信相手がメールに仕事で使うファイルを添付して共有しようとすることもあるでしょう。
しかし、大量のメールの中に添付ファイル付きメールが埋もれてしまうと、重要なファイルがどこに行ったのか探すのにとても苦労します。
これを防ぐには、メールを受信したらすぐに添付ファイルを端末に保管しなくてはなりません。
大量のメールをさばく中で慌ててファイルを端末に保管すると、後でファイルをどの場所に入れたのか分からなくなる危険性も出てきます。
多数の添付ファイルがメールボックスの容量を圧迫する
メールでファイル共有する機会が多すぎると、メールボックスの容量を圧迫してしまう可能性があります。
メールボックスは無限にメールを受信できるわけではありません。
とはいえ、テキストのみのメールはサイズが小さいため、多数のメールを受信してもさほど全体容量に影響はありません。
それに対して、添付ファイルのサイズは比較的大きくなります。
仕事で使うファイルをメールで何回も受信すれば、メールボックスの容量が圧迫されていくでしょう。
これは自身がファイルをメールに添付する場合にも配慮しなくてはならないポイントです。
容量の大きなファイルを仕事相手に何度も送れば、相手側のメールボックスに負担をかける可能性があることに注意しましょう。
メールへの対応が非効率的になる
受信するメールが多いとどれが返信が必要なもので、どれをゴミ箱にいれたらよいのか考えるだけでも一苦労です。
未読メールの山を目にすると1つ1つの重要度を判断するのも億劫になるでしょう。
結果的にメールへの返信が遅くなったり、重要なメールを見つけ出すのに時間がかかったりと、メール対応が非効率的になる可能性があります。
不審なメールへの警戒度が薄れる
大量のメールを機械的に処理していると疲れて注意力が散漫になりがちです。
このような状況下では、フィッシングメールなどの不審メールへの警戒心が薄れる危険性があります。
最近のフィッシングメールは、タイトルや本文だけでなく送り主の表示名やアドレスを本物そっくりに偽装しており、じっくり見ないと偽物だと分からないものもあります。
メールが多すぎることで不審なメールへのチェックを怠ってしまえば、会社のパソコンから情報漏洩が起こりかねません。
プライベートが侵される
メールが多すぎると終業時間内に対応が終わらない可能性もあります。
家に帰ってからメールをチェックしたり、休日に出勤してメールに返信したりする必要が出てくるかもしれません。
プライベートな時間を侵食してしまうほどメールが多いのは、従業員にとって非常にストレスフルな状態です。
また、プライベート下のセキュリティが甘い環境で仕事のメールを扱うことは、情報漏洩の危険性を高めてしまいます。
仕事のメールが多すぎる問題への対処法
仕事のメールが多すぎるとさまざまなミスやトラブルにつながる可能性が高まります。
このような仕事のメールが多すぎる問題にどのお湯に対処するといいのかを確認していきましょう。
メールチェックの時間を決める
まずは、メールチェックの時間を決めてしまいましょう。
メールはいつ受信するか分からないもの、受信したタイミングごとにチェックしていたら他の業務が中断されてしまいます。
決まった時間にチェックし、まとめて返信することで効率よくメールがさばけるようになります。
メールチェックの時間がだらだら続かないように心がけましょう。
受信メールをフォルダに分ける、ラベル付けする
受信メールをチェック後は、次の対応ごとにフォルダやラベルを使って仕訳を行います。
例えば「重要」「要返信」「アーカイブ」などのフォルダを作り、既読メールをその中に分けていきます。
また、Gmailのようなラベル機能があるものなら、キーワードを使って関連性の高いメールをまとめることも可能です。
メールアカウントを分ける
メールアカウントを分けることでメール管理が簡単になる場合もあります。
例えば、顧客相手のメールアカウントを別に設けるパターンが考えられます。
こうすれば重要度の高い顧客とのメールが、重要度の低い広告メールなどに埋もれてしまうことを避けられます。
顧客用のメールアカウントで受信するメールはチェックを頻繁にするのも良いでしょう。
件名で内容が伝わるようにする
件名で内容が伝わりやすくするのも効率的なメール管理に必要なテクニックです。
受信ボックスにはまずメールのタイトルがずらりと並びます。
1つ1つクリックしてチェックするのは時間がかかるため、件名を見ただけで次にどんな反応をしたらよいか分かるようにすると親切です。
例えば、チームメンバーに連絡するときの件名冒頭には【対応不要】や【要返信】、【至急確認】などを付けることをルール化してみてはどうでしょうか。
優先順位が分かりやすくなり、重要情報を見逃してしまう可能性を低下させられるでしょう。
メールの内容は簡潔かつ分かりやすくする
メールの内容自体も、簡潔で分かりやすいものにするよう心がけましょう。
一度書いたメールは読み返して分かりにくい点がないかをチェックするのがおすすめです。
分かりにくいメールは受信相手から「これはどういう意味ですか」と再度質問が来て、やり取りが不必要に長くなってしまう可能性があるからです。
また、結論から書き出し、後から詳細を説明するようにすると最後まで読まなくても大体の内容が伝わるようになります。
既読したメールはすぐ処理する
既読したメールは、すぐに返信などの処理をしてしまうと管理しやすくなります。
もちろんメールをチェックしてすぐに返信する時間が取れない場合もあるでしょう。
そんなときは後で確実に対応できるよう受信ボックスから「要対応」などのフォルダにメールを移動するようにしてください。
逆に要らないメールはすぐゴミ箱に入れてしまいます。
メールマガジンのように定期的に不要なメールが配信されてくるようだったら、配信解除の処理も行ってください。
メールチェック後に受信ボックスが空になることを目標に、既読メールをさばいていきましょう。
他のコミュニケーションツールを利用する
メール以外のコミュニケーションツールを導入し、メールの利用頻度を減らす方法もあります。
例えば、ビジネスチャットは複数人と同時にやり取りが可能なツールです。
グループごとにトークを形成できるのが特徴で、社外の顧客、プロジェクト関係者、会社全体など様々なメンバーごとにコミュニケーションの場を分けられます。
トーク内容は時系列で表示されるため、後から見直してもコミュニケーションの流れが把握しやすいのもメリットです。
社内メンバーと情報共有するにはグループウェアを使う方法もあります。
スケジュール管理、掲示板、文書管理機能など様々な機能が利用できますが、使いこなせるかどうかは導入前に検討する必要があるでしょう。
また、ファイル共有をしながらコミュニケーションを行うには、オンラインストレージが最適です。
オンラインストレージは社外、社内メンバーと簡単にファイルを共有できるツールです。
営業資料を複数人で作っている時、各種修正箇所をメールで1つ1つ指示してもどこをどう直せばよいか伝えづらくやり取りが長期化する可能性が高いです。
一方、修正箇所にコメントやメモを入れられるオンラインストレージ上でファイルを共有すれば、どこをどう修正すべきかすぐ分かります。
バージョン管理機能も備えているため、修正内容が大幅に間違っていた場合でも簡単に元の状態に戻せますし、メールの容量に影響しないのでサイズの大きなファイルを共有することも難しくありません。
仕事のメールが多すぎる課題の改善にセキュアSAMBA
仕事のメールが多すぎると仕事の効率が落ちてしまいます。
この課題を改善するためにも、メール以外のコミュニケーションツールを利用してみてはどうでしょうか。
特にメールでファイル共有を頻繁に行っているなら、代替ツールとしてオンラインストレージが効果的でしょう。
セキュアSAMBAは4,000社以上の導入実績を持つ法人向けのオンラインストレージです。
詳細な閲覧・編集権限を設定できる上、暗号化や2段階認証、自動ログアウト機能を完備しセキュリティ対策に力を入れています。
500GB、利用人数無制限のプランもあるため、サイズの大きなファイルを共有したいときでも容量不足に悩まされずに済むでしょう。
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