ビジネスにおいてメールは欠かせないツールですが、添付ファイルの扱いには注意が必要です。
誤ったファイルを添付してしまったり、ファイルの添付を忘れたりするミスは少しの不注意で起きてしまいます。
添付ファイルの間違いには再送信の手間がかかるだけではなく、場合によっては情報漏洩につながることもありリスクの高いミスです。
添付ファイルによくある間違いや添付ファイル間違い指摘メールの書き方と返信方法、添付ファイルの間違いを防ぐための対策について確認していきましょう。
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添付ファイルの間違い指摘メールとは
添付ファイルの間違い指摘メールとは、送られてきたメールの添付ファイルに何らかの誤りがあった際、誤りを指摘するために送り主に返信するメールのことを指します。
間違いの例として、「添付ファイルがついていない」「ファイル名に誤字がある」「ファイルの内容が目的のものと異なる」などが挙げられます。
このようなミスは珍しいことではありませんが、実際に誤りを指摘するのは立場や関係性によって躊躇してしまうものですし、手間でもあります。
しかし、ビジネスを円滑に進めるには、添付ファイルに間違いがあることを確実に相手に伝え、できるだけ早く正しいファイルを入手することが求めら送る必要性があるシーンに出くわしてしまうこともあるでしょう。
添付ファイルによくある間違いとは
添付ファイルによくある間違いとはどのようなものなのでしょうか。
添付ファイルの間違いメールで指摘しなければいけない内容でもあるので確認していきましょう。
ファイルが添付されていない
「ファイルを添付します」とメール本文に書かれているにもかかわらず、メールにファイルが添付されていないという初歩的な間違いです。
この間違いが起こると、送信側はファイルを送ったつもりであるにもかかわらず受信側はファイルを入手できていないという、コミュニケーションの「ずれ」が生じてしまいます。
このようなメールを受信した場合はできるだけ早く送信側に指摘し、改めてファイルを送付してもらう必要があります。
添付ファイルのサイズが大きすぎる
添付ファイルのサイズがメールでの送信に適さないほど大きすぎる状態のまま、メールに添付されているという間違いです。
添付ファイルが大きすぎると、送受信に失敗することがあります。
また、送受信できても受信側で開封に時間がかかったり、メールボックスを圧迫したりするなど、マナー違反につながります。
何らかの理由でどうしても開封できない場合を除き、間違い指摘メールは送られない可能性が高いため、送信側で間違いを防ぐ工夫が必要です。
ファイル名に誤字・脱字がある
添付ファイル名に誤字や脱字があるという間違いです。
ファイル名に間違いがあると、受信側がファイルを整理する際に困ることがあります。
例えば、同じ名称でバージョンの異なるファイルがいくつも存在するとき、そのうち1つに誤字・脱字があると、保存時に名前の順に正しく並びません。
また、ファイルを探すときに正しい名称で検索をかけると、名前に誤字・脱字のあるファイルは検索されないという問題も起こります。
添付ファイルの内容に誤りがある
「本来添付すべきファイルと異なるファイルを添付してしまう」「最新版でないファイルを添付してしまう」「ファイルの中身に正しくない情報が含まれている」なども、よくある間違いのパターンです。
ビジネスが誤った方向へ進んでしまうことになりかねないため、いずれの場合も受信側は速やかに送信側に誤りを指摘し、送信側は直ちに正しいファイルを送り直す必要があります。
影響はそれだけでなく、もしファイルに機密情報や個人情報が含まれる場合、情報漏洩の問題に発展するおそれがあります。
そのため、添付ファイルの間違いの中でも、特にファイルの内容の間違いには十分に気をつけなければなりません。
添付ファイルの間違い指摘メールが来るとは限らない
このように添付ファイルに間違いがあったことに双方が気がつくことができれば、多くの場合送信側が正しいファイルを送り直すことで解決します。
受信側が速やかに間違い指摘メールを送り、誤りがあることを送信側に知らせて、それを送信側がすぐに確認し対応できるのであれば、大きな問題にならないことが多いでしょう。
しかしながら、受信側が誤りに気づかなかったり、送信側に知らせることを怠ったりすることもあるため、送信側に添付ファイルの間違い指摘メールが必ず届くとは限らないのが実情です。
また、届いたとしても送信側が見落としていたり、すぐに対応ができるというわけでもないでしょう。
そのため、送信側が誤りがあったことを知らずにビジネスを停滞させていたり、さらに悪い場合には重要な情報が漏れていたりするリスクがあるのです。
よって、受信側からの指摘に頼るのではなく、添付ファイルの間違いを発生させないことが大切です。
添付ファイルの間違い指摘メールの文例とポイント
添付ファイルに間違いのあるメールが届いたときにどのように指摘すればよいか、そのポイントと具体的な文例を見ていきましょう。
件名：○○資料再送のお願い
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
先ほどはメールを頂戴いたしましてありがとうございました。
ご用意いただきました○○資料が添付されていないようですので、恐れ入りますが再送いただけますでしょうか。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
総務部 □□
相手の間違いを指摘するときには、間違いがあることを断定しない言い方を心がけるとよいでしょう。
例えば、「〜のようです」という表現を使うと相手への直接的な指摘にならず、角の立たないコミュニケーションが可能です。
例えば、「ファイルが添付されていないようですので、再送いただけますと幸いです」「ファイルが最新版ではないようですが、ご確認いただけますでしょうか」などの表現を使ってみるといいでしょう。
添付ファイルの間違い指摘メールが来た際の対応方法
添付ファイルの間違い指摘メールを受け取った場合、返信時にはどのようなポイントに注意すればよいでしょうか。
返信メール作成時のポイントと文例、その他の必要な対応について確認していきましょう。
返信メール作成時のポイント
添付ファイルの間違いを指摘するメールを受け取った場合は、お詫びとともに速やかに正しいファイルを送り直すことが重要です。
このとき、指摘してくれたことについて丁寧に御礼を述べるとよいでしょう。
また、同じ間違いを繰り返さないよう努力する旨を伝えると、誠実な対応になります。
万一、添付ファイルの間違いの内容が機密情報や個人情報の漏洩にあたるものである場合は、上司や社内の然るべき部署への報告が必要です。
報告後は、情報漏洩の影響の範囲を特定し、受信側への添付ファイル削除依頼や、被害者への謝罪などの対応を行います。
状況次第では会社のWebサイトに謝罪文を掲載したり、再発防止策を発表したりすることもあります。
添付ファイルの間違い指摘メールへの返信の文例
件名：Re:○○資料再送のお願い
いつも大変お世話になっております。株式会社●●の××です。
先ほどは資料を添付せずにメールをお送りしてしまいまして、誠に申し訳ございませんでした。
お忙しい中ご指摘いただき、心より感謝申し上げます。
改めまして、資料は本メール添付にてお送りいたします。
ご査収くださいますよう、どうぞよろしくお願いいたします。
ファイル名：○○資料（株式会社●●）.pdf
今後はこのような間違いのないよう努めてまいります。
今後とも何卒どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社●●
営業部 ××
メールの添付ファイルの間違いを防ぐための対策
重大な事態に発展することもあるメールの添付ファイル間違いを未然に防ぐにはどうすればよいでしょうか。
メールの添付ファイルの間違いに対する主な予防策を確認していきましょう。
メール送信時の手順を工夫する
メール送信時の手順を工夫することで、添付ファイルの間違いが起こりにくくなります。
例えば添付忘れの予防としては、メール本文を書く前にファイルを添付することが有効でしょう。
また、添付するファイル名をメール本文に記載するのもよい方法です。
ファイル名を書く際に添付忘れに気づきやすくなる上、自然とファイルの内容やファイル名を確認することにもつながります。
送信前にチェックリストを用いて確認する
あらかじめメール送信時に注意すべき内容をチェックリストにしておき、送信前に必ずリストを用いて間違いがないことを確認することもできます。
- 宛先に誤りはないか（To 、Cc、Bccは正しく設定されているか？）
- 件名は適切か
- 添付ファイルの添付を忘れていないか
- 誤ったファイルを添付していないか
- 添付ファイルの名前に誤字脱字はないか
- 添付ファイルのサイズや形式は適切か
- メール本文に誤りはないか
例えば、このようなポイントを意識して送信前に確認すると効果的です。
オンラインストレージを利用する
さまざまな予防策を講じても、メールを使ってファイルを送る限り、添付ファイルの間違いのリスクは残ります。
そこで最も効果的なのは、メールを使わずにオンラインストレージを利用してファイルのやり取りをすることです。
オンラインストレージを使う場合、ファイルを直接相手に送るのではなくファイルの所在を示すURLを共有するため、ファイル添付の作業がなくなり、添付忘れは発生しません。
また、万一誤ったファイルを共有してしまっても、URLを無効にしたり、ファイルを削除したりすることができリスク回避ができます。
あらかじめファイルのアクセス制限を設けておくことで、情報漏洩を防ぐことも可能です。
さらにはメールと比べて大きなサイズのファイルもアップロードできるため、ファイルのサイズを気にする必要がない点もメリットです。
セキュアSAMBAで添付ファイルの間違いを確実に防ごう
添付ファイルの間違いは多くの人が経験しますが、繰り返しのミスはビジネスにおける信頼関係に傷を付けかねません。
また、間違いの内容によっては会社や取引先などに大きな影響を与える重大な問題に発展するリスクもあります。
このような添付ファイルの間違いを効果的に予防するには、メールを使わずに社内外とのファイル共有を行うことができるオンラインストレージが有用です。
セキュアSAMBAは法人向けオンラインストレージとしてのセキュリティ対策が標準搭載されており、通信の暗号化やアクセス権限設定などによって、大切なファイルを守る仕組みが整っています。
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