メールの添付ファイルに関するさまざまなトラブルは少なくはなく、リスクも多くあるものでもあります。
メール転送で添付ファイルが消えてしまうのはビジネス上のコミュニケーションに大きな影響を及ぼす恐れがあるため、十分な注意が必要です。
メール転送で添付ファイルが消える主な原因や問題を回避するための対策方法を確認していきましょう。
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メール転送で添付ファイルが消えることはある？
メール転送時に添付ファイルが消えることは、実際に起こり得る現象です。
メールサーバーに起因するものやメール形式によるものなど、考えられる要因はさまざまです。
もちろん、全てのメール転送で添付ファイルが消えることは必ず起こるわけではありません。
多くの場合、システムをあらかじめ適切に設定したり、ファイル形式に注意したりすることによって、添付ファイルが消えるリスクを減らすことができます。
また、メールを使わずにファイルをやり取りするという選択肢もあります。
メール転送時に添付ファイルが消える問題の原因や対策について知り、取引先や上司・同僚から信頼を得られるコミュニケーションを目指しましょう。
メール転送時に添付ファイルが消えるリスクと影響
メール転送時に添付ファイルが消えるトラブルはさまざまなリスクを伴うため、あらかじめリスクの小さい環境を整えておくことが大切です。
まず、メール転送での添付ファイルが消えることによるビジネスへの影響について見ていきましょう。
コミュニケーションの混乱を招く恐れ
添付ファイルの消失は、必要な情報やデータが受信者に届いていないことを意味します。
情報が欠落すると、意図したコミュニケーションが成立せず、業務の遅延につながる可能性があります。
また、案件に対する関係者間の理解が妨げられ、必要な協力が得られなくなることもあるでしょう。
信頼性の低下につながる
添付ファイルの消失は、送信者や受信者の信頼性を損なうおそれがあります。
ビジネスパートナーから情報の取り扱いが不適切であると判断されると、相手との関係性に影響を与えかねません。
信頼性の低下は、業務やプロジェクトの進行にも影響を及ぼします。
時間と労力の浪費
添付ファイルが消えると、問題の解決や再送信のために無駄な時間と労力を費やすことになります。
ファイルの消失に気づくのが遅れれば遅れるほど、問題解決までに時間がかかり、業務の遅延につながります。
また、関係者のストレスも増加し、さまざまな副次的なミスを誘発する可能性も考えられるでしょう。
メール転送時に添付ファイルが消える原因
メール転送時に添付ファイルが消える問題に備えるには、その原因に対する理解が必要です。
メール転送時に添付ファイルが消える主な原因を見ていきましょう。
メールサーバーの容量制限
メールサーバーによって送信できるファイルの容量が決められているため、その上限を超えることで添付ファイルが送られず、消失する可能性が挙げられます。
例えばGmailの場合、添付ファイルの容量制限は最大25MBで、25MBを超えるとメールに添付することができません。
利用するメールサーバーの送信の容量制限を超えるファイルを転送したい場合は、メール以外の方法を検討する必要があります。
特殊なメール形式
受信者のメールソフトで読み取れない特殊なメール形式で添付ファイルが送信された場合、添付ファイルが消失したように見えることがあります。
例えばOutlookの「リッチテキスト形式」でメールを作成した場合に、この問題が起こることが知られています。
リッチテキスト形式ではメールがTNEFと呼ばれる特殊なフォーマットで送信される場合があり、添付ファイルがこのフォーマットに組み込まれることによって、受信者側で認識できなくなることがあります。
ウイルス対策による添付ファイル自動削除
メールソフトの設定により、ウイルス対策として安全でないと判断されたファイルが自動削除されている可能性があります。
ほかにも、企業のセキュリティ対策の一環として、特定の形式のファイルは受信されないようにしている例も見られます。
消えてしまうファイルが特定の拡張子のものである場合には、設定の確認を行うか、ITチームに問い合わせることをおすすめします。
メール返信時の添付ファイル削除
添付ファイル付きで転送されたメールに返信すると、多くの場合その返信メールには添付ファイルは残りません。
通常、ファイルを転送した送信者にもう一度ファイルを送り直す必要はないと考えられますが、返信メールに添付ファイルを残しておきたい特殊な場合は、メールソフトの設定変更を試みましょう。
メール転送時に添付ファイルを消さないための対策
添付ファイルを消すことなくメールを正しく転送するためには、どのような対策が有効でしょうか。
メールソフトの設定変更により解決する方法と、メールを使わずに「ファイル転送サービス」や「オンラインストレージ」を利用する方法を見ていきましょう。
メールソフトの設定を変更する
メールソフトに起因して添付ファイルが消失している場合、いくつかの設定を変更することで解決する可能性があります。
例えばOutlookの場合、メールがリッチテキスト形式で送られないよう、「オプション」からインターネットメールの受信者へ送信するメール形式をHTMLやテキスト形式に設定したり、受信者のアドレスのプロパティからメール形式の設定を確認するとよいでしょう。
添付ファイルつきのメールに対し添付ファイルをそのまま残して返信したい場合、Gmailでは、元のメールの添付ファイルを含めて返信する設定が可能です。
そのほか、メールソフトのウイルス対策に関する設定項目を確認して自動削除の設定を解除すれば、ファイルを受け取れるようになる可能性もあります。
しかし、セキュリティ上のリスクが伴うため、安易な設定変更には注意が必要です。
ファイル転送サービスを利用する
メールソフトの設定を変更しても解決しない場合や、設定の変更が危険である場合には、メールを使わない方法が有用です。
よく使われるツールの1つに、ファイル転送サービスがあります。
ファイル転送サービスは、オンライン上に共有したいファイルをアップロードし、そのURLを相手に共有することで、ファイルのやり取りが行えるものです。
通常メールで送ることのできない大容量のファイルにも対応しており、無料で使えるサービスも多く展開されているため誰でも利用しやすいツールです。
一方、ダウンロードできる期間には制限があるため期間が過ぎるとファイルが消えてしまう点や、セキュリティへの懸念が残る点がデメリットとして挙げられます。
オンラインストレージを利用する
メールを使わず、さらにファイル転送サービスのデメリットを解消できるツールに、オンラインストレージがあります。
オンラインストレージはインターネット上のクラウドにファイルを保存し、他の人とシェアできる情報管理ツールです。
保存先URLを共有すれば、組織内外からファイルへのアクセスが可能になり、ファイルの受け渡しが円滑に行えます。
さまざまなアクセス制限によって情報の流出を防ぐことができるよう設計されていることから、セキュリティ対策を講じやすい点も特長です。
メールの転送によって添付ファイルが消える問題は、メールを使わずにオンラインストレージを利用することによって、根本的に解決することができるのです。
メール転送よりファイル共有にはセキュアSAMBA
メールの転送時には、さまざまな要因で添付ファイルの消失という問題に直面することがあります。
メールの設定変更によって解決できることもありますが、考えられる原因は1つではないため、すぐに問題が解消するとは限りません。
そのため、メールでのファイル共有にこだわらないことが問題解決への最短の近道になることもあります。
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標準搭載されたセキュリティ機能や詳細なアクセス権限設定によって情報を守りながら、重要なファイルの確実なやり取りが可能です。
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