メールフォルダの整理は、効率的に仕事を行うために欠かせないスキルです。
しかし、メールフォルダの整理のコツを掴まなければフォルダが増えるだけであったり、余計な作業が増えてしまう場合もあります。
業務効率化に有効なメールフォルダ分類の例や整理のコツを確認していきましょう。
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メール整理にフォルダを活用すべき理由
メール整理にフォルダが広く活用されているのは、業務の適正化につながるさまざまなメリットがあるためです。
日々受信するメールの重要度や緊急度はさまざまです。
大量のメールすべてを1つの受信トレイの中で処理しようとすると、重要なメールが埋もれてしまったり、緊急性の高いメールへの返信が遅れたりすることがあります。
メールがフォルダに適切に分類されていれば、重要なメールや緊急性の高いメールを見落とすリスクが小さくなります。
さらに、メール対応の優先順位が明確になるため、処理が効率化され、仕事のスピードが早まります。
こうして生まれた時間はほかの業務に振り分けることができます。
また、メールが整理されることによって頭の中も整理され、仕事を進める上での不安やストレスを軽減する効果も期待できるでしょう。
メールフォルダ整理の分類例
メールをフォルダで整理するときには、フォルダを使いやすく分類することが何よりも大切です。
よく使われるメールフォルダの分類例を見ていきましょう。
差出人や案件で分ける
代表的なフォルダ分類に、差出人や案件で分ける方法があります。
会社ごとやプロジェクトごとの分類もよく行われます。
この分類のメリットは、人や案件ごとに過去のやりとりの履歴が一目でわかることです。
また、多くの場合、人や案件の情報からそのメールのおおよその重要度や緊急度がわかるため、重要顧客や重要なプロジェクトへの優先対応が行いやすくなります。
アドレスや件名による自動振り分け設定をしておくと、手動で振り分ける手間をかけずにメールが整理できるため、ぜひ検討したい分類方法です。
対応状況で分ける
「未対応」「対応済み」「確認中」「対応不要」など、対応のステータスごとに分類する方法です。
この方法は、カスタマーサポートなど、その日のすべてのメールを漏れなく確実に処理することを重視する職種に適しています。
メールの処理を進めながらひとつひとつのメールを該当のフォルダに振り分けていきます。
一方、何度もメッセージのやり取りが継続する場合は、「対応済み」に分類されたメールが「未対応」に変わってしまい、逆に混乱しやすくなるため注意が必要です。
そのため、1往復のやり取りでコミュニケーションが完結するときに特に有用でしょう。
対応優先度で分ける
「すぐに対応するべきメール」「後で対応するメール」「保存」など、メールに対する対応の優先度で分類する方法です。
この分類を活用すると、仕事の優先順位が明確になり、対応スピードが早まります。
一方、メールを手動で分類しようとすると時間と手間がかかるため注意が必要です。
優先度は差出人や案件で判断できることが多いため、差出人や案件による自動振り分けによる優先度の分類を検討するとよいでしょう。
専用フォルダで分ける
メルマガを多く受信していると、メルマガが受信トレイ内に溢れかえることによって、他の重要なメールを見落とすリスクが高まります。
このような場合には、メルマガを専用フォルダに蓄積し、他のメールと分けるのが効果的です。
メルマガのアドレスや件名で自動振り分け設定をしておけば、受信のたびに自動で専用フォルダに入るため、手間もかかりません。
メルマガ専用フォルダ内のメールは、時間に余裕のあるときに楽しみましょう。
メールフォルダ整理のコツと方法
メールのフォルダ整理は、やり方によっては逆に時間と労力を費やす元になることがあるため、整理のコツをあらかじめ理解しておくことが重要です。
メールフォルダ整理のコツを見ていきましょう。
分類に悩まないフォルダ名をつける
フォルダ整理において最も大事なことは、整理そのものに時間をかけないことです。
フォルダ整理は、優先度に応じて業務を適切かつ効率的に処理することが目的なので、整理に時間と労力を割いていては本末転倒です。
フォルダ整理に時間をかけないためには、受信メールが各フォルダに自動で振り分けられるように設定するのが最も望ましい方法です。
どうしても手動で振り分けなければならない場合には、どのフォルダに分けるべきか悩むことのないよう、「保留」「その他」など、どのようなメールでも入れることのできるフォルダを作っておきましょう。
分類項目は大枠のグループにとどめ、細かく分けすぎないこともポイントです。
メールには振り分けやすい件名をつける
件名に応じてメールを各フォルダに自動で振り分けたい場合は、あらかじめメールに振り分けやすい件名をつけておくと、分類のルールを設定しやすくなります。
例えば、Aプロジェクトに関するメールの件名は必ず【Aプロジェクト】から始まるようにしておきます。
すると「【Aプロジェクト】を件名に含むメールをAフォルダに入れる」など、振り分けルールが簡単に設定できます。
優先して対応すべき案件のメールの件名に必ず【重要】などの文言を入れるのもよい方法でしょう。
アーカイブを活用する
メールのアーカイブとは、メールを受信トレイに表示させずに保存する機能です。
メールは通常の場所では見えなくなりますが、後で取り出すことを前提にした機能なので、データが消えるわけではありません。
過去のプロジェクトに関するメールなど、普段は必要としないが記録として保存しておきたいものはアーカイブしておくと、メールボックスの整理に役立ちます。
メールの容量を管理する
メールを整理する際には、メールボックスの容量についても考慮しましょう。
フォルダに分類するだけではメールボックスの容量は増える一方なので、不要なメールを削除することも大切です。
特にファイルが添付されたメールはサイズが大きく、溜まると容量を圧迫します。
容量管理の観点からも、スパムメールや広告は定期的にチェックして削除すべきですが、その他のメールの場合、削除すべきか判断に悩むことも多いでしょう。
しかしながら、削除の判断に時間はかけたくないものです。
そこで、容量の管理にはメールの添付ファイルをオンラインストレージに保存する方法が有用です。
インターネットのクラウド上にファイルを保管できるオンラインストレージなら、データの容量を気にする必要がありません。
普段からファイルをメールに添付するのではなくオンラインストレージで共有する習慣をつけておけば、メールボックスの容量は小さく保たれるので、メールの削除に悩んだり容量を意識したりする必要もなくなります。
メールフォルダを整理することの効果
メールをフォルダで整理するメリットには、さらにチームワークの促進を助ける効果もあるということを付け加えておきましょう。
複数のチームメンバーで動かすプロジェクトでは、過去の経緯の確認が必要になることもあります。
各メンバーがそれぞれメールを整理しておくことで、過去のやり取りに関する誤解が生じにくくなるため、コミュニケーションを円滑にしてプロジェクトを前進させることにつながります。
コミュニケーションの混乱を防ぐためにさらに望ましいのは、コミュニケーションの記録をメンバー間で共有しておくことです。
メッセージの共有にチャットツールを活用したり、ファイルの共有にオンラインストレージを利用することも検討しましょう。
メールフォルダを整理して業務を効率化しよう
多くのビジネスパーソンにとってメールの処理は毎日の業務において大きな位置を占めることから、特に効率化が求められる領域の1つです。
フォルダを使ったメールの整理は、メールの見落としを防ぎ、重要な案件に対する対応を早め、業務の効率化に効果を発揮します。
メールのフォルダ分類と並行して行いたいのが、オンラインストレージによるファイルの整理です。
ファイルをメールに添付せず、オンラインストレージ上で適切に分類されたフォルダに保存すれば、メールの容量を圧迫することなく、整理された状態で関係者間での情報共有が可能です。
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