ビジネスでメールを使用していると、重要なメールやメルマガ・営業メールなど、日々多くのメールが届くことでしょう。
受信トレイにすべてのメールをそのままにしておくと、対応の優先順位がつけづらく、場合によっては返信漏れなどのトラブルにもなりかねません。
適切なメール整理術を取り入れてメールを管理することで、メール処理の時間短縮が実現できます。
重要なメールなども管理しやすくするためにも、メール整理術やメールを整理するコツを理解して、メールを整理する方法を身に着けていきましょう。
資料ダウンロード
機能や料金、解決できる課題までわかる資料を、無料でダウンロード！
お申込みはこちら
こちらからお申し込みで、セキュアSAMBAの機能を無料でお試し可能！
メール整理とは
メール整理とは、受信する多くのメールを適切に仕分けすることです。
メールを分類して整頓・保存・削除などを行うことで「必要なメールを迅速に見つけ出す」「重要な情報を見逃さない」といった効果が期待できます。
また、メールの整理は時間管理の一環でもあります。
適切にメールの整理を行うことで、無駄な時間を減らし、より重要な仕事に集中することが可能です。
メールの整理は単純にメールを片付ける行為なのではなく、情報や時間管理・トラブル対策につながる重要な要素となります。
業務効率化の実現や重要なメールを見逃さないようにするため、適切なメール整理術を導入し、メールを管理していきましょう。
メールの整理術：適切なフォルダ分け
メール整理の一歩としてまず取り組むとよいのが、フォルダの作成とその振り分けです。
新たなメールが来たときには、まずそれぞれのフォルダに分類しましょう。
フォルダ分けを習慣化できれば、見落としがちな重要なメールを無視するリスクを大幅に減らせる可能性が高くなります。
また、対応が必要なメールに優先順位をつけやすくなり、効率的に処理が可能です。
作成するフォルダは、自身の業務内容や取引相手などの環境により異なるでしょう。
ビジネスシーンで使い勝手のよい振り分けは、以下のような内容が考えられます。
- 対応の状況：すぐ対応する・あとで対応する・保存しておく
- 取引先やプロジェクト：取引先の名前・進行中のプロジェクト名
- 時系列：年月日
これらにプラスして「メルマガ・情報配信系」のフォルダも作ると、わかりやすくスッキリと整理できるでしょう。
フォルダ作成時の注意点は、あまりに細かくフォルダ分けをしないことです。
細分化しすぎると、どのフォルダを確認したかがわからなくなってしまい、未確認フォルダが出てくる可能性が高まるからです。
業務関連フォルダとメルマガ用、その他ぐらいを目安にして、対応しやすく漏れが生まれないような数で整えましょう。
メールの整理術：自動振り分け
メールのフォルダ分けと同時に設定しておきたいのが、自動振り分けです。
自動振り分けを設定しておけば受信メールを手動で振り分ける必要がなく、大幅な時間短縮になるのは間違いありません。
利用しているメールサービスにより自動振り分けができる・できないの問題もありますが、設定できるようであれば、ぜひフォルダ分けと一緒に自動振り分けもしましょう。
メールの整理術：件名を統一
こちらからの送信時にメールの件名を統一すると、返信がきた際にわかりやすく、検索もしやすいといったメリットがあります。
「確認・連絡・お礼」など、どのような内容のメールなのかがひと目でわかるように、明確な言葉を入れるのがおすすめです。
また、記号を使用するのも、件名を統一しわかりやすくするために有効です。
「【】・〔〕・〈〉」など、強調できる括弧の中にメールの重要度や内容の種類を示すのも効果的でしょう。
メールの整理術：不要なメールはすぐに削除
メール整理において大切なのが、不要なメールをすぐに削除することです。必要なメールだけを手元に残し不要なメールは即座に削除することで、メールの管理が大幅に楽になります。
広告や営業メール・重要度の低い社内メールなど、不要だと感じたらすぐその場で削除してしまいましょう。
もしかしたら読むかもしれないと悩む場合には「削除保留フォルダ」などを作るのがおすすめです。
その場合、1ヶ月など一定期間経っても読まなかったら削除するといったルールを設けて、ずっと残しておかないのがポイントです。
メールの整理術：受信したくないメールはブロック
毎回削除しているようなメルマガや受信したくないメールは、ブロックしてしまうとよいでしょう。
そもそも受信しないようにすることで、メール整理の手間が大幅に省けます。
メールマガジンなどは、配信停止設定が有効です。配信停止がない場合や配信停止までの手順が複雑で時間がかかる場合には、特定のメールを届かないようにできる「ブロック機能」を活用しましょう。
使用しているメールシステムによりまちまちですが、一度ブロックしたメールアドレスからのメールは以後すべて削除されるか、迷惑メールフォルダに直行します。
ただし、情報が必要なメールを誤ってブロックしてしまうと、大切な情報を見逃す可能性があります。
ブロック設定をする際は、必要性をしっかりと確認した上で行いましょう。
メールの整理術：受信トレイは空にする
受信トレイを空にすることで、新たなメールに気づきやすくなります。
一度読んだメールか否かがわかりやすく、見落としも防げるでしょう。
フォルダ分けや削除・ブロックを併用すると、受信トレイを空にしやすくなります。
ただし、一通メールがくるたびに受信トレイを空にする必要はありません。
始業と就業時には空にしておくなど、メールチェックのタイミングで受信トレイを空にする癖をつけるようにするのがおすすめです。
メールの整理術：重要なメールには目印
日々たくさん届くメールの中でも、見返したい・対応の優先順位が極めて高い重要なメールには、目印を付けるのがおすすめです。
メールシステムにより操作方法や名称は異なりますが、スターマークやフラグといったオプションを選択できる場合があります。
ワンクリックやワンタップで重要メールに設定できる仕様のものも多く、簡単に操作できます。
未読メールが多くあっても必要なメールから順に読めるため、メール対応の管理がしやすいでしょう。
ただし、重要マークのつけっぱなしは禁物です。
本当に重要なメールとそうでないメールが混在し、混乱を招くことになりかねません。
対応が終わったらマークを外すのを忘れないようにしてください。
メールの整理術：メールの添付資料はすぐ端末に保存
メールに添付された資料は、対応した時点ですぐに端末に保存するようにしましょう。
保存しておかないと、一度開いた資料を多くのメールの中から再度探すことになり、時間のロスになります。
保存先のフォルダも、プロジェクトや取引先・時系列などの自身が管理しやすい方法でわけて、必要に応じたフォルダへ移動するのがよいでしょう。
メールの整理術：指定日数が経過したら自動削除
一部のメールサービスでは、設定した日数が経過したメールを自動的に削除する機能が用意されています。
これにより、見落としがちな古いメールや不要なメールは、手間をかけずに削除できます。
自動削除の期間設定は、自分の業務スタイルに合わせて調整してください。
その際に重要なメールが自動削除の対象とならないよう、除外設定を活用する・特定のフォルダのみを自動削除対象にするなど、対策を行いましょう。
メール整理のコツやポイント
メール整理のコツやポイントを理解しておければ、自身の業務スタイルに合ったメール整理術を取り入れやすくなります。
「整理しているつもりで余計に時間がかかってしまっていた」という事態を避けるためにも、コツやポイントを押さえるようにしましょう。
メール整理を目的にしない
メール整理の目的は、時間を節約し仕事の効率を高めることです。
そのため、メール整理に時間をかけすぎると、業務効率化といったメールを整理する本来の目的を達成できない結果になりかねないでしょう。
また、重要なメールの見落としを防ぐといった目的もあります。
メールフォルダをきれいに保つだけでなく、その後の対応まで見通してメール整理術を取り入れるのが大切です。
時間を決めてメールチェックする
メールを受信するたびにメールフォルダをチェックするのは、あまりおすすめしません。
一日に何回もメールをチェックすると、通常業務を圧迫する可能性が高まります。
始業・お昼後・就業時など、一日3～5回程度を目安にしてメールチェック時間を設けると、見落としもなくメール対応ができるでしょう。
「すぐに返信したいメールが来る予定」「重要なメールを受信する予定」などの場合には、スマートフォンやパソコン上のプッシュ通知機能を活用するなどの対策を行うのがおすすめです。
必要なメールを受信した際には、すぐ対応するようにしましょう。
メール整理が自動化できる方法を取り入れる
メール整理術の中でも自動振り分けや自動削除など、人の手が加わらなくてもメール整理できる方法を積極的に取り入れましょう。
人の手がかかる方法では、メールは整理されても時間短縮にはつながりづらい結果となってしまいます。
また、手動でないため、メールの振り分けなどの際にミスが出ることもありません。
メール以外のやりとり方法も検討する
メール整理をする前に、やりとり自体がメールでなければならないかと検討するのも重要です。
すべての情報共有をメールで行う必要はなく、個人チャットなどを併用すれば誤送信を防ぎやすいといった効果にも期待できるでしょう。
また、添付ファイルが必要な内容は、一度メールを受信してそこからデータを端末に保存しなおすといった手間が発生します。
データ容量や誤送信など、気にすべきことも多くあるでしょう。
オンラインストレージなども活用して、データ共有はメールを通さずに行う方法を検討するのがおすすめです。
メールを整理する方法を考えて効率化しよう
メールの整理方法は、フォルダ分けをはじめとして簡単に設定できます。
設定を行う際は少し時間がかかりますが、その後は業務効率化になり、メール処理に当てていた時間を短縮できるでしょう。
また、メール整理は、重要なメールの見落としを防ぐ効果にも期待できます。
メール整理のコツとポイントで紹介した通り、すべてのやりとりをメールで行う必要はありません。
オンラインストレージの「セキュアSAMBA」では、ネット上のフォルダでダイレクトにファイルの共有が可能です。
メールでのやりとりが発生しないため、スムーズかつ誤送信の心配もなく、情報の共有ができます。
さらに、セキュアSAMBAは無料から利用できます。
メール整理をすると同時に、オンラインストレージを導入し、やりとりの最適化をしてみてはいかがでしょうか。
