動画は、ドキュメントファイルやPDFファイルとは異なり、容量が大きくなってしまいやすいデータです。
そのため、メールに動画添付をしただけでは送れないこともあります。
しかし、会社の説明資料としても動画は活用できるため、動画をメールで送付したい場合もあるでしょう。
メールに動画添付をする場合は圧縮が必要なのか、メール添付より動画を送る適した手段はないのかを確認していきましょう。
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メールに動画添付は圧縮で送るべき？
動画は、メールで送付することができますが、容量が大きすぎる場合は動画のサイズを小さくする必要があります。
動画のサイズを小さくするためには、以下の方法が便利です。
- リサイズする
- 動画を分けて送付する
- 動画を圧縮する
これらの方法で動画のサイズを添付可能なサイズにまで小さくすれば、メールで送付することはできます。
しかし、メールで動画を送付するのは危険も多くあり、注意が必要です。
- メールを誤送信すると情報漏洩に繋がる
- 受信側のメールサーバが受信できない可能性もある
- ウイルス付着の添付物とみなされて迷惑メールに分けられることもある
動画ファイルに限らず、ファイルをメールに添付する際は常に情報漏洩の危険があるため、注意が必要です。
とくに、パスワードの設定が可能な圧縮以外の、リサイズや動画を分けて送付する方法は、動画そのものが見られる恐れもあります。
そのため、できる限り動画は圧縮し、パスワードを設定して送付するのが無難です。
しかし、動画に限らず圧縮したファイルは、受信側のメールソフトの設定によっては、ウイルスに感染していると判断されてしまい、受信することが難しいこともあります。
正常に受信されるためにも、まずは受信する人に「圧縮ファイルは受け取れるか」と事前に確認することも大切です。
また、そもそもメールでファイルやデータをやり取りするのはリスクが高く効率的ではないということも考えておいた方がいいでしょう。
メールに動画添付をするなら圧縮はどれぐらいすべきか
動画を圧縮することでメールに添付して送付することが可能になります。
圧縮する場合は、動画のサイズが2MB以内におさまるように圧縮してください。
メールにファイルを添付する場合、使用しているメールサーバーによって受信できるファイルのサイズが異なります。
一般的に、Gmailなどのフリーメールの場合は20MBまで受信できるといわれていますが、古いメールサーバーを利用している場合は、1〜3MBまでしか受信できません。
また、大きいサイズのファイルを一度に受信してしまうと、サーバーに負荷がかかってしまう恐れもあるため、大きいサイズのファイルは送付しないほうが良いでしょう。
そのため、動画を送付する際はできる限り2MB以内におさまるように圧縮し、送付するようにしてください。
しかし、動画で2MBだと一般的には8秒程度の動画となるので、やはりメール添付で動画を共有するのは適切だとは言えない部分も多いでしょう。
長い動画や大容量の動画のメール添付は適していない
長い動画や大容量の動画は、そもそもメールの添付に適していません。
どのような理由から動画のメール添付が適していないのかを確認していきましょう。
動画のサイズが大きすぎる
動画は、圧縮しても大きい場合があります。
動画は、1秒あたり0.25MBの容量となっており、10分の動画だと150MBにまで大きくなります。
高画質にした場合は、さらに容量は大きくなるでしょう。
動画を資料として利用する場合は、10分以上が平均的な再生時間になるはずです。
そのため、サイズは150MB以上となることが多くなります。
150MB以上の動画を圧縮して3MB以内におさまるかどうかは、その時によって異なります。
3MB以内におさまらずに送付してしまうと、受信側に負担がかかってしまうため、できる限り動画のメール送付は控えたほうが良いです。
動画にパスワードはつけられない
PowerPointやExcel、PDFなどの資料は、ファイル単体にパスワードを設定することが可能です。
しかし、動画単体にパスワードを設定することはできません。
仮に、メールの宛先を間違えてしまった場合、パスワードを設定しているファイルであれば情報漏洩を防ぐことができるでしょう。
動画の場合、パスワードを設定することが不可能なため、誤送信した場合は情報漏洩のリスクが高まります。
第三者にそのままわたってしまうリスクも高いため、動画をメールで送付することはおすすめできません。
動画を圧縮してメール添付で送る方法
確実に宛先のミスを起こすことなくサイズも2MB以内におさめられる場合は、動画を圧縮してメール添付で送る方法も良いでしょう。
圧縮する方法は簡単です。
- 圧縮したい動画ファイルを右クリックする
- 「圧縮」という項目をクリックする
- 圧縮されたファイルがデスクトップに表示される
MacやWindowsなど、OSに関わりなく圧縮は簡単にできます。
圧縮されたファイルは、使用しているメールソフトを開き、メールの送信画面内に添付しましょう。
圧縮したファイルが大きすぎた場合は、メールを送信する際に「添付ファイルが大きすぎます」などの文言が現れることがあります。
文言が現れた場合は、受信側に負荷がかかってしまうため、できる限り送付はやめて別の方法で送付するようにしてください。
メールに動画を圧縮して添付以外に送る方法
メールに動画を圧縮して添付する以外の方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
利用できる方法を確認し、時と場合により使い分けるようにしましょう。
クラウドストレージを利用する
クラウドストレージを利用して、動画を添付する方法が最も効率的です。
クラウドストレージであれば、ファイルのサイズが大きくても圧縮せずに保管することが可能です。
さらに、クラウドストレージ自体にパスワードを設定することができるため、第三者に盗み見られる心配もありません。
ファイル転送サービスを利用する
ファイル転送サービスは、無料で利用できるツールのため、費用をかけたくない場合はファイル転送サービスもおすすめです。
転送できるファイルの容量に制限がないため、どんなサイズの動画でも転送することができます。
しかし、ファイル転送サービスは外部のサーバーに一時的に預けることになるため、情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。
また、ファイルの保存期間には制限が定められています。
受信側はすぐに迅速にダウンロードしなければ、ファイルの保存が出来なくなるため、前もって伝えておきましょう。
チャットツールを利用する
ChatworkやSlackなどのチャットツールであれば、容量の範囲内で動画を送付することができます。
チャットツールの場合、メールのようにサーバーに負荷がかかりません。
そのため、送信側も受信側も安心して動画のやり取りが可能です。
しかし、チャットツールによっては、動画の再生時間の制限が定められていることもあります。
再生時間の制限が決められている場合は、動画を切り分けて送付することになり、フルサイズで送ることは困難になるでしょう。
チャットツールで送付する際は、再生時間に気を付けてください。
動画を圧縮してメール添付よりクラウドストレージが良い理由
動画を圧縮してメールに添付して送るよりクラウドストレージを利用して送付する方法がおすすめです。
なぜ、クラウドストレージがおすすめなのか確認しましょう。
パスワードの設定できるから
クラウドストレージは、クラウドストレージ自体にパスワードの設定が可能です。
そのため、第三者に見られる心配がありません。
メールに添付すると、もしもメールを誤送信してしまった場合、情報漏洩に繋がります。
しかし、クラウドストレージであれば情報漏洩することなく、第三者による侵入を未然に防ぐことができるため、安心できます。
容量に余裕があるから
クラウドストレージは、大きい容量のファイルの保存に向いています。
利用サービスやプランによって違いはありますが、動画を圧縮しなくても利用できる容量を選ぶことが可能です。
そのため、動画などの大きなサイズも、リサイズなどせずに共有や保管することができるためおすすめです。
メールを使わなくても良い
メールによる情報漏洩やウイルス感染が増加しています。
メールは簡単に本人であると装うことができるため、情報漏洩のリスクが非常に高く、大切な資料をメールに添付することは控えたほうが良いです。
クラウドストレージであれば、URLとパスワードを知っていれば中身を確認することができるため、わざわざメールで伝える必要もありません。
動画を保管した際は、チャットツールや電話などで「確認をお願いします」と伝えるだけで良いため、セキュリティ面について考える必要がない点もメリットと言えます。
動画の共有は圧縮してメール添付よりセキュアSAMBA
動画をメールで添付する場合は、圧縮をして添付したほうが良いです。
しかし、そもそも動画ファイルをメールに添付することは、セキュリティレベルから考えてもおすすめできません。
動画を共有したい際は、メールに添付するのではなくクラウドストレージを利用しましょう。
クラウドストレージは、パスワードの設定や知っている人だけが見れるユーザー管理など、セキュリティレベルが非常に高いツールとなっています。
さらに、容量制限なく動画を保存することができるため、圧縮やリサイズすることなく保管ができます。
セキュアSAMBAは国産のクラウドストレージのため、安心度が非常に高く、シンプルな操作性により誰もが分かりやすく扱うことができる特徴があります。
クラウドストレージであれば、動画だけでなくほかの資料も簡単に共有することができるため、無料から使えるセキュアSAMBAを導入して、安全に運用していきましょう。
