エクセルは、社員のスケジュールの共有や、表を作成するだけではなく、統計解析をする際にも利用できる便利なツールです。
エクセルを企業内や取引先と共有している人も多いでしょう。
しかし、エクセルの共有は便利ではありますが注意すべき点もあり確認が必要です。
エクセルをさらに使いこなすためにも、エクセルの共有方法・エクセル共有のやり方について確認しましょう。
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エクセル（Excel）の共有とは？
エクセルの共有方法としては、大きく以下2つに分類できます。
- エクセルに登載されている共有機能を利用する
- エクセルに登載されている共有機能以外で共有する
エクセルは、別名表計算と呼び、社員のスケジュールや仕事の進捗管理に活用できます。
たとえば、社員だけが見られるサーバーやクラウドストレージ内にエクセルを保管し、従業員みずから記入していく方法を取っている会社もいるでしょう。
エクセルはシートごとに集計することも可能なため、個人用のシートを作成し、一つのエクセルでまとめることもできます。
そのため、エクセルを全員で共有できれば、個別にエクセルを作成せずに済み、よりコンパクトにおさめることが可能になります。
さらに細かいエクセルの共有方法について、確認していきましょう。
エクセルの共有方法：エクセルの共有機能の場合
エクセルには独自に共有機能が搭載されています。
エクセル独自の共有機能とは、複数のユーザーが同時に同じエクセルファイルを開きながら編集することです。
共有機能は、以下の手順で使うことができます。
- エクセルファイルの上部リボン内にある「ブックの共有」をクリック
- 「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れる
- 「OK」をクリック
共有機能を利用開始すると、複数のユーザーが同時に開き、編集もできるため、誰かがエクセルを閉じるのを待つ無駄な時間も発生しません。
しかし、共有機能とはいえ、すべての機能が共有できるわけではありません。
グラフの作成やテーブルの挿入など、エクセルでできる作業のほとんどが、同時編集できない設定になっています。
そのため、同時編集ができるようにするためには、あらかじめ必要となるものを準備しておくことが大切です。
エクセルの共有方法：その他の方法で共有する場合
エクセル独自の共有機能以外の機能を利用して、共有することもできます。
しかし、エクセルファイルのやり取りが発生するため、どれも慎重におこなわなければなりません。
また、どれが最新のファイルなのかも、確かめながら作業をする必要があり大変です。
エクセルの共有機能以外のやり方で、どのような共有方法があるのか確認しましょう。
メールでエクセルファイルを送付する
エクセルファイルをメールで送付し、共有する方法があります。
外部の取引先と資料内容を決める場合などは、メールに送付しながらお互いに最新のファイルを送りあう方法が手っ取り早いでしょう。
しかし、メールのやり取りをしている最中にどれが最新のファイルだったのかわからなくなることもあるため、注意が必要です。
USBメモリでエクセルファイルを渡す
USBメモリにエクセルファイルを保存し、共有する方法もあります。
メールで送付する場合と同様に、どれが最新ファイルだったのか分からなくなる恐れがあるため、常にファイル名のつけ方などに気を付ける必要があります。
また、USBメモリはお互いのパソコンに挿入してデータを確認するため、どちらかがウイルスに感染していた場合は危険です。
やり取りが頻繁に発生すると分かっている場合は、あらかじめパソコンにウイルスが感染していないか、確認するようにしましょう。
クラウドストレージにエクセルファイルを保管する
クラウドストレージに保管し、クラウドストレージを共有することで、エクセルを共有する方法があります。
クラウドストレージに共有していれば、編集していた場合は上書き保存するだけで最新になるため、どれが最新ファイルなのかわからなくなる不安がありません。
また、USBメモリやメールのように、ウイルスに感染するリスクも低くなるため安心です。
しかし、上書き保存したことで元となるデータが消えてしまいます。
消えることで困る場合は、お互いにルールを決めて共有すると良いでしょう。
たとえば、クラウドストレージ内に残すものは、保存した最新のものと、最新から1つ前のバージョンのファイルだけにし、最新に保存した際は古いものを削除していく方法です。
共有する人たちの間でルールが徹底されていれば、最新ファイルの迷子にもなりませんし、安心して共有ができます。
エクセルの共有をするとできなくなること
エクセルを共有することでできなくなることとは、どのようなものがあるでしょうか。
エクセル独自の共有機能や、その他の共有方法でできなくなることについて、確認しましょう。
エクセル共有機能でできなくなること：エクセルの一般的な機能が使えない
エクセルには、独自の共有機能が備わっています。
共有機能があれば、同じファイルを複数のユーザーが同時に開いても編集ができるため便利です。
しかし、エクセルで一般的に使用される、以下の機能が使えなくなります。
- ハイパーリンクの挿入
- シートの追加、削除
- テーブルの挿入
- グラフや図の作成、挿入
- 数式の編集、挿入
エクセルを編集する際は、主にこれらの機能を利用するはずです。
共有機能を使用している間は、エクセルの主な機能が使えなくなるため注意しましょう。
しかし、タイムカードのように、出席したことを記入していくだけで良い場合は、共有機能は便利です。
使い道に合わせて、利用するかどうかを判断してください。
その他の共有方法でできなくなること：相手が使用してたり確認してる場合は使えない
メール送付やUSBメモリの場合、相手が最新のファイルとして保存しなおすまで、こちら側で編集することが出来なくなります。
なぜなら、最新のファイルがどれになるのか分からなくなるからです。
また、クラウドストレージや共通サーバで管理している場合も同様に、他者が開いている場合は編集することができません。
誰かが開いてる間は編集ができず、作業効率が下がるため注意が必要です。
エクセルの共有を解除する方法
エクセル独自の共有機能は、以下の方法で解除することが可能です。
- エクセルファイル内上部リボンにある「ブックの共有」をクリック
- 「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外す
- 「OK」をクリックする
同時編集できる共有機能を解除すると、変更履歴はすべて削除されます。
そのため、必要な変更履歴がある場合は必ず保存するようにしましょう。
エクセルの共有を解除する前に確認すべきこと
エクセルの共有機能を解除する前に、必ず確認すべきことについて確認しましょう。
共有を解除したことにより、データの内容が消えてしまっては大変です。
他の人の編集内容を確認する
エクセルの共有機能は、複数のユーザーが同時に編集する機能です。
共有を解除する際に、ほかの人が編集をしている場合は、編集内容を保存したか確認してから解除しましょう。
確認せずに解除すると、編集内容が反映されなくなり、もう一度編集しなければならず大変です。
変更履歴を反映させる
変更履歴とは、「誰がどこを編集したのか」がわかる履歴のことです。
共有機能を解除すると、変更履歴が削除されてしまい、誰が編集したのかわからなくなります。
仮に、変更履歴を残しておきたい場合は、解除前に反映しておきましょう。
変更履歴の反映方法は、以下の通りです。
- エクセルファイル内校閲タブの、「変更履歴の記録」を開く
- 「変更箇所の表示」をクリック
- 「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」にチェック
- 「OK」をクリック
変更履歴は、誰が編集した内容なのか責任の所在を明確にさせるためにも必要な情報です。
共有解除後にトラブルに発展させないためにも、保存しておくことをおすすめします。
エクセルを同時に編集したいなら共有方法を確認！
エクセルは、ビジネスツールの中でも頻繁に使用する便利なツールです。
できる限り、多くの従業員やユーザーと同時に編集したほうが、作業効率を下げずに済みます。
エクセルには独自の共有機能があるため、複数のユーザーと同時編集したい場合は活用しましょう。
しかし、共有すると使えなくなる機能があったり、共有を解除する前に確認しなければならないことがあったりと、注意するべき事項が多くあります。
エクセルの共有機能を使い、複数人と同時編集する際は、方法や注意点について確認し、使いこなすようにしてください。
