新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークを導入する会社が増えました。
また、働き方改革の影響やテレワークを推奨する動きもあり、テレワークの導入の必要性は高まってきているといえるでしょう。
しかし、テレワークはオフィス勤務と大きく異なる働き方になるので、テレワークの導入方法や導入手順を理解する必要があります。
テレワーク導入や運用を成功させるために、適切なテレワークの導入方法を確認していきましょう。
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テレワークを導入している企業は増えている
国土交通省が発表した「「テレワーク」実施者の割合が昨年度から倍増！」を確認すると、2019年では9.8%程度だったテレワーク実施の割合が、緊急事態宣言が発動した2020年には19.7%へと約10％の増加をみせています。
テレワークはオフィス勤務に比べて、従業員が自由な働き方ができるため、ストレスフリーな職場や働きやすい環境の構築のためにも、テレワークを実施している企業は増えています。
また、テレワークの形態を続ければ、全国的に求職者を募ることができ、地方在住者などのこれまで採用できなかった人材を活用することも可能になります。
フルリモートワークという働き方が当たり前となりつつある中で、「テレワークができるか」を基準に就職先を探している人もいるでしょう。
そのため、多くの企業でテレワークの導入が進むと、テレワークを導入していない企業の価値が下がる恐れもあります。
従業員を募るためだけではなく、従業員の働き方の質や効率を高めるためにも、テレワーク導入の必要性は高まってきているといえるでしょう。
テレワークを導入する目的とは
総務省が発表した「通信利用動向調査」によると、実際にテレワークを導入している企業は以下のような目的を持っていることが明らかとなりました。
- 事業継続計画
- 働き方改革の推進
- 労働生産性の向上
- ワークライフ・バランスの向上
- コストの削減
しかし、テレワークを導入する目的は、企業によって異なります。
交通費やオフィス運営費を削減するために、完全テレワークを実行している企業もある一方で、地方在住者の人材を確保したいがためにテレワークを導入している企業もあります。
企業によって、どの問題を解消したいのか、テレワークの導入でどのような効果を期待しているかは異なるでしょう。
まずは、テレワークを導入する大きな目的は何かということを明確に決める必要があります。
テレワークの導入方法や手順は企業によって変わる
テレワークを導入することが決まった場合、導入手順は企業によって大きく異なります。
IT業界などデジタル化が進んでいる企業であれば、テレワークに必要なツールの導入や環境構築にあまり手間をかけずに用意することができるでしょう。
しかし、デジタル化が進んでいない企業の場合は、デジタルツールの導入や機器の調達から考えなければいけない場合もありますし、アナログからデジタルへの移行の際に問題が生じる可能性があります。
そのため、まずは現状を詳しく把握してから、テレワークの導入を進めなければなりません。
また、中にはテレワークの導入が難しかったり、不可能な業種もあります。
例えば、現場でしか働けない研究職や介護職員などは、テレワークができません。
しかし、事務職などテレワークの導入がしやすい業種もあります。
テレワークができる職種なのか、どれほどアナログに依存しているのか、しっかりと現状を把握してから、テレワークの導入範囲や進め方を検討していきましょう。
テレワークの導入方法：導入手順
テレワークの導入を進めるために、まずは導入手順について確認しましょう。
適切なテレワークの導入手順で進めることで、スムーズに進めやすくなります。
導入する目的を明確にする
テレワークを導入する際は、なぜテレワークを導入するのか目的を決めましょう。
例えば、以下のような目的が挙げられます。
- さまざまな人材を確保
- 交通費やオフィス運営の費用を削減
- 非常事態でも業務を続けられるようにする
- 従業員が快適に仕事ができるようにする
多くあげられる目的の中から、何がもっとも優先順位が高いのか、社内ではっきりさせることが大切です。
目的を明確にすることで、テレワークを導入したうえで実現のために何が必要なのかが分かります。
テレワークができる現状かどうか確認する
テレワークの導入を具体的に進める前に、現在の社内の状況や制度について把握し、テレワークができるのか状況を確認しましょう。
例えば就業規則やセキュリティ環境などを確認し、テレワークになっても問題ないのか確認することが大切です。
また、業務内容は職場に依存していないのか、職場から離れても業務の遂行が可能なのかについても確認しましょう。
仮にテレワークに向いていない状況の場合、テレワークの導入を進めても意味がありません。
現状がテレワークに向いていない場合は、テレワークを進めるためにはどのような変化が必要であるのか、企業全体で見直す必要があります。
テレワークに向けた部門を立ち上げる
テレワークの導入を進めることが確定したら、テレワークに向けた部門を立ち上げましょう。
テレワークの導入開始や運用初期はテレワーク自体に不慣れなこともあり、テレワーク担当の人材がいなければ、問題が生じた際の対処が難しくなり失敗する可能性が高いです。
なぜなら、テレワークを進めるためにはITツールが必要であったり、セキュリティについて専門知識が必要になるからです。
テレワーク専門の部門では、例えば以下の内容を確認することが主な仕事内容となります。
- テレワークに必要なツールの検討
- テレワーク時の窓口
- テレワークに関するルールの制作
テレワークを円滑に進めるためには、クラウドストレージやチャットツールなど、多くのツールの導入が考えられます。
そのため、さまざまな知識を蓄える必要もあり、テレワーク専門の部門には、IT関連に詳しい人を在籍させるといいでしょう。
仮に社内にIT人材がいない場合は、外部に頼ることも、テレワーク成功の秘訣となります。
テレワークに関するルールを作る
テレワークを成功に導くためには、社内での体制やルールを作成することが必須です。
例えば、テレワークを実施するために必要な機材の種類や環境の構築について、具体的に定める必要もあります。
テレワークは、職場から離れて仕事を進めるため、職場と同じ環境でなければなりません。
また、職場では防げる情報漏洩や流出の懸念もあるため、安全に仕事ができる環境なのか、判断材料を作る必要もあるでしょう。
社員全員が安心してテレワークを進められるように、正しいルールを作成することが大切です。
テレワーク向けの環境を作る
テレワークを進めるためには、テレワーク向けの環境を作ることが大切です。
ウイルスソフトのインストールや、ネットワーク通信の快適さなどを整えてからでないと、職場と同じように仕事を進めることはできません。
しかし、IT関連に詳しくない従業員であれば、具体的な環境の構築方法が分からないでしょう。
誰もが安全にテレワークができるように、まずはテレワーク部門内で必要なツールやウイルスソフトなどを見つけ出し、見える化することが必要です。
その上で、テレワーク向けの環境を作り上げていきましょう。
試験導入し改善していく
テレワークの導入準備が整ったら、まずは試験導入を行いましょう。
準備が整ったからと言って、すぐに運用してしまうと、トラブルが起きてしまいテレワークが失敗してしまいます。
導入準備段階では問題なかったことでも、実際に導入して運用すると問題となることもあるため、まずは試験導入で様子見しましょう。
浮かび上がった問題点を列挙し、それぞれの改善策を見つけだしてから運用を開始すれば、テレワークの失敗を防ぐことができます。
テレワーク導入方法：導入の際に注意すべきこと
テレワークを導入する際、何に注意しなければならないのでしょうか。
テレワークが成功するためには、トラブルを事前に防ぐことが大切です。
注意点についてあらかじめ知っていれば、トラブルを起こさずに済むため確認しましょう。
残業時間についても計算する
テレワークになると、残業時間の計算が疎かになることもあります。
職場で働いていようとテレワークで働いていようと、働く時間に違いはありません。
テレワークでも残業が発生した場合は、しっかりと勤怠管理をおこない、残業代を支払うようにしてください。
また、テレワークだからと残業時間を管理しない従業員もいますが、残業が発生した場合は勤怠をつけるよう指導することも大切です。
無料のWi-Fiは使わせない
テレワークになると、職場とは異なりセキュリティレベルが下がる恐れがあります。
仮に、自宅以外で仕事をする場合は、絶対に無料のWi-Fiを利用させないように徹底しましょう。
テレワークの導入ができる絶対条件は、セキュリティの担保があるとみなされた場合のみです。
無料のWi-Fiは情報漏えいや乗っ取りなどの恐れがあるため、利用することは推奨されていません。
従業員の中には、セキュリティリスクの意識が低い従業員もいるため、セキュリティレベルを高める必要性について、事前に徹底周知させることも大切です。
従業員の状況を常に把握すること
テレワークになると、従業員の現状や業務の進捗具合が見えにくくなります。
そのため、テレワークをしている従業員とは積極的にコミュニケーションをとるなど、状況を把握することが大切です。
テレワークは孤独感を増幅させてしまうため、突如退職する従業員が現れることも。
テレワークは従業員にとって快適な環境になる一方で、ケアを怠ると取り返しのつかないことにもなってしまいます。
従業員を気にして進捗具合を確かめることで、テレワークの運用を進めていきましょう。
テレワーク導入方法：導入後の運用ポイント
テレワークの導入を済ませた後も、運用を続ける内に課題がうまれたり失敗してしまう部分もあります。
運用開始となった際、テレワーク運用が成功するポイントについて確認していきましょう。
クラウドサービスの有効活用する
テレワークを成功させるためにも、クラウドサービスを有効活用し、従業員同士の業務を見える化させましょう。
クラウドサービスとは、例えば以下のツールがあります。
- オンラインストレージ
- チャットツール
- 業務進捗管理ツール
テレワークでは、従業員同士の業務内容が見えなくなるため、業務が滞ることもあります。
しかし、業務進捗管理ツールを使えば、どの場所にいても誰がどれだけ業務を進めたのかが分かるため、テレワークによる業務進行の弊害を防ぐことが可能です。
また、オンラインストレージであれば業務に必要な資料を確認することもできるため、わざわざ資料のために出勤する必要もありません。
テレワークでは、「職場にいなければ仕事が出来ない」という状況を作り上げないためにも、ネットワークに通じていれば解決できるクラウドサービスの利用がおすすめです。
コミュニケーションをとる
テレワークで失敗する原因は、コミュニケーションを取らなくなることです。
職場にいれば顔を合わせることになるため、日常会話をすることも多いですが、テレワークになると話す機会もありません。
その結果孤独を感じやすくなり、コミュニケーション不足によるトラブルが生じることもあります。
業務が円滑に進むように、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
しかし、積極的にコミュニケーションを取ることが苦手な従業員もいます。
まずは、テレワーク部門が率先してコミュニケーションを取り、慣れさせる環境作りも大切です。
また、メールや電話だとコミュニケーションが取りにくいと考える人も多くいるため、チャットツールなどのような気軽にコミュニケーションが取れるツールの導入も検討しましょう。
かける費用は少なくても良い
テレワークを導入するために、最初からコストをかける必要はありません。
テレワークを運用して初めて「自社はテレワークが向いていない」ということも分かるため、まずは低コストでテレワークを導入しましょう。
運用し、テレワークが成功していると感じた時点でコストを掛ければ、無駄な出費にもなりません。
コストを削減するためには、初期導入や月の固定費用が安いツールの導入を検討してください。
さまざまなツールが開発されているため、導入準備の段階で低コストであり使い勝手の良いツールを探し出すことが成功の秘訣です。
テレワーク導入の一助にセキュアSAMBA
テレワークは新しい働き方として推進されており、多くの会社でテレワークが導入されています。
しかし、テレワークを運用するためには、多くの導入準備が必要であり、検討すべきことも多いです。
テレワーク導入を少しでも軽くするために、テレワーク下でもファイルの共有や保管が簡単に行えるオンラインストレージのセキュアSAMBAの導入を検討してください。
セキュリティに定評があり操作性もシンプルで直感で使うことができるため、利用する際の研修費用や時間も大幅に削減することができます。
テレワークの導入や運用を効果的にするためにも、無料から使えるセキュアSAMBAを試してみてはいかがでしょうか。
