社内で情報を共有するために用いられる「社内回覧メール」ですが、作成に手間がかかることや、回覧が非効率であることなど、いくつかの問題点もあります。
社内回覧メールのポイントや文例、メールを使った社内回覧の問題点を解説するとともに、オンラインストレージを活用した社内回覧のメリットについて確認していきましょう。
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社内回覧メールとは
社内回覧メールとは、社内の複数のメンバーで情報を共有したり、共通の文書を確認したりするときに送るメールのことを指します。
一昔前の社内回覧は、関係者間で紙の書類を順番に回す方法、いわゆる回覧板で行われていることが多くありました。
しかし、不在時に書類がデスクに置かれたままになったり、書類を紛失したりするなど、効率が悪く、回覧を終えるのに長い時間がかかることもありメールが利用されるようになりました。
社内回覧の目的はさまざまですが、代表的な例として以下のようなケースが挙げられます。
- 会議出席者に議事録の確認や追記修正を求める場合
- 対外的に発行する文書の内容を事前に関係者間で確認する場合
- 実施したいプロジェクトの内容や予算について会社の承認を得たい場合
- 社内の行事の参加可否など
完成された文書を最終確認する目的で回覧されることもありますが、回覧を通じて文書を完成させることもあります。
後者の場合、回覧中に多くの修正指示やコメントが入るため、回覧を始めた担当者はそれらに対応します。
よって、修正のたびに何度も回覧を行うこともあり、メールであったとしても手間が多く発生することがあります。
社内回覧メール作成時のポイント
社内回覧メールを作成する際に気をつけておくべきポイントを確認していきましょう。
わかりやすい件名を設定する
まず、メールの件名は「社内回覧メールであること」が一目でわかるように設定しましょう。
目的のわかりにくい件名のメールは、処理されずに見過ごされるおそれがあります。
社内回覧であることに加え、おおよその内容も伝わる件名が望ましいと考えられます。
特に急いで回覧を終えなければならない場合は、【緊急】などの言葉を付け加えるとよいでしょう。
回覧対象者を明確にする
誰に回覧するのかを明確にすることも大切です。
社内回覧メールの宛先には回覧対象者の上司が含まれていても、実際に回覧の作業を依頼したいのは部下のみというケースもあるでしょう。
メールの文面に回覧対象者を明記すると混乱を防ぐことができます。
回覧の期限を記載する
社内回覧をスケジュール通りに完了させるには、回覧の期限を回覧対象者に明確に伝えることが重要です。
「早く処理しなければ」という回覧対象者の意識が高まります。
また、期限をあらかじめ切っておくことで、期限が近くなったときにはリマインドしやすくなるというメリットもあります。
添付ファイルをメール本文に列挙する
社内回覧メールでは、回覧の概要をメール本文に記し、実際の回覧文書は添付ファイルとしてつけることが多いでしょう。
添付ファイルの名前や概要を箇条書きにしてメール本文に書いておくと、わかりやすいメールになります。
回覧文書と参考資料が両方とも添付される場合には、どれが回覧文書でどれが参考資料なのか明記しましょう。
回覧対象者の確認状況がわかるようにする
回覧対象者が文書の閲覧を終えたかどうか確認できる仕組みを考えておきましょう。
回覧の進捗状況を把握するとともに、回覧が適切に行われたことの記録にもなります。
例えば、回覧対象者のリストを社内回覧メールに添付しておき、回覧が終わったら日付と署名を入れてメールを返信してもらう方法などが考えられます。
社内回覧メールの文例
社内回覧メールの文例を見ていきましょう。
この例は、回覧対象となる文書がメールにファイル添付されている場合を想定しています。
件名：【回覧のお願い】第5回○○プロジェクト会議議事録
○○プロジェクトメンバー各位
お疲れ様です。
前回のプロジェクト会議の議事録を添付の通り作成いたしましたので、回覧の上、追記修正をお願いいたします。
【回覧対象者】
・本メールの宛先の方全員
【回覧文書】
・第5回○○プロジェクト会議議事録
【添付ファイル】
・第5回○○プロジェクト会議議事録（回覧対象文書）
・提案書（参考資料）
【回覧ルール】
・追記修正は赤色の文字で行ってください。
・回覧が終わったら、修正後のファイルを添付し、本メールに全員返信で送付してください。
・回覧後、修正がない場合も、本メールに全員返信でお知らせください。
【回覧期限】
・4月20日まで
どうぞよろしくお願いいたします。
開発部 △△
社内回覧メールの問題点
メールで社内回覧を行うことの問題点を見ていきましょう。
当たり前だと思っている社内回覧メールにも多くの課題や問題点が潜んでいます。
回覧文書の作成に手間がかかる
回覧文書をメールで作成するということ自体に手間がかかります。
また、必要なファイルの添付や内容に応じた文章を作成する必要があり、新たな回覧文書や変更等があった際には都度作成しなければいけません。
社内全員への回覧ではない場合もありますので、送信先を選択する手間や再送の依頼などもある場合もあり、社内回覧をメールで行うのは効率的ではないかもしれません。
見落としの発生や確認したかが不明である
メールで社内回覧をしていると、日々やり取りされる大量のメールの中へ社内回覧メールが埋もれてしまう場合もあります。
迅速に回覧し解答などが必要なものであっても、社内回覧メールを今から送りますよ、という連絡があるわけではないので、気が付かずに見落としてしまうこともあるでしょう。
また、社内回覧メールを相手が確認したかどうかは送信側から判断はつかないので、社内回覧メールの解答がない場合に、社内回覧メールの再送や確認したかどうかをメールで確認するというような不確実性の高い方法といえるでしょう。
回覧文書の同時編集ができない
社内回覧では、文書に対して修正やコメントを求めることもあります。
しかし、メールに添付された回覧文書に修正やコメントを入れるには、一旦ファイルをダウンロードし、修正やコメントを加えた上で新しいメールに添付して送る、という手順が必要になります。
この手順は手間がかかるだけでなく、ほかの人の作業と重なるとさらに厄介です。
メールに添付されたファイルは同時編集ができないため、修正作業をしている間に、ほかの人がファイルを更新していることがあるからです。
この場合、自分の作業が無駄になり、もう一度ファイルのダウンロードからやり直さなくてはなりません。
誤送信や転送による情報流出のリスクがある
社内回覧メールはメールを用いている以上、誤送信のリスクが必ず伴います。
機密性の高い文書を一般の従業員に送ってしまったり、まだ社外に出していない文書を先に対外に出してしまうことも起こり得ます。
また、回覧中に誰かが誤ってメールを転送する可能性もあります。
社内回覧メールでは、このような誤送信や転送のリスクをコントロールすることは困難です。
オンラインストレージで社内回覧を行うメリット
このようにさまざまな課題を抱える社内回覧メールに代わる方法として、オンラインストレージを活用することができます。
オンラインストレージに回覧文書を保存し、回覧対象者が共有リンクからアクセスしてファイルを確認する方法です。
このようにしてオンラインストレージで社内回覧を行うメリットについて、社内回覧メールと比較しながら解説します。
過去の回覧文書を検索しやすい
過去の回覧文書を参照したいとき、オンラインストレージに保存しておくと、検索が容易になります。
社内回覧メールを用いている場合の、メールの山の中から該当の添付ファイルを探し出す作業に比べ、非常に効率的です。
作成する回覧文書に類似する過去の文書を見直し、フォーマットを統一したり、同じ文言を使ったりすることで、文書作成の時間が削減できます。
過去に承認された文書を元に作成すれば、回覧時に受ける指摘の数も少なくなるでしょう。
回覧スピードが速い
同時編集はオンラインストレージの大きなメリットです。
社内回覧メールでは編集作業が他の人と重なると、どちらかの作業が無駄になってしまいます。
一方、オンラインストレージに保存された回覧文書は、回覧対象者が同時にアクセスしても問題なく閲覧でき、編集も可能です。
よって、文書の修正が効率的に進むため、回覧が完了するまでのスピードが速まります。
閲覧権限や編集権限を設定できる
オンラインストレージでは、フォルダやファイルへの閲覧権限や編集権限を設定できます。
権限設定を行うことで、回覧文書へのアクセスを制限したり、不適切な書き換えを防いだりすることが可能です。
万一、共有リンクが漏れてしまっても情報が守られます。
メールを入手すれば誰でも回覧文書を見ることができてしまう社内回覧メールに比べ、オンラインストレージでは情報を常に管理下に置いた状態で回覧が進むため、安全性が保たれる点がメリットです。
社内回覧ならメールよりセキュアSAMBA
社内回覧では機密情報や重要情報など、取扱いに注意すべき情報が扱われることもあります。
そのため、オンラインストレージを用いるなら、セキュリティ面の充実したサービスを選択することが大切です。
オンラインストレージ「セキュアSAMBA」には、多彩なセキュリティ機能が標準搭載されています。
社内回覧で大切なアクセス制限が細かく設定できるため、回覧文書ごとに最適な条件設定が可能です。
また、暗号化通信や端末認証、2段階認証などにより、不適切なアクセスを防ぐ対策もとられています。
無料で試せるセキュアSAMBAを活用して、効率的で安全性の高い社内回覧を始めてみてはいかがでしょうか。
