テレワークの導入は広まっていますが、テレワークをするにはデータの持ち出しを行わなければいけません。
テレワークは場所にとらわれずに働くことができるということは、場所にとらわれずに必要なデータの閲覧や共有ができる状態でなければいけないということです。
しかし、テレワークでデータの持ち出しをする際にはリスクが生じることがあり、テレワーク下に適したセキュリティ対策が必要です。
テレワークでのデータ持ち出しのリスクと安全なデータ持ち出しの方法を確認していきましょう。
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テレワークではデータの持ち出しが必要になる？
多くの場合で、テレワークではデータの持ち出しが必要になります。
なぜなら、テレワークは職場内で仕事をするのではなく自宅等で仕事をするため、これまでオフィスにあったデータをそれぞれの働く場所へ持ち出す必要があるからです。
しかし、テレワークでのデータ持ち出しは方法によっては危険性が高まってしまいます。
例えば、メール転送やメール添付、USBメモリにいれてのデータ持ち出しでは、紛失や誤送信などのミス、もしくは第三者に盗まれてしまうリスクがあります。
テレワークではデータの持ち出しが必要になりますが、リスクの高い方法で持ち出しをすることは避けるべきです。
テレワークでデータ持ち出しをするのであれば、できる限り法人向けのオンラインストレージなどのセキュリティレベルの高い方法を使い、データを安全に持ち出すようにしましょう。
テレワークのデータ持ち出しで考えられるリスク
テレワークでデータ持ち出しをする場合にどのようなリスクが考えられるのでしょうか。
考えられるリスクについて確認し、セキュリティ意識を高めていきましょう。
情報漏洩に繋がるリスク
データを持ち出す際に、以下の方法や状況下で持ち出すと情報漏洩に繋がる可能性が非常に高いです。
- USBメモリ等で持ち出す
- メールで転送する
- フリーWi-Fiなどのセキュリティの低いインターネットを経由する
USBメモリでの持ち出しは、紛失の恐れもあるため非常に危険です。
仮に紛失した場合は、情報漏洩となりインシデントに発展してしまいます。
また、メールで転送しての持ち出しも、第三者に盗み見られる可能性が高いです。
メールからの情報漏洩はケースが多く、攻撃や盗聴だけでなく操作ミスや誤送信などによる情報漏洩のリスクもあります。
テレワークに関わらず、リスクの高いUSBメモリやメールでのデータ持ち出しはできる限り避けた方が良いでしょう。
方法だけでなく、フリーWi-Fiなどのセキュリティレベルが脆弱なインターネットを使用している環境下で、オンライン上にあるデータを持ち出す場合も危険です。
フリーWi-Fiなどは第三者に盗聴されやすい脆弱なシステムのため、簡単に情報漏洩が起きてしまいます。
テレワークのためにデータを持ち出すのは良いですが、持ち出す方法や閲覧する環境によって情報漏洩に繋がることもあるため、環境や運用ルールについて徹底することが大切です。
データがウイルスに感染するリスク
データを安全に持ち出したとしても、使用しているパソコンなどがウイルスに感染していたり、セキュリティレベルが低い場合、大切なデータがウイルスに感染してしまうかもしれません。
データがウイルスに感染すると、復旧するのは難しく、他のデータも破損する可能性が高くなります。
データを安全に持ち出したところで、使用する人のデバイスの状態やインターネット環境が安全ではなければ危険であり、業務にも向いていません。
また、持ち出した後にどのような保管の仕方や利用をするかによってもリスクに違いが生じるので、データの取り扱いのルールを決めておく必要があるでしょう。
データが破損してしまうリスク
データを持ち出すことで、職場のパソコンとテレワーク用のパソコンの互換性がとれずデータが破損してしまうケースもあります。
テレワークで使用するパソコンでも同じデータが使えるのか、あらかじめ確認するようにしましょう。
データが破損した場合でも、大元があれば安全です。
そのため、データを持ち出す際は大元ではなく、コピーしたものを持ち出すか、バックアップをしっかりと行うようにしましょう。
避けるべきテレワークでのデータ持ち出しの方法
テレワークでデータの持ち出し方法のなかで避けるべき方法とはどのような方法なのでしょうか。
安全な方法を取るべきですが、どのような方法を取ると危険なのか、避けるべき持ち出し方法について確認していきましょう。
メールでの転送
メールにデータを添付し、個人のアドレスや媒体に転送することで持ち出す方法があります。
メールは、使用するメールアプリや環境によっては盗聴されやすい環境になっており、情報が漏洩する可能性も高いです。
また、メールで転送する際に宛先を間違えてしまう可能性もあります。
異なる宛先に送ってしまうと、データを取り戻すことも消すこともできません。
情報漏洩をしてしまう可能性が高いことから、メールでの持ち出しは避けた方が良いでしょう。
USBメモリで持ち出す
USBメモリは物理的にデータを持ち出すことが可能ですが、仮にUSBメモリを紛失してしまうと、重大な情報漏洩となります。
USBメモリは小型であり、大切に扱わなければ紛失する可能性が高いです。
また、精密機器でもあるため、少しの衝撃でデータが破損することも考えられます。
さらに、個人のパソコンにウイルスが付着していた場合、挿入したUSBメモリにウイルスが感染し、ウイルスに感染したことに気づかないまま会社のパソコンに挿入してしまうとデータが全て危険な状態に晒されてしまうでしょう。
USBメモリは、紛失だけでなくウイルスを運ぶリスクもあるため、できる限り避けるべきでしょう。
テレワークでデータ持ち出しをする際に注意すべきこと
テレワークでデータの持ち出しの注意点はどのようなものなのでしょうか。
データを持ち出す方法や、持ち出した後などに注目して注意点を確認していきましょう。
オンラインストレージを経由する
データを持ち出す場合は、USBメモリやメールではなく、オンラインストレージを経由しましょう。
オンラインストレージであれば、ウイルスに感染したり盗聴される心配もありませ
ん。
また、紛失や宛先を間違える心配もないため、安全にデータを使用することができます。
データを持ち出す際に気を付けるべきことは、紛失や盗聴の心配のない状態でデータを持ち出さなければならない点です。
オンラインストレージであればセキュリティ対策もできているため、安心してデータの持ち出しができるでしょう。
テレワークでのルールを決める
テレワークを推進する場合は、テレワークでのルールを決めてからデータを持ち出しましょう。
例えば、フリーWi-Fiは使わない、人のいる場所でデータを見ない、などのルールがあるだけでリスクの軽減につながるでしょう。
テレワークは従業員の自由な裁量で仕事を進めることができるメリットがある反面、ルールがないままに業務を進めると情報漏洩に繋がる可能性もあります。
安全にテレワークを行うためには、テレワークの運用ルールやセキュリティルールを決めておく必要があります。
とくに情報漏洩のリスクなどのセキュリティ面に関するルールについては、会社全体で意識するような取り組みが必要になるでしょう。
データ持ち出しよりオンラインストレージをテレワークで活用
テレワークには、社内のデータが必要不可欠です。
しかし、データを持ち出す際は情報漏洩などのリスクも伴っており、危険性も高いため注意しなければなりません。
できる限り、データを持ち出す際は安全面に配慮するべきでしょう。
例えば、オンラインストレージであればウイルス感染や盗聴のリスクもなく、安全に使うことができるため、テレワークでのデータやファイル共有手段として検討してみてください。
国産オンラインストレージのセキュアSAMBAは、セキュリティ面の評価が高く、シンプルな操作性のため多くの企業に導入され、テレワークの導入や運用にも活用されています。
テレワークでのデータ持ち出しを安全に行うためにも、無料で試せるセキュアSAMBAを検討してみてはいかがでしょうか。
