プロジェクトの進捗具合や情報共有のための会議を行っているという企業は少なくはないでしょう。
しかし、テキストやデータを見れば済むことであったり、周知のためだけのような情報共有を会議として時間を割くことに無駄を感じてしまうこともあるはずです。
会議をしないで済むようなことを会議で行っているのであれば、情報共有会議でなくても無駄な会議であるといえます。
情報共有の会議が無駄になってしまう理由や、無駄にならない方法、無駄な会議以外で情報共有をする方法を確認していきましょう。
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情報共有は会議じゃなくてもできる
情報共有は、わざわざ会議を開かなくともできるものです。
例えば、チャットやメール、オンラインストレージを利用して情報共有すれば済むような内容であれば会議をすることは無駄であるといえます。
情報共有の会議が無駄になってしまう大きな要因は、会議を開かなくともできる情報共有がメインとなっていることでしょう。
情報共有のみを目的とするならば、情報共有ができるツールを利用して情報共有をした方が、時間を合わせて作業の手を止めて会議に参加する必要はなくなります。
会議以外でも情報共有はできるため、会議を開くのであれば会議を開く意義があることを認識させる必要や会議を行う必要性がある内容を用意する必要があるのです。
無駄な情報共有の会議の特徴
無駄になってしまう情報共有の会議には、どのような特徴があるのでしょうか。
情報共有を行う場合は、無駄にならないように気をつけなければなりません。
どのような特徴があれば無駄な情報共有になるのか、確認しましょう。
目的から脱線する
無駄な会議の多くは、会議の内容が目的から脱線していることが多いです。
そのため、会議を行う際は、情報共有が目的なのか進捗の確認が目的なのか、目的を明確にしてから行うようにしましょう。
例えば、進捗具合を確認する会議であれば、従業員の発言や意思決定が行われるため、具体的なゴールを目指して会議が進みます。
しかし、目的から脱線してしまうとゴールが曖昧となり会議が進まず、無駄な時間となってしまうでしょう。
無駄な会議にしないためにも、情報共有の会議だとしても目的を決めて、ゴールに向かって会議を進めることに重きを置いてください。
共有情報が多くて時間がかかる
情報共有の会議が無駄になってしまう理由として、共有したい情報が多くて時間がかかりすぎることが挙げられます。
共有したい情報が沢山あり、時間がかかりすぎると、従業員の業務の時間を奪ってしまうことになるため控えましょう。
そもそも情報共有は、会議を行わなくともできる行為です。
そのため、会議を開いて情報共有をしたいのであれば、簡潔に会議を進められるように無駄な情報は省くことも大切になります。
参加人数が多い
情報共有の会議に参加する人数が多いと、それだけ多くの人数の時間を無駄にすることになります。
参加する人全員にとって有効な情報共有であれば無駄にはなりませんが、中には関係ない人もいるでしょう。
情報共有の会議を有効なものにするためには、参加する人全員にとって意味のある情報でなければなりません。
そのため、参加人数が多すぎると従業員にとって無駄な会議になってしまいます。
共有したい情報に合わせた人が参加できるよう、情報共有の会議に参加できる人数を調整することも大切です。
頻度が多い
情報共有の会議の頻度が多いと、従業員にとって無駄な時間が増えてしまいます。
共有したい情報が多いのであれば、会議で共有するのではなくオンラインストレージなどを利用して共有するようにしましょう。
従業員にとっても会議の回数が多いと業務を思うように進めることができません。
頻度が多ければ多いほど、従業員の気持ちも「面倒くさい」「また会議があるのか」などと思い、会議に参加する意識が低くなります。
参加する従業員の意識が低い方が、無駄な会議となるでしょう。
情報共有することも大切ですが、従業員の意識を高めることも大切なため、頻度を高めることは逆効果となります。
発言する人が少ない
情報共有のための会議を開くのであれば、参加する人に発言させましょう。
従業員による発言のない会議で情報共有をするのであれば、わざわざ会議を開く必要がありません。
従業員の業務時間を使って会議を開きたい場合は、参加する人が発言できるような空気を作ることも大切です。
情報共有会議を無駄にしない方法
情報共有自体は重要なことですが、無駄な会議にしてしまうと情報共有であろうとなかろうと意味がありません。
情報共有会議を無駄にしない方法について、確認しましょう。
会議の前に目的を明確にする
情報共有の会議を行う前に、どのような目的のために会議を行うのか目的やゴールを明確にすることが大切です。
例えば、従業員全員が理解することを目的とするならば、従業員一人ひとりに発言権を与えるべきですし、確実に従業員の耳にいれることを目的とするならば、余計な情報は伝えずに簡潔に説明することが求められます。
どのような目的で会議を開くのか、計画してから情報共有を行うようにしましょう。
参加人数を少なくする
参加人数が多ければ多いほど、意味のある会議になるわけではありません。
情報共有を行うことは従業員にとっても良い行為ではありますが、全ての従業員にとって必要となる情報とは限らないでしょう。
共有する情報が必要な従業員のみを参加させ、その他の従業員には資料を配布したりなど、本当に必要とする人数のみを参加させることで、無駄な時間を省くことができます。
発言する人を増やす
誰も発言しない情報共有のための会議を開くのであれば、会議以外で情報共有を行った方が良いでしょう。
会議は従業員の業務時間を削って行われるものであり、人によっては無駄な時間ともなります。
そのため、意味のある会議にするためにも従業員に発言権を与え、全員が参加している意識を高めることで意味のある会議に変えることが可能です。
時間を短縮させる
情報共有の会議が無駄になる理由は、時間が長いことも当てはまります。
情報共有の時間が長いと、「何が重要なのか」「どの情報が大切だったのか」が分からず、従業員にとっても苦痛の時間となってしまうでしょう。
会議の時間が長引けば長引くほど、無意味なものとなってしまいます。
情報共有の会議を行う際は、時間を短縮し、共有したい情報を簡潔にまとめるなどの工夫をすることも大切です。
無駄な会議以外で情報共有をする方法
情報共有をしたい場合は、会議以外で共有することも考えましょう。
会議での共有は、どうしても無駄な時間が発生することもあります。
会議以外で情報共有する場合は、どのような方法があるのか確認しましょう。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージを利用すれば、会議を開かずに情報共有ができます。
オンラインストレージは、共有したい資料やデータを保管することで、どの場所からでも確認することができる共有ツールです。
そのため、共有したいファイルをオンラインストレージ上に保存し、「共有情報をオンラインストレージに入れたので、時間がある時に見てください」と従業員に連絡するだけで、情報共有が完了します。
会議にかかる時間を減らすことで業務に割く時間を増やすことができるため、情報共有を行いたい場合はオンラインストレージを活用してみましょう。
チャットツールを利用する
チャットツールであれば、部署ごとにグループを作り、グループ内で情報を共有することができます。
メールとは異なり、リアルタイムにやり取りができるため、共有したい情報を送付するだけで情報共有が完結でき便利です。
メールを利用する場合は文章を書いたりするだけではなく、情報を受け取ったことに対する返信の必要もあり、時間がかかるところにデメリットがあります。
一方、チャットツールは既読機能もあるため、受け取ったかどうかの確認も簡単ですし、返信をするのも比較的楽です。
そのため、メールで共有するのではなくチャットツールを通じて、リアルタイムに近い感覚で利用することも、無駄な会議以外で情報共有する方法としておすすめできます。
情報共有をしたいならオンラインストレージを有効活用
簡単に情報共有を行い、無駄な時間を発生させないためには、オンラインストレージを有効活用すると良いでしょう。
オンラインストレージであれば、共有したいファイルや資料を保管するだけで誰でも閲覧することができるため、わざわざ会議を開く必要もありません。
従業員の業務の時間を減らすこともなく情報共有ができるため、オンラインストレージを活用することをおすすめします。
セキュアSAMBAは国産のオンラインストレージであり、安心して使えるだけではなくシンプルな操作性のため、簡単に利用できる利便性も伴っています。
資料の閲覧などで済むような情報共有であれば、無料で試せるセキュアSAMBAを活用してください。
