ファイルやデータを誤送信することは、業務のミスというだけでなく情報漏えいなどの問題に発展してしまう可能性もあるものです。
そのため個人のミスという風に考えるだけでなく、ファイルやデータの誤送信を防ぐためにも、企業全体で対策することが大切です。
ファイルやデータの誤送信が起こる原因や引き起こす影響について確認しましょう。
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ファイルやデータの誤送信が起こる原因
まずは、ファイルやデータの誤送信が起こる原因について見ていきましょう。
ヒューマンエラー
ヒューマンエラーが原因で、ファイルやデータの誤送信が起こることもあります。
例えば、宛先を間違える、添付するファイルを間違えるようなヒューマンエラーが起こる可能性も高いです。
添付したファイルが企業のパンフレットなどの公に発表されているものであれば問題ありませんが、個人情報や機密情報などが記載されているファイルであれば大問題です。
ヒューマンエラーは、事前に防ぐことができる場合がほとんどのため、作業者が注意するのはもちろんですが、企業全体でヒューマンエラーを防げるように対策を考える必要があります。
メールアプリなどのシステムが複雑
メールアプリなどのシステムが複雑なため、誤送信してしまうこともあるでしょう。
メールアプリによっては、送信先やファイル添付を行う際に複雑な選択方式を採用している場合もあります。
システムが複雑だと、ユーザーも使いにくく間違えてしまう可能性が高いです。
シンプルに使用できるメールアプリを導入するなど、メールアプリの仕様を考えることも大切となります。
従業員への教育不足
従業員への教育が不足していると、誤送信を引き起こしてしまいます。
例えば、以下のような教育を行うことが大切です。
- 送信前に再度送信先を確認する
- 添付ファイルの選択ミスが起きないよう、分かりやすいファイル名にする
- ダブルチェックを行う
従業員の意識が低いと、誤送信が起きてしまう可能性が高いです。
誤送信を防ぐためにも、企業全体で従業員へ教育を行い、誤送信対策を考えていく必要があるでしょう。
少しのミスで発生してしまうファイルやデータの誤送信ですが、ファイルやデータの誤送信してしまうことで生じる影響について見ていきましょう。
情報漏洩
添付ファイルによっては、誤送信が切っ掛けで以下のような情報が漏洩してしまいます。
- 顧客情報
- 企業機密
- 個人情報
- 取引先の情報
企業が公に公表している情報であれば問題にはなりませんが、漏洩してはならない情報が漏洩してしまうと、大きな問題に繋がる可能性が高いです。
取引先との提携が切れてしまったり、売上が下がってしまったりなど、さまざまな影響も考えられるでしょう。
企業の信頼度の低下
ファイルやデータを誤送信するだけで、企業の信頼度が低下することも考えられます。
仮に情報が漏洩せずに済んだとしても、誤送信した事実から「この企業は情報を大切に扱っていない」と見られてしまうからです。
ファイルやデータの誤送信は、企業の情報の扱い方が悪いという印象を与えてしまうことは意識しておくべきでしょう。
法的リスク
誤送信してしまった内容によっては、法的に取り締まられる可能性もあります。
顧客情報や企業機密、取引先の情報など、情報の種類によっては法的リスクが高くなるため気を付けなければなりません。
仮に法的措置を取られてしまった場合、企業の信頼度が低下し、最悪の場合倒産してしまうこともあるでしょう。
誤送信は、ファイルやデータの内容に限らず、誤送信したという事実だけでリスクが伴います。
ファイルやデータの誤送信を防ぐ方法
大きなトラブルや問題に発展する可能性もある、ファイルやデータの誤送信を防ぐ方法を確認していきましょう。
適切なファイル名にする
ファイルの誤送信を防ぐためには、ファイル名を適切なファイル名にしましょう。
例えば、以下の内容をファイル名に加えることで、ファイル添付を間違える可能性も低くなります。
- 取引先名
- 取引先の担当名
- ファイルの内容
ファイルの内容だけをファイル名にしてしまうと、別の取引先のファイルを添付してしまうこともあります。
ファイルを誤送信しないためにも、適切なファイル名にしましょう。
送信前に確認する
送信する前に、送信先や添付ファイルを確認してから送信しましょう。
誤送信を防ぐためには、最後の確認が大切です。
メールアプリによっては、送信前に送信先や添付ファイルを再確認できる設定もあります。
誤送信を防ぐためにも、メールアプリの設定を考えることも大切です。
セキュリティツールの導入
セキュリティツールを導入することで、誤送信を防ぐことが可能です。
例えば、以下のステップがあります。
- 上司に承認させる
- To宛てにたくさんの宛先がある場合、Bccへ強制的に変換する
- メールを一時保留させる
セキュリティツールを導入するだけで誤送信を防ぐことができるため、セキュリティツールの導入を検討することもおすすめです。
従業員へ教育する
誤送信は、従業員へ教育するだけでも防ぐことができます。
従業員一人ひとりの誤送信への意識があれば、未然に防ぐことができるでしょう。
例えば、以下のような教育を行うことで、誤送信を防ぐことが可能です。
- 誤送信による企業への損失
- 誤送信を起こさないための適切なファイル名
従業員への教育は定期的に行うことが効果的です。
月に一度研修などを行い、従業員一人ひとりの意識を高めていきましょう。
メールなどで送信しない
メールを使用せずに、オンラインストレージを用いてファイルやデータを共有することで、誤送信を防ぐことができます。
メールでの共有は、誤送信のリスクがあるだけではなく、盗聴されるリスクもあります。
そのため、メールを使わずにオンラインストレージを用いて、ファイルやデータを共有することで誤送信をなくすことが可能です。
ファイルやデータの誤送信をした時の対処法
ファイルやデータを誤送信した際は、どのような対処法を取るべきでしょうか。
ファイルやデータを誤送信した際の対処法について確認しましょう。
迅速に報告
誤送信した場合、迅速に上司などに報告することが大切です。
対処が遅くなると、企業の信頼度も下がるため、リカバリーができなくなります。
まずは迅速に報告し、その後の対処法を考えるようにしましょう。
謝罪と削除依頼
上司に報告したあとは、誤送信した相手へ謝罪のメールを送信し、削除依頼をしてください。
また、例えばA会社宛てにB会社用のファイルを添付してしまった場合は、B会社にも謝罪の連絡をしなければなりません。
誤送信してしまったとしても、誠実な対応をするだけで信頼度の低下を防ぐことが可能です。
再発防止策の見直し
謝罪をした後は、再発防止策の見直しを行いましょう。
誤送信をした後のことも真摯に考えることで、「この会社は信用できる」と思ってもらえます。
再発防止策を見直した後は、誤送信してしまった相手などに連絡し、信頼を獲得しましょう。
誤送信してしまったとしても、その後の対応が迅速で真摯であれば、問題ないことも多いです。
対策だけではなく、誤送信後の対処法についても考えてください。
ファイルやデータ誤送信を防ぐならセキュアSAMBA
ファイルやデータの誤送信を防ぐなら、メールを使用するのではなくオンラインストレージを利用するのがおすすめです。
オンラインストレージもセキュアSAMBAであれば、メールで送信せずともファイルの共有が可能です。
ファイルやデータの誤送信は、企業の信頼度を下げてしまいます。
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