どこからでもファイルにアクセス可能
オンラインストレージで共有サービスを導入するメリットは、インターネット環境があればどこからでもファイルにアクセスできるという点です。
例えば「大至急確認してもらいたい書類が手元にあるが、上司は出先で会社へ戻る予定が無く、メールで送ろうと試みるも、添付するには容量が大きすぎて共有できない」というケースを想定してみてください。
このような場合、他に共有する手段がないと、上司へ電話で連絡を取って書類に書かれている内容を口頭で伝えるか、上司が会社に戻って来るまで確認ができず、互いに仕事が滞ってしまいます。上司が戻ってきてから対応したとしても、手間と時間を鑑みると得策ではありません。
オンラインストレージで共有サービスを導入していれば、データ化した書類をオンラインストレージにアップロードし、上司へ確認するよう連絡するだけで、持っているパソコンやスマートデバイスですぐに内容を確認することができ、その後の対応や指示がスムーズになります。
このように、どこからでもアクセスできるメリットを生かすことで、より効率的な情報共有が可能になります。
共同作業が効率的に
オンラインストレージのメリットは他にもあります。
例えば「複数の会社で一つのプロジェクトをおこなう」というケースを想定してみてください。
1つのエクセルファイルを全社で共有して更新する場合、更新したデータをメールで知らせたいユーザーに送る必要があります。この場合、更新の頻度やメールの数が多くなってくると、最新のファイルを誰が持っているの分からなくなり、整合性が取れず正しい情報共有ができなくなる可能性があります。
オンラインストレージの共有サービスを導入していれば、各社が共有サービスに接続する為のアカウントを発行して、各社が共有できるフォルダを作り、そこに最新のデータをアップロードするだけで、整合性の取れたファイルを共有することができます。同じファイルを開いて同時に編集することも可能になるため、仕事の効率が向上し、生産性を高めることができます
低コストで安心して運用できる
オンラインストレージを導入することで得られる効果は利便性だけではありません。情報共有の為に割いていた時間や手間を減らすことができます。
もし大容量データをCDやUSBでやり取りしていたのなら、そこで使われた時間や交通費などもオンラインストレージを導入することで省くことが可能になります。
出先で仕事をしていて、仕事に必要なデータが会社にある場合、わざわざそれを取りに戻る必要もなくなります。データを共有するために作られたサービスですので、障害が起こらない設計にしてあり、困った時は電話やメールによるサポートも利用できます。
以上3点の導入メリットをご紹介しましたが、今後のオンラインストレージは「在宅で勤務するテレワーク」など、企業の働き方の変化にともない、より柔軟に対応できる共有サービスの需要が高まっていくでしょう。
