「デスクトップがファイルで埋め尽くされている」「目的のファイルがどこにあるか分からない」「どれが最新版か分からない」などの状態だとファイル管理が適切とはいえませんし、業務効率にも影響してしまいます。
ファイル管理はスムーズに仕事を進めるために欠かせないものであり、適切なファイル管理はミス防止にもつながります。
業務効率を格段に向上させるファイル管理方法やファイル管理のコツを解説します。
そもそもファイル管理とは？
ファイル管理とは、仕事で使うフォルダやファイルを保存・共有することです。
ファイル管理ができるアプリ・サービスでは、新たにフォルダを作ったりフォルダを階層ごとにまとめたりできる機能が備わっています。
ファイル管理を適切におこなうことで、目的のファイルにすばやくアクセスし、業務効率を改善することができます。
特にファイルの量や利用頻度の高い組織においては、ファイル管理ルールを組織で統一することで、ファイルを探すための時間、労力、ストレスを軽減し、組織全体の業務効率を大幅に改善できるでしょう。
乱雑なファイル管理の場合は、誤ってファイルを消してしまったり適切な場所に保存されていなかったりなどミスの原因になることも考えられます。
そのため適切なファイル管理は業務効率だけでなくミスの防止にも効果的です。
ファイル管理のコツやポイント
適切なファイル管理を実施するためには以下の3つのポイントをファイル管理のコツとして意識することが大切です。
- アクセス・検索しやすいこと
- 管理ルールが浸透していること
- バックアップ方法を確保すること
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
ファイルのアクセスや検索しやすい
フォルダの階層の分け方やファイル名の付け方に一定のルールを定めて、「何が」「どこに」あるか見つけやすくしましょう。
アクセス性・検索性の向上は業務効率化にもつながります。
ファイル管理のルールを浸透させる
ファイルの管理ルールを組織全体に浸透させ、それぞれが実践できるようにしましょう。
最初は面倒に思えても、習慣化してしまえば難しいことはないはずです。
ファイル管理方法のルールを浸透させることによって「誰が探してもすぐに見つかる」という状態を作り出せます。
ファイルのバックアップを確保する
適切なファイル管理をおこなううえでバックアップ環境の構築は欠かせません。
「うっかりファイルを削除してしまった」「保存してあったはずのファイルが見当たらない」というときに備えて、定期的なバックアップを取りましょう。
業務効率を上げるファイル管理方法の基本
業務効率を格段にアップさせるファイル管理方法やファイル管理のルールを6点紹介します。
ファイル名の付け方にルールを作る
ファイルを保存するときのファイル名の付け方を統一しましょう。
ファイル名に一貫性を持たせることで、ファイル名を見ただけでそれが何のファイルなのか判断できるようになります。
「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」が分かるようにファイル名をつけます。
ファイル名は「日付＋種類」で統一する
ファイル名は「日付＋種類」で統一しましょう。
例えば「20210508_面談議事録」や「20211113_取材動画」といったファイル名です。
ファイル名順に並べ替えた際に、ファイルが時系列に並ぶため最新のファイルが探しやすくなります。
つなぎ記号を統一する
日付と種類をつなぐ記号をハイフンかアンダーバーのどちらにするのか決めましょう。
例えば「2021050_面談議事録_課長帯同」や「20211113-取材動画-舞台裏」などです。
なお、ファイル名にスペースがあると正しく処理できないソフトウェアもあります。
ファイル名にスペースを挿入することは避けましょう。
日付の表記を統一する
日付の表記は「西暦＋月＋日付」にしましょう。
ちなみに、西暦の桁数が揃っていないと時系列に並べることができないません。
2022年を表す際に「2022」とするか「22」とするかの違いです。
西暦は4桁か2桁のどちらにするか統一しておきましょう。
英数字は半角で統一する
英数字は半角で入力しましょう。
例えば、以下のように半角英数字と全角英数字が混ざったファイルは見た目がゴチャゴチャしてしまい、分かりづらくなります。
【悪い例】
- 20220401_〇〇社見積書
- ２０２２０４０３＿株式会社〇〇請求書
【よい例】
- 20220401_〇〇社見積書
- 20220403_株式会社〇〇請求書
英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内を俯瞰できます。
検索性の高いファイル管理を実現するには、ぱっと見たときの見やすさを意識することも重要です。
バージョン管理は数字2桁で管理する
以下のようにファイル名の最後に数字2桁を入力してファイルのバージョン管理をおこないましょう。
- 20220401_〇〇社見積書_01
- 20220401_〇〇社見積書_02
ファイル名の最後に「_01」「_02」など番号を振ることで、ファイルの重複を防ぐことができます。
また、桁数はあらかじめ2桁としておきます。
なぜなら、1桁で管理すると「_1」から「_9」までは順に並びますが、2桁になったときに「_1」の次が「_10」になってしまうからです。
一つのファイルでバージョンが3桁まで増えることは通常考えにくいため、最初から2桁と統一しておけば問題ないでしょう。
フォルダの作り方にルールを作る
フォルダの作り方にルールを設けておきましょう。
ルールがない場合、不要なフォルダが乱立したりフォルダ名に統一感がなく、検索性が低下する可能性があります。
具体的にはクライアントごとや地域ごと、仕事の内容ごとなど、ファイルを探すときにどのフォルダを開くべきなのかが直感的に分かるように工夫します。
フォルダ作りの具体的な対策としては以下の2つがあります。
- フォルダに通し番号を振る
- テンプレートフォルダを作る
フォルダに通し番号を振る
フォルダ名の頭に「10_」「20_」など番号を振ることで、マウスを使わずキーボード操作でフォルダを選択できるようになりスピードが上がります。
順番は使用順、使用頻度順、重要度順などで決めます。
ポイントは通し番号を「01_」「02_」ではなく、「10_」「20_」にしておくことです。
そうすると、間に追加したいフォルダが出てきたときに、ナンバリングし直すことなく「11_」というフォルダを追加できます。
テンプレートフォルダを作る
多くの場合、プロジェクトの目的・種類によって必要なフォルダは決まっているものです。
ファイルが格納されていない状態のフォルダ一式（テンプレートフォルダ）をあらかじめ用意し、新たにプロジェクトを立ち上げる度にフォルダごとコピーすれば、都度フォルダを作成する手間が省けます。
フォルダの階層は深くしない
フォルダの階層は深くしすぎないように意識しましょう。
なぜなら、階層を深くしすぎると目的のファイルにたどり着くまでのプロセスが増えてしまうからです。
フォルダは多くても3〜4階層を目安に作成しましょう。
タグをつける
タグを活用すると、ファイル管理がとても便利になります。
通常、なにかファイルを探すときは、起点となる一番上のフォルダから目的のファイルに向けて階層を辿っていく方法が一般的です。
この方法は確実にファイルを探せるという利点がありますが、時間がかかることや、ファイルの属性に合わせて直感的にファイルを絞り込みたいときに不便です。
直感的にファイルを絞り込みたいときに便利なのが「タグ（ラベル）」です。
ファイルのさまざまな属性に合わせてタグをつけることで検索性が高まります。
Windowsのファイル管理やファイルをタグ管理できるソフトを利用することで、時短かつ直感的なファイル検索が可能になります。
一時保存フォルダを作る
適切なファイル管理を継続しておこなうために、一時保存フォルダの作成をおすすめします。
例えば、一時的に使用したら不要になるファイルや、すぐにどのフォルダに保存するべきか判断のつかないファイルの置き場所にするのです。
一時保存フォルダが長期間の保存場所になっては本末転倒なので、定期的に確認してファイルの削除、移動を徹底しましょう。
不要なファイルは定期的に削除する
適切なファイル管理では、不要なファイルの定期的な削除が必要不可欠です。
不要なファイルが多いとファイル管理が煩雑になる上に、データ容量を圧迫してしまいます。
先ほどご紹介した「一時保存フォルダ」や「ゴミ箱」、「ダウンロードフォルダ」の中身は定期的にチェックし、削除する習慣をつけるとよいでしょう。
ファイル管理方法でNGなやってはいけない行動
ファイル管理でついやってしまいがちなNG行動をご紹介します。
- ファイル名に【最終】という言葉を使用する
- デスクトップにファイルを放置する
普段これらの行動をとっているという人は、これらをやめるだけでもファイル管理能力が向上します。
ファイル名に【最終】という言葉を使っている
ファイル名には「最終」「最新」といった言葉を使わないようにしましょう。
例えば「提案書_最終」というファイルに修正が入ると「提案書_最終_02」になり、そのあとに「提案書_最終_03」、「提案書_最終_02_山田修正」などと次々とファイル名が変わることがあります。
この場合、結局どのファイルが最終版なのか分からなくなり、ミスの原因にもつながります。
ファイル名は「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」を徹底しましょう。
デスクトップにファイルを放置している
デスクトップは保管場所ではないというルールを徹底しましょう。
情報更新はすべてフォルダ内でおこなうことで、いつでも誰でもどのファイルが最新版なのかが明確になり作業の重複やミスを防げます。
もし、作業中のファイルや利用頻度の高いファイルにすぐアクセスしたいという場合は、直接必要なファイルをデスクトップに保存するのではなく、デスクトップに必要なファイルへのショートカットを設置しましょう。
効率的なファイル管理方法におすすめのツール
業務効率につながるファイル管理方法を実現するおすすめのツールを2つ紹介します。
特にオンラインストレージは導入が簡単なので、ファイル管理方法をすぐに見直したい方におすすめです。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上でファイルを保存・共有・編集などができるサービスのことです。
オンラインストレージを利用することで以下のメリットを得られます。
- 時間・場所を選ばずアクセスできる
- ファイルを一元管理できる
- 共同作業ができる
- 自動でバックアップしてくれる
オンラインストレージの最大の魅力はどこからでもアクセスできることです。
テレワークなど新しい働き方が増えている今、時間や場所を選ばずにファイルにアクセスできる環境は必須になりつつあります。
アクセス制限ができるなど、セキュリティが強固で操作が簡単なオンラインストレージを選べば、ローカルフォルダや社内サーバーと変わらない感覚で利用できます。
グループウェア
グループウェアとは、メール・掲示板・ファイル管理・スケジュール管理・会議室予約などのビジネスに必要な機能がまとめられたサービスのことです。
さまざまなツールを横断せずに、一つのシステムでさまざまな仕事ができることがメリットです。
グループウェアでは、ローカルフォルダや社内サーバーのように部署ごとにフォルダを作成したりアクセス制限を設けたりすることも可能です。
ただし、グループウェアは導入に時間とコストがかかるというデメリットがあります。
また、多くの機能が搭載されているがゆえに、すべての機能を活用できない可能性も否定できません。
ファイル管理を改善したいという方は、ファイル管理に特化したオンラインストレージを利用するほうが無難といえるでしょう。
ファイル管理方法・ルールを統一して生産性を向上させよう
ファイルにすばやくアクセスできるようにするには、一定のファイル管理ルールを設けましょう。
特に組織内でファイルを管理する際はルールを属人化させず、共通のルールで運用することが組織全体の生産性を向上させる鍵となります。
効率的なファイル管理を実現するためには、ルール整備だけでなくデジタルツールの活用も効果的です。
中小企業に多く選ばれているオンラインストレージの「セキュアSAMBA」は、操作が直感的でわかりやすく誰でも簡単に利用できます。
また、アクセス制限や通信の暗号化など、8つのセキュリティ対策が標準搭載されているため、オンラインストレージで不安視されがちなセキュリティ対策も万全です。
業務効率を向上させるファイル管理を実現したい方は、ぜひセキュアSAMBAの導入をご検討ください。
