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履歴書の保管・保存期間は?退職者・不採用者の履歴書を管理する方法

働き方コラム

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    新卒や中途で採用募集する度に溜まっていくのが「履歴書」です。

    不採用者の履歴書は破棄してもよいのか、退職者の履歴書はいつまで保管しておけばよいのか悩んでいる人事担当者も多いのではないでしょうか。

    履歴書は大切な個人情報ですので、適切な取り扱いが必要です。

    履歴書の保管・保存期間や安全に履歴書を保管する方法を解説します。

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    履歴書の保管が必要な理由

    履歴書は個人情報の固まりのため、取り扱いは慎重に行わなくてはなりません。

    また、採用した人物に経歴詐称があった場合に備えて保管しておく必要があります。

    具体的に履歴書の保管や保存が必要な理由を確認していきましょう。

    履歴書は個人情報保護法の対象になるため

    履歴書には住所、氏名、性別、生年月日、学歴、職歴などの個人情報が含まれており、これらは個人情報保護法の対象になります。

    個人情報保護法10条に則り、個人情報の漏えいや紛失などのないよう、安全に管理する必要があります。

    経歴詐称の事実確認に使えるため

    社員や退職者が経歴詐称したことで会社に損害を与えた場合、事実確認をするための手段になります。

    例えば、学士や修士、博士などの学歴を基本給に反映させている場合や、資格が必要な業務を無資格で行っていた場合など、経歴詐称は会社に大きな損失を与えるリスクがあります。

    経歴詐称をした社員に対して処分を下す際、履歴書が重要な証拠書類となります。

    履歴書の保管・保存期間

    履歴書の保存期間は採用者のものか、不採用者のものかによって異なります。

    履歴書には法律上決まった管理方法はありませんが、履歴書を紛失することのないよう安全に管理する必要があります(個人情報保護法第20条)。

    もちろん、本人の同意を得ずに勝手に履歴書の内容を第三者に提供してはいけません(個人情報保護法第23条)。

    履歴書の提出時に使用目的・処分方法を伝える管理方法は法律上決まっていませんが、履歴書の提出を求める際には具体的な使用目的を本人に伝える必要があります(個人情報保護法第15条、18条)。

    「きちんと保管されているのか?」と履歴書の管理方法について不安を抱く応募者もいるため、破棄するのか、返却するのかといった選考終了後の履歴書の取り扱いについても併せて伝えておくとよいでしょう。

    退職者の履歴書の保存期間は3年

    退職した日から3年間は履歴書を保存する義務があります(労働基準法109条)。

    会社に勤めている社員全員が対象なので、正社員か契約社員かアルバイトかなどの雇用形態は問いません。

    不採用者の履歴書の保管義務はない

    保管義務があるのは雇用者の履歴書のみなので、不採用者の履歴書には保管義務はありません。

    履歴書の利用目的が達成されたら、コピーも含め確実にデータを処分する必要があります。

    紙の履歴書はシュレッダーで裁断した上で破棄するか、量が多い場合は専門業者に処分を依頼するという方法もあります。

    履歴書を電子管理している場合はデータ削除ソフトなどで完全に消去しましょう。

    なお、不採用の場合に履歴書の原本だけを応募者に返却し、コピーを保管しておきたいときは「再度募集があった場合に改めて不採用者に連絡するため」といった利用目的をあらかじめ共有しておく必要があります。

    履歴書を安全に保管・管理する方法

    履歴書を安全に管理するときに活用できるアイテムとして、文書管理システムとオンラインストレージがあります。

    文書管理システム

    文書管理システムは電子化した文書を分類、登録、検索、バージョン管理(変更履歴の管理)、アクセス制御、更新などの機能を活用して、効率よく管理できます。

    指定した保存期間が過ぎた書類を自動削除する機能が付いているサービスもあるため、保存期間の定めのある履歴書の管理に適しています。

    文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

    オンプレミス型は自社専用のサーバーを使って文書を管理するためセキュリティリスクが低く、クラウド型はネットがつながっていれば時間、場所を選ばずにファイルを管理できる利便性の高さが特長です。

    オンラインストレージ

    オンラインストレージは文書管理システムと同じく、文書の管理や検索、アクセス制御の機能が付いています。

    しかし、あくまで文書を保管する「箱」であるため、バージョン管理機能や自動削除機能といった付加機能はサービスによって異なります。

    オンラインストレージは文書管理システムと比較して、導入にかかる費用が安価で手間もかからないため、ITの専門知識を持つ人員がいない場合や、コストをできるだけ抑えたい場合におすすめです。

    また、文書以外のさまざまなファイルも保管できるなど、活用シーンが多くあります。

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    安全な履歴書の管理には文書管理システムやオンラインストレージが活用できます。

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