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テレワークのデメリットとは?テレワークのデメリットの適切な解決策

働き方コラム

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    テレワークを導入するにあたり、メリットだけでなくテレワークのデメリットもしっかり把握しておきたいと考える方もいるでしょう。

    厚生労働省は、テレワークを実施した労働者側・企業側の両方が感じたデメリットについて調査した資料が公開しています。

    厚生労働省の資料の調査結果をもとにテレワークのデメリットや課題が生まれる原因と解決策について考えていきましょう。

    テレワークのデメリット:労働者が感じるデメリット

    厚生労働省が公開している資料「テレワークを巡る現状について」において、テレワークで感じたデメリット(労働者調査) としてあげられている調査結果の上位5位を見てみましょう。

    1位 運動不足になる 46.8%
    2位 社内コミュニケーションが減った 45.3%
    3位 プリンターやスキャナーがなく、紙の書類のやりとりができない 40.8%
    4位 勤務時間の線引きが難しい 29.0%
    5位 仕事のオンオフがしにくい 26.8%

    引用元:厚生労働省「テレワークを巡る現状について

     

    1位:運動不足になる

    通勤時間がなくなることによる運動不足を、テレワークのデメリットとして感じる社員は多いようです。

    運動不足は社員の健康問題、ひいては生産性にもつながるため、企業側としても解決したい課題といえるでしょう。

     

    2位:社内コミュニケーションが減った

    オフィス勤務で直接顔をあわせて働いている環境と比較すると、画面越しにコミュニケーションをおこなうテレワークでは、気軽な報告や相談がしにくいと感じる社員が一定数います。

    オフィスでは意識せずにおこなっていることの多い雑談は、実は相手との信頼関係を築いたりスムーズなコミュニケーションをおこなうために重要な役割を果たすといわれています。

     

    3位:紙の書類のやりとりができない

    書類電子化が進んでいなかったり、一部の業務において紙の書類での承認等が残っていたりする場合、テレワークにはどうしてもデメリットを感じてしまうでしょう。

    業務のデジタル化は顧客や取引先とのやりとりも含めた大規模な改変が必要になることもあり、なかなか進められない企業もあるかもしれません。

    しかし、紙からデータへ思い切って切り替えられれば、大きなデメリットを確実に解消できます。

     

    4位:勤務時間の線引きが難しい

    勤務時間とプライベートの区別がつかないことをテレワークのデメリットとしてあげる声もあります。

    自宅などでいつでもPCに触ることができる分、勤務時間外であるはずの時間にも仕事をしてしまったり、逆に勤務時間にプライベートのことが気になったりする場合があるようです。

     

    5位:仕事のオンオフがしにくい

    気持ちを切り替えるのが得意な人でないと、テレワークでは仕事のオンオフがしにくいと感じる場合もあるでしょう。

    労働者が感じるデメリットの6位には「集中して仕事ができない」というものも入っており、テレワーク環境でメリハリをつけて仕事をすることの難しさを感じる声が多いようです。

    生産性を落とさないためにも、このデメリットを社員個人の課題とせず、テレワーク環境の整備に企業側が取り組むことが求められます。

    テレワークのデメリット:企業が考えるデメリット

    厚生労働省の資料では、テレワークを実施した際の課題(企業調査)として、企業が考えるテレワークのデメリットについても調査結果が紹介されています。

    1位 ネットワーク環境の整備 56.7%
    2位 PC・スマホ等機器の確保 55.9%
    3位 社内のコミュニケーション 55.5%
    4位 情報セキュリティ体制整備 50.9%
    5位 書類への押印対応 44.9%

    引用元:厚生労働省「テレワークを巡る現状について

     

    1位:ネットワーク環境の整備

    企業が社員にテレワークを指示する場合、自宅でおこなうよう指定することが多いでしょう。

    しかし、社員の自宅にインターネット環境がない場合、テレワークができません。

    テレワークできない社員が取り残されないようにするためには、モバイルWi-Fiルーターの貸与やレンタルオフィスの契約などを検討しなければならず、費用がかかることをデメリットに感じる企業が多いようです。

     

    2位:PC・スマホ等機器の確保

    テレワークのほとんどはPCを利用しておこなわれます。

    また、電話でのやりとりが多い職種の場合や、テザリングでネット環境を用意したい場合は、スマートフォンの利用も必須になるでしょう。

    オフィスではすでにPCを利用しているものの、持ち出しのためのセキュリティ対策やシステムを設けていなかったり、スマートフォンの確保ができていなかったりすると、機器の用意や準備に大きな負担を感じる企業もあります。

     

    3位:社内のコミュニケーション

    労働者が感じるデメリットの2位にあげられていた社内コミュニケーションの問題は、企業側も課題であると認識しているようです。

    物理的な距離だけでなく、心理的な距離もできてしまうことを避けるためには、些細なことでも気軽にやりとりができるツールや、テレワーク環境下でも社員同士のつながりを感じられる取り組みが必要になります。

     

    4位:情報セキュリティ体制整備

    PCやデータを社外に持ち出すテレワークでは、情報セキュリティ対策が必須です。

    機器やシステムの導入など技術面だけでなく、ルールの周知や社員の教育などもおこなう必要があります。

    これらの負担やセキュリティリスクをデメリットと感じる企業は多いでしょう。

     

    5位:書類への押印対応

    書類電子化や承認システムの導入が進んでいない企業では、押印のために出社しなければならないという状況が起こります。

    電子印鑑や押印システムを導入したり、そもそもその書類に本当に印鑑が必要なのか見直したりすることで解決できる問題のため、できるだけ早く対策に取り組むべきでしょう。

    テレワークでデメリットや課題が生まれる原因とは?

    テレワークではなぜデメリットや課題が生まれてしまうのでしょうか。

    デメリットや課題が生まれることを防ぐために、その原因について考えてみましょう。

     

    普段から業務の改善をおこなっていない

    仕事はオフィスでするもの、契約は書類でおこなうもの、と従来の業務の形にとらわれている企業ほど、テレワークへの対応は難しくなり、テレワークを始めてもデメリットや課題が多く生まれてしまいます。

    承認申請や契約、勤怠管理や顧客管理など業務のほとんどがPCでおこなえるようになっており、これらのシステムの導入や書類電子化を進めることは、社員の業務負担を軽くし生産性を上げるために必要不可欠となっています。

    テレワークのためのシステムや機器の導入は短期間ですぐにできることではありませんが、普段から業務改善を進めている企業であれば、対応は容易で課題が生まれにくい環境であると考えられます。

     

    導入のためのシミュレーションや準備が足りていない

    テレワークを始めたことで生まれるデメリットや課題の多くは、事前のシミュレーションが十分におこなえていれば想定できるものです。

    しかし、シミュレーションや準備が十分におこなえていないと、想定できたはずのデメリットや課題が生じて、テレワーク開始後に悩まされることになります。

    シミュレーションや、実際に自宅でテレワークを実施してみるトライアルをおこなったうえで、社員が感じたデメリットや課題をヒアリングし、しっかり対策を練って本番に備えていれば、スムーズなテレワークがおこなえます。

    テレワークのトライアルを全社で一斉におこなうことが難しい場合は、部署ごとや社員数人ずつ交替でおこなうのも一つの方法です。

    テレワークのデメリットと課題の解決策

    テレワークのデメリットと課題を生じさせないために取り組める対応策として、次のようなことに取り組むとよいでしょう。

     

    コミュニケーションの機会を設ける

    テレワークではチャットツールやビデオ通話をもちいてコミュニケーションをとることができますが、業務で必要なタイミングだけやりとりをおこなっていると、オフィスで働いている環境と比較するとどうしてもコミュニケーションが減ってしまいます。

    Chatworkのようなチャットツールでのやりとりを活性化したり、画面越しに顔を見て話す機会を確保するためには、意図的にコミュニケーションの機会を設ける必要があります。

    気軽に雑談や質問をおこなえるグループをつくったり、ビデオ通話でのランチミーティングを定期的に開催するなどして、コミュニケーションの機会を減らさないよう心がけましょう。

     

    書類電子化を進める

    書類電子化はテレワークを導入するにあたって外すことのできないポイントです。

    単に紙資料をスキャンしてデジタル化するのではなく、承認申請システムや電子押印システムなどを導入して、紙の資料や紙でおこなう業務を新たに増やさないように対策しましょう。

    オンラインストレージを活用して、いつでもどこでも資料が見られる環境、データの共有ができる環境をつくることも重要です。

     

    勤務管理を徹底

    勤務時間の線引きや仕事のオンオフがしにくいというデメリットを解決するには、出退勤システムを導入し勤怠管理を徹底する必要があります。

    社員の自主性に任せるのではなく、決まった休憩時間を設けて、時間になったら全社向けのチャットグループで休憩をうながすなど、企業側からも線引きをしっかりおこなうよう働きかけることが大切でしょう。

     

    サテライトオフィスの活用

    社員の自宅にインターネット環境がない場合や、自宅で仕事に集中できるか不安を感じる社員がいる場合は、サテライトオフィスを用意することである程度デメリットを回避できます。

    資料やPCの設置場所をサテライトオフィスに限定し、持ち出しを禁止することで紛失のリスクを抑えられます。

    従業員個人の端末を使う必要もないため、情報漏えいに関しても通常の勤務場所と同じ水準を維持できます。

    また、従業員にとっては、サテライトオフィスに出勤することで仕事のオン・オフの切り替えがしやすくなります。

     

    VPNやオンラインストレージの導入

    業務上必要なデータを従業員個人の端末や持ち出し用のPCに残さないために、仮想ネットワーク(VPN)の構築やオンラインストレージの導入をおこないましょう。

    特にオンラインストレージはサービス導入後すぐに利用できるため、構築の手間がかかりません。

    ストレージ上でファイルを直接編集できるほか、ファイル(データ)にアクセスするためのパスワード・有効期限付きURLの発行や、ログによるアクセス履歴の確認などで安全な環境を確保できます。

     

    助成金を利用し環境を整備する

    テレワークのための機器導入にかかる費用が負担に感じる場合は、助成金の利用を検討しましょう。

    厚生労働省や経済産業省などの省庁、各自治体もさまざまなテレワークの助成金を設けています。

    また、テレワーク環境整備やICTについて課題がある場合、専門家に相談できる制度もあります。

    テレワークのデメリット解決にはオンラインストレージ

    厚生労働省の調査結果から、紙資料の対応が難しいことが労働者側と企業側共通のデメリットとしてあげられていることがわかりました。

    また、情報セキュリティ体制に不安を感じる企業も50.9%と約半数にのぼっています。

    これらのデメリットを解決するために、書類電子化やセキュリティ対策を進める際は、セキュリティ性の高いオンラインストレージを導入することが最適です。

    中小企業で多くの導入実績があるオンラインストレージ「セキュアSAMBA」は、初めて利用する人でもわかりやすいUIと、アクセス経路とファイルが全て暗号化される高いセキュリティ性に定評があります。

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