テレワークをするうえで課題に挙げられるのが、働く場所の確保ではないでしょうか。
自宅では仕事をする環境が整っていない、カフェや図書館などではセキュリティ面や周辺環境から安心して業務ができないと感じる方も少なくありません。
オフィス以外で働く人に仕事がしやすい環境を提供している施設として、コワーキングスペースがあります。
コワーキングスペースを利用したことがない人や、使ってみたいけどまずはどのような施設なのかを知りたいと考えている方に向けて、コワーキングスペースの概要や利用するメリットを解説します。
コワーキングスペースとは？
コワーキングスペースとは、「Co（共同で）」「Working（仕事をする）」という言葉の通り、さまざまな人たちが出入りして仕事をするスペースです。
そもそもコワーキング（Coworking）とは、独立して働く他者同士が、仕事するスペースを共有しながら働くワークスタイルを指し、コワーキングというワークスタイルで働ける場所が、コワーキングスペースということになるのです。
コワーキングスペースは、従来のレンタルオフィスのような専用の個室やスペースではなく、共有型のオープンスペースが設けられています。
多くのコワーキングスペースには、電源、インターネット（有線・Wi-Fi）、複合機（コピー、スキャナ、FAX）、ドリンクコーナーが完備されているので、オフィスで働いているような感覚で利用することができます。
また、チームで利用することを想定して会議室やイベントスペース、プロジェクターなどを備えている施設も増えてきました。
運営する施設によっては、新しいコミュニティ作りの促進、アイデアや情報交換を目的とした交流会、カフェ併設でリラックスした雰囲気づくり、特定の業種や職種をターゲットにした勉強会など様々な工夫をしていて、スペースはさらに多様化しています。
さまざまな分野の人がそれぞれの仕事スタイルに合わせて、快適に業務をおこなえる仕事スペースを提供している施設であるのが、コワーキングスペースであると言えるでしょう。
コワーキングスペースでできること
コワーキングスペースでできることは、一般的なデスク作業のみではありません。
仕事スペースとしてコワーキングスペースでできることを、詳しくご紹介していきましょう。
デスク作業全般
コワーキングスペースは仕事に必要な作業がおこなえる施設ですので、デスク作業全般を快適におこなえる設備が整っています。
デスク作業と言っても、書類を広げるものやPCを使用する仕事などいろいろありますが、オープンスペースや個別ブースで他人のいないスペースがあるため、自身の業務内容によって使用しやすい箇所を選べるところが多いのです。
仕事をすることに特化して作られたのがコワーキングスペースなので、デスク関係作業は安心して快適におこなえるでしょう。
面談・面接・ミーティング
個別ブースや会議室などを設けているコワーキングスペースでは、ひとりではなく他者との会話が伴う業務もおこなえます。
実際に顔を合わせての面談や面接、ミーティングが可能です。
また、Webミーティングをしたい場合にも、個別ブースを利用すれば他人にミーティングの会話を聞かれることなく済みますし、まわりへの声の影響を気にせずに利用できます。
気持ちよく、ミーティングに集中ができるでしょう。
セミナー開催
大きめの個室ブースや、セミナー専用のブースを設けているコワーキングスペースもあります。
セミナーは比較的大きな声を出す場面も多かったり、セミナー参加者以外には聞かれたくない内容を話したり、映像でデータなどを共有したい場合も考えられます。
個室ブースなどを利用すれば、周りを気にせずにセミナーの内容に集中ができるうえに、備品としてプロジェクターの貸し出しなどをおこなっている場合もあるため、準備にも時間がかからずに済むでしょう。
法人登記や住所利用
個人事業主やフリーランスが他者への情報開示で悩むのが、自宅の住所を教えることに抵抗を感じることではないでしょうか。
法人登記や住所の利用がOKなコワーキングスペースでは、自分の仕事場所の住所として使用ができます。
法人登記や住所利用などができれば、仕事とプライベートをしっかりと分けられ、個人情報の観点からも安心できると言えるでしょう。
郵便物の受け取りや転送
コワーキングスペースを使うとなると、自宅に届いた書類などはタイムリーに受け取りができないため、不便に感じるタイミングがでてきます。
郵便物の受け取りなどをおこなっているコワーキングスペースを使えば、欲しい書類を自宅以外で仕事時間内に受け取れます。
郵便物の受け取りや転送を上手に利用できれば、効率的に仕事をおこないやすくなるでしょう。
ほか利用者と情報交換
個室ばかりでなくオープンスペースが完備されていることが多いのが、コワーキングスペースの施設の特徴だといえます。
同じ空間で業務をこなしている他者がいるため、顔見知りなどになれば交流をもつ機会につながるのです。
異業種の人間が仕事をしている可能性が非常に高いので、自分が知らなかった情報などをほかの利用者と情報交換できるでしょう。
コワーキングスペースの利用方法
コワーキングスペースの利用には、主にドロップインと月額会員の2つの利用方法があります。
ドロップインとは、各コワーキングスペースで定められた利用料金を支払って、数時間〜1日施設を利用する方法です。
もうひとつの利用方法である月額会員は、1ヶ月単位の料金を支払って、施設の定めた時間で利用する方法となります。
利用するならお得に利用したいと思う方が多いのではないでしょうか。
ドロップインと月額会員ではどっちがお得なのかですが、一概に「こちらがお得」だとは言えません。
自分のひと月の利用回数や月額会員限定のサービスなどの利用の有無を比較して、どちらのほうがお得なのかを判断するのが望ましいからです。
まずはドロップインで利用し雰囲気などを感じたうえで、利用回数などによって月額会員への移行を考えるのがスムーズでしょう。
コワーキングスペースを使うメリット
コワーキングスペースは仕事専用のスペースであるがゆえに、カフェや自宅で仕事をするのとは違うメリットがあります。
どのような部分がコワーキングスペースのメリットとして考えられるのでしょうか。
まわりを気にせず仕事に没頭できる
自宅では作業ができないという人がPC業務などをしようと思ったときに考えられる場所として、カフェやファミレス、図書館などがあるでしょう。
どの施設も仕事専用のスペースではないので、飲食店では長時間滞在に気を使ったり、まわりの雑音が気になったり、反対に自分のPCの音を気にしてしまったりすると仕事に集中ができません。
コワーキングスペースでは利用者全員が仕事もしくは勉強などの目的で利用しているので、周りを気にせずに仕事に没頭できるでしょう。
仕事に必要な設備が整っている
コワーキングスペースでは、仕事に必要な設備や備品を借りられるところが多くあります。
高速Wi-Fiを利用できたり、ペンやデスクライトなどの小物もあったりと、設備や備品が足りなくて仕事が滞ってしまう状態を避けやすいのです。
また、登記に対応していたり郵便受け取りサービスがあったりなど、法人化して仕事している人に必要な環境が整っているコワーキングスペースもあります。
仕事に必要な設備が整っているため、ストレスなく効率的に仕事に打ち込めるでしょう。
安心してミーティングができる
仕事をしていく中で、ミーティングが必要になる場面も少なくありません。
ミーティングでは他人に聞かれてはならない内容などがある可能性も高く、カフェやファミレスといった他者がいるスペースでは安心してミーティングができません。
コワーキングスペースでは高速Wi-Fi完備でミーティング専用の個室を設けているところもあるのでwebミーティングにも最適で、周りに聞かれる心配や通信が途切れる心配もなくミーティングがおこないやすいのです。
安心してミーティングができるのは、コワーキングスペースを利用する大きなメリットと言えるでしょう。
昼食もその場で済ませられる
飲食を提供しているコワーキングスペースもあります。
仕事がしやすいスペースなうえに、昼食もその場で取れるのでとても効率的です。
飲食店も併設しているようなコワーキングスペースを選べば、通常の販売価格よりもリーズナブルにレストランクオリティの食事が取れることもあるので、満足感も得やすく、仕事が捗りやすいでしょう。
PC作業との相性がいい
コワーキングの働き方をしている人は、PCを使用して作業を進めている方も多いのではないでしょうか。
コワーキングスペースでは、高速Wi-Fi完備、PC作業に負担の少ないデスクとチェア、紙の資料をPDF化できたり、反対に印刷ができたりなどの設備が整っている施設も少なくありません。
手厚く備品を揃えているところでは、デュアルディスプレイ用のモニターの貸し出しや、目に優しいPC用デスクライトなどもあり、PC作業がストレスフリーに進められ効率化しやすいでしょう。
人脈が広がる
様々な人が集まるスペースなので、普段の会社、仕事で接点がない人との出会いがあり、親しくなってコミュニティが形成されることもあります。
スペースによっては、交流会、イベントなど頻繁に開催されているところもあり新しい出会いや仕事につながるチャンスもあります。
企業側にもメリットがある
従業員に多様な働き方の選択肢を提供するため、企業側がテレワークの導入と同時にサテライトオフィスを構える動きも見られます。
通勤時間や移動時間の削減により従業員のワークライフバランスの向上につながると同時に、企業側には優秀な社員の離職率の低下や、本社があるエリアとは異なる地域での優秀な人材の確保などのメリットが期待されています。
コワーキングスペースを活用しよう
これまでコワーキングスペースというと、起業家やフリーランスなど自由度の高い職種や若い人を中心に利用されているイメージがありましたが、リモートワークやテレワークの促進により、一般企業の会社員やクリエイターなど幅広い職種の方が利用するケースも増えています。
自宅と比べて集中しやすい、カフェよりも雑音が気にならず長時間滞在もできるなど個人で仕事をしやすい環境が整っているだけでなく、利用者との交流やコミュニティ作りなど人とのふれあいにより得られる刺激やチャンスも、自宅やカフェにはない魅力でしょう。
コワーキングスペースで仕事をする場合はオンラインストレージの「セキュアSAMBA」を使えば、インターネット上でフォルダにアクセスできるため、オフィスでなくてもスムーズに資料や書類の共有が可能です。
また、セキュアSAMBAは取引先の相手ともフォルダの共有ができるため、コワーキングスペースで商談などをおこなう中で共有したい資料が合った場合に、その場で共有もできます。
資料や書類の保管方法までスムーズに進められるように準備し、コワーキングスペースで効率的に業務ができるようにしていきましょう。
